O prazo, além de enviar o trabalho no prazo, incentiva as equipes a priorizar o trabalho e gerenciá-lo de maneira eficaz, adicionando um senso de urgência.

Você pode definir um prazo para suas tarefas e processos, além de alertas em função do progresso deste prazo.

Este prazo pode ser definido em função de uma quantidade de tempo (minutos, horas ou dias) usando a opção do tipo “valor constante”, ou uma data limite (data e hora ou somente data) usando a opção do tipo “campo”.

O prazo definido está condicionado a um calendário, que pode ser padrão para todos processos ou para um em particular. Além dos horários de trabalho, o calendário permite também relacionar feriados.

Para facilitar o acompanhamento desses prazos, é possível definir também gatilhos em função do progresso. Esses gatilhos podem ser configurados por tarefa ou por processo. Veja alguns exemplos:

• Ao atingir 30% do prazo do processo enviar um email.
• Ao atingir 50% do prazo de uma tarefa alterar o responsável.
• Ao atingir 70% do prazo do processo mudar o nível de alerta (normal, atrasado ou crítico).

Calendário de Trabalho

Um dos primeiros passos na configuração de prazos é a definição de um calendário padrão de trabalho. Conforme informado acima, o HEFLO levará em consideração este calendário ao contar o prazo final. Para editar o calendário padrão:

1. Acesse a página de Gerenciar Ambiente.
2. Clique no botão “Editar Calendário Padrão“.
3. Na página de calendário padrão complete a disponibilidade nos dias da semana e informe os feriados.
   

Para definir os períodos de trabalho em cada dia simplesmente arraste o mouse no grid e marque o intervalo desejado. Após soltar a marcação o período é gravado automaticamente. Você também pode editá-lo clicando nele e, em seguida, pode definir os períodos de trabalho usando o relógio.

Para replicar os períodos de um dia nos demais dias da semana clique no ícone de cópia que existe no cabeçalho do dia da semana.

Ainda no calendário é possível definir feriados, que podem ser recorrentes no decorrer de vários anos.

Além do calendário padrão, é possível criar calendários específicos por processos ou grupo de processos. Neste caso :

1. No editor de processo, clique fora do processo e abra a guia “Propriedades”.
2. Desça o item “propriedade” até o campo “prazo” e expanda-a.
3. Na seção “Calendário” escolha entre os calendários existentes clicando na seta para baixo.
   
   Você pode editá-los clicando no ícone de lápis. Se você ainda não possui nenhum calendário, ou esses calendários não atendem às suas necessidades, clique no botão “+” para criar um novo calendário.
   
4. Será redirecionado para uma página de “Novo calendário”, dê-lhe um nome que lhe dê a opção de saber se o pode reutilizar para outros processos e defina os horários de trabalho que acompanham este processo.
5. Para definir os períodos de trabalho em cada semana basta arrastar o mouse na grade e marcar o intervalo desejado. Depois de soltar o botão do mouse, ele salva o ponto automaticamente.

Configuração do Prazo

Conforme dito anteriormente, o prazo pode ser definido no processo automatizado e também por tarefa.

Configurar um prazo para o processo

Prazo do processo é um intervalo de tempo limitado em que o processo como um todo deve ser executado, antes que o prazo devido expire. Para definir um prazo de processo:

1. Habilite a automação do processo.
2. Clique fora da piscina.
3. Clique na aba de propriedades a direita e desça para baixo até o campo “prazo”.
4. Na seção “Prazo do processo” clique na seta para baixo para escolher entre os prazos existentes.
   Você pode editá-los clicando no ícone de lápis, ou clique no botão “+” para criar um novo prazo.
5. No diálogo de prazos informe um nome para o prazo uma data inicial e clique “Criar”.
6. Ao clicar no botão “Criar”, a caixa de diálogo de prazo será expandida, informe o tipo de prazo e confirme.

Para prazos do tipo “Campo” é necessário selecionar um campo no processo que define o prazo. Ao executar uma instância do processo, e selecionar uma data neste campo, ela será definida como prazo do processo, então o HEFLO contará o tempo restante até o vencimento.

Já na opção “Valor fixo” você deve definir um prazo constante para o processo. Neste caso, você irá escolher um período constante de minutos, horas ou dias, o HEFLO utilizará este período para definir o prazo do item de trabalho criado.

Um prazo pode ser reutilizado em vários processos. Para isto basta selecionar o mesmo prazo no campo prazo.

Os prazos por processos podem ser versionados, e a seleção será realizada com base na data de início de vigência.

Configurar um prazo de tarefa

1. Selecione a tarefa desejada.
2. Acesse a aba de propriedades a direita.
3. Desça para baixo até o campo “prazo”.
   
   
4. Selecione o “Forma de cálculo do prazo” que corresponde às necessidades do seu processo.
   
   

Dependendo da opção selecionada no campo de forma de calculo serão exibidos campos complementares. Veja abaixo todas as formas de cálculo de prazos de tarefas:

• Campo da instância: neste caso você pode incluir no processo um campo que determinará o prazo. Este campo pode ser numérico (quantidade de minutos, horas ou dias) ou uma data e/ou hora limite.
• Percentual do prazo do processo: esta opção define o prazo da tarefa em função do prazo total do processo. Por exemplo, o vencimento desta tarefa é quando o prazo do processo atinge 80%.
• Valor constante: neste caso você define um valor constante do tipo: minutos, horas ou dias. O HEFLO usará o valor escolhido para definir o prazo para esta tarefa.
  
  

Alertas e Gatilhos

Gatilhos são uma forma de configurar ações em função do progresso do prazo de uma instância de processo. Eles podem ser definidos em função do prazo do processo ou individualmente por tarefas.

Ao configurar o gatilho é necessário informar um percentual de progresso do prazo e também é necessário determinar uma ou mais ações.

As ações podem ser dos seguintes tipos:

• E-mail: neste caso o gatilho envia um e-mail de alerta. Nesta ação é possível definir o conteúdo da mensagem e os destinatários.
• Atualização de dados: esta opção permite modificar dados da instância: alteração de campos definindo valores com dados específicos, alterar a responsabilidade ou cancelar o item de trabalho.
• Slack: nesta opção o trigger envia uma mensagem Slack. Você deve fazer uma integração para usar este recurso. Mais informações: Como criar um Slash Command para iniciar processos.
• Notificação: Nesse caso, o gatilho enviará uma notificação. Você também pode preencher os campos com os dados do destinatário.

Clique no ícone “Engrenagem” para personalizar o(s) tipo(s) de ação selecionado(s).

Para configurar gatilhos no processo siga estes passos:

1. Clique fora da piscina.
2. Clique na aba de propriedades a direita.
3. Role para baixo até a parte “Prazo”.
4. Na seção “Prazo do processo”, clique no ícone de lápis para editar o prazo.
5. No diálogo de configuração de prazo clique no botão “Configurar Gatilhos”.
6. No diálogo “Editar Gatilhos do Processo” clique no botão “Adicionar Gatilho”.
7. No diálogo “Regras do Gatilho” informe o percentual e clique em “Adicionar Ação” para adicionar uma ação.
   1. Usaremos a opção de e-mail como exemplo, portanto no diálogo “Regras do Gatilho” informe a ação Email e clique no ícone de engrenagem conforme figura abaixo:
   2. No diálogo de configuração de envio de email:
      1. Escolha o modelo de e-mail que será enviado. Se nenhum modelo atender às suas necessidades, você precisará criar um. Para mais informações: Como criar modelos de e-mail e anexos.
      2. Escolha o tipo de destinatário entre “participante” e “campo de item de trabalho”.
         • Se você escolher “participante”, deverá escolher a definição de participante desejada no campo “Destinatários”.
         • Se você escolher “campo de item de trabalho”, deverá escolher a definição de participante desejada no campo “Campo de destinatários”. O campo selecionado deve fazer parte do processo em que a regra entrará em vigor.
      3. Opcionalmente, você pode adicionar um endereço de cópia carbono.

Os passos 7.1 e 7.2 podem variar em função do tipo de ação configurada.

A configuração de gatilhos por tarefas segue a mesma sequência de passos. Basta selecionar a tarefa e localizar o botão de configuração de gatilhos na aba de propriedades.

Visualização do Prazo

O prazo restante é sempre visualizado na aba Geral do Item de Trabalho. O prazo exibido é aproximado, considerando também a projeção no calendário aplicado.

Neste mesmo controle é possível realizar a suspensão se, e somente se, o usuário em questão possua uma função que o autorize a utilizar esta funcionalidade. Por padrão, os usuários do tipo administrador ou proprietário do processo em questão estão autorizados a utilizar esta funcionalidade. Você também pode criar uma função específica que autorize o uso dessa funcionalidade.

• Para saber mais sobre as perfis:  Perfis no HEFLO.
• Para saber mais sobre como dar acesso a este recurso: Configurar permissão para suspender um limite de tempo em um perfil.

Para suspender o prazo o usuário, devidamente autorizado, deve informar um motivo, que ficará salvo na aba “Histórico de suspensões” do recurso “Histórico” dos itens de trabalho.

Você pode retomar os prazos suspensos clicando no botão “continuar” no item de trabalho. Para saber mais sobre esta opção: Suspender um item de trabalho e o prazo atual da tarefa.

O prazo da tarefa é exibido no cabeçalho do agrupamento (quando a tarefa estiver em curso) ou no interior do agrupamento (quando a tarefa estiver finalizada).

As informações de prazos podem ser visualizadas também na listagem de itens de trabalho. Para isto basta selecionar uma das seguintes colunas no seletor de campos do a lista de tarefas, conforme figura abaixo.

Você também pode adicionar essas informações a diferentes widgets em seus painéis, selecionando-os na edição da fonte de dados relevante.