Prazos de processos e tarefas

Utilizando os recursos de prazos é possível definir um tempo limite para um processo ou tarefa, além de alertas em função do progresso deste prazo.

Este prazo pode ser definido em função de uma quantidade de tempo (minutos, horas ou dias) ou uma data limite (data e hora ou somente data).

O prazo definido está condicionado a um calendário, que pode ser padrão para todos processos ou específico. Além dos horários de trabalho, o calendário permite também relacionar feriados.

Para facilitar o acompanhamento desses prazos, é possível definir também gatilhos em função do progresso. Esses gatilhos podem ser configurados por tarefa ou por processo. Veja alguns exemplos:

  • Ao atingir 30% do prazo do processo enviar um email.
  • Ao atingir 50% do prazo de uma tarefa alterar o responsável.
  • Ao atingir 70% do prazo do processo mudar o nível de alerta (normal, atrasado ou crítico).

Calendário de Trabalho

Um dos primeiros passos na configuração de prazos é a definição de um calendário padrão de trabalho.

  1. Acesse a página de Gerenciar Ambiente.
  2. Na página de Gerenciar Ambiente clique no botão “Editar Calendário Padrão“.
  3. Na página de calendário complete a disponibilidade nos dias da semana e informe os feriados.

Para definir os períodos de trabalho em cada semana simplesmente arraste o mouse no grid e marque o intervalo desejado. Após soltar a marcação o período é gravado automaticamente.

 

Para replicar os períodos de um dia nos demais dias da semana clique no ícone de cópia que existe no cabeçalho do dia da semana.

Copiar intervalos de trabalho em prazos de processos e tarefas

Ainda no calendário é possível definir feriados, que podem ser recorrentes no decorrer de vários anos.

Além do calendário padrão, é possível criar calendários específicos por processos ou grupo de processos. Neste caso utilize o campo “Calendário” na aba de atributos do processo dentro do editor de processos.

Configuração do Prazo

Conforme dito anteriormente, o prazo pode ser definido no processo automatizado e também por tarefa.

Configurar um prazo por processo

  1. Clique no fundo do diagrama (fora de qualquer piscina) de um processo automatizado.
  2. Clique na aba de propriedades a direita.
  3. Clique no botão + para criar a regra de prazo.
  4. No diálogo de prazos informe um nome para o prazo e clique “Criar”.
  5. No diálogo seguinte informe o tipo de prazo e confirme.

 

Para prazos do tipo “Campo” é necessário informar um campo no processo que define o prazo. Já na opção “Valor fixo” você deve definir um prazo constante para o processo.

Um prazo pode ser reutilizado em vários processos. Para isto basta selecionar o mesmo prazo no campo de prazo.

Os prazos por processos podem ser versionados, e a seleção será realizada com base na data de início de vigência.

Configurar um prazo por tarefa

  1. Selecione a tarefa desejada.
  2. Acesse a aba de propriedades a direita.
  3. Altere o campo “Forma de cálculo do prazo”.

Dependendo da opção selecionada no campo de forma de calculo serão exibidos campos complementares. Veja abaixo todas as formas de cálculo de prazos de tarefas:

  • Campo da instância: neste caso você pode incluir no processo um campo que determinará o prazo. Este campo pode ser numérico (quantidade de minutos, horas ou dias) ou uma data e/ou hora limite.
  • Percentual do prazo do processo: esta opção define o prazo em função do prazo total do processo.
  • Valor constante: neste caso você define um valor constante.

Alertas e Gatilhos

Gatilhos são uma forma de configurar ações em função do progresso do prazo de uma instância de processo. Eles podem ser definidos em função do prazo do processo ou individualmente por tarefas.

Ao configurar o gatilho é necessário informar um percentual de progresso do prazo e uma ou mais ações. As ações podem ser dos seguintes tipos:

  • E-mail: neste caso o gatilho envia um e-mail de alerta. Nesta ação é possível definir o conteúdo da mensagem e os destinatários.
  • Ações HEFLO: esta opção permite modificar dados da instância: alteração de campos, responsável ou cancelamento.
  • Slack: nesta opção o trigger envia uma mensagem Slack.

Para configurar gatilhos no processo siga estes passos:

  1. Clique no fundo do diagrama fora de qualquer piscina.
  2. Clique na aba de propriedades a direita.
  3. Clique no ícone de edição do prazo.
  4. No diálogo da configuração de prazo clique no botão “Configurar Gatilhos”.Configurar gatilhos em prazos de processos
  5. No diálogo “Editar Gatilhos do Processo” clique no botão “Adicionar Gatilho”.
  6. No diálogo “Regras do Gatilho” informe o percentual e clique em “Adicionar Ação” para adicionar uma ação.
  7. Ainda no diálogo “Regras do Gatilho” informe a ação Email e clique no ícone de engrenagem conforme figura abaixo:
  8. No diálogo de configuração de envio de email o tipo de destinatário como um papel ou um campo do processo. Para o primeiro caso é necessário informar também o papel que fará a recuperação deste destinatário. Já o campo (da segunda opção) deve fazer parte do processo em que a regra terá efeito e deve estar preenchido neste momento quando o processo for executado. Você ainda tem a opção de informar um modelo de comunicado (que contém o conteúdo da mensagem) e um endereço de e-mail em cópia.

Os passos 7 e 8 podem variar em função do tipo de ação configurada.

A configuração de gatilhos por tarefas segue a mesma sequência de passos. Basta selecionar a tarefa e localizar o botão de configuração de gatilhos na aba de propriedades.

Visualização do Prazo

O prazo restante é sempre visualizado na aba Geral do Item de Trabalho. O prazo exibido é aproximado, considerando também a projeção no calendário aplicado.

Neste mesmo controle é possível realizar a suspensão se, e somente se, o usuário conectado for Administrador, o dono  do processo. Para suspender o prazo o usuário, devidamente autorizado, deve informar um motivo, que é salvo na aba de conversas.

O prazo da tarefa é exibido no cabeçalho do agrupamento (quando a tarefa estiver em curso) ou no interior do agrupamento (quando a tarefa estiver finalizada).

Visualização de prazos de tarefas

As informações de prazos podem ser visualizadas também na listagem de itens de trabalho. Para isto basta selecionar uma das seguintes colunas no seletor de campos do widget de itens de trabalho, conforme figura abaixo.

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