Como iniciar processos por e-mail

Você pode iniciar um processo pelo recebimento de uma mensagem de e-mail e isto é possível utilizando o Conector de E-mails do HEFLO.

Passo 1 – Incluir um iniciador por mensagens

Antes de incluir o iniciador certifique-se de que o processo possui o recurso de automatização ativado. Clique no ícone de engrenagem na parte superior do editor de processo.

Ativar o recurso de automatização de processos de negócio do HEFLO

Para instanciar o processo inclua um iniciador com o gatilho de mensagem.

BPMN Evento inicial

  1. No editor de processos localize o elemento “Início” na Caixa de ferramentas BPMN.
  2. Dentro do item “Início” arraste o item chamado “Mensagem” para a área de desenho ou raia do processo.
  3. Selecione o iniciador mensagem e acesse a aba de propriedades a direita.
  4. No campo “Conector” informe “E-mail”.
  5. Conclua a modelagem do processo.

Passo 2 – Gerar a caixa de e-mails de entrada

No passo seguinte precisamos criar uma caixa de e-mail que servirá para receber as mensagens que irão gerar as instâncias de processos.

Importante: toda nova mensagem enviada para esta caixa gerará uma nova instância de processo. Portanto, muito cuidado ao divulgar este endereço. Evite, por exemplo, deixar o endereço público em uma página web para que o mesmo não entre em listas de spam.

  1. Selecione o iniciador por mensagem e acesse a aba de propriedades a direita.
  2. No agrupamento “Execução” clique no ícone de ancora indicado na figura abaixo.

Configurar caixa para iniciar processos BPM por e-mail - Tutorial de automatização do HEFLO BPM

Após clicar no ícone de ancora é gerado uma caixa de email exibida no próprio campo “Caixa de E-mail”.

Aviso sobre a caixa de email criada e disponível para iniciar processos por e-mail

Passo 3 – Realizar testes

Os testes são realizados dentro do próprio editor de processos.

  1. Selecione o iniciador do processo.
  2. Clique com o botão direito do mouse e cliquem em “Testes” e depois “Iniciar novo item de trabalho” (para o HEFLO um “item de trabalho” é uma instância de processo).
  3. No diálogo de execução do item de trabalho faça o preenchimento de campos e avance no fluxo.
  4. Teste todas as possibilidades de desvios e caminhos no seu fluxo. Esta etapa garantirá a qualidade do seu trabalho.

Passo 4 – Publicar automatização

Após realizar todos os testes faça a publicação do processo:

  • Selecione a aba de ações a direita no editor de processos.
  • Clique em “Publicar Automatização”.

Todos os itens de trabalho iniciados por e-mail são visualizados na página Workspace. No diálogo de edição de item de trabalho utilize a aba de Conversas para visualizar o e-mail que iniciou o processo.

Conversas no item de trabalho que exibem o email que iniciou o processo

Clicando no item é possível visualizar o conteúdo desta mensagem.

Visualização do e-mail que iniciou o processo de negócio

 

Como obter o e-mail do remetente

Para armazenar o endereço do e-mail que iniciou o processo em algum campo do processo siga estes passos:

  1. Selecione o evento iniciador por mensagem.
  2. Clique no botão “Configurar Campos de E-mail”.
  3. No diálogo “Configurar campos de e-mail” selecione um campo no controle “Valor”.

Mapeamento do endereço de email para o campo do formulário do fluxo automatizado

Abaixo veja o resultado do campo em um formulário do processo:

Este endereço pode ser utilizado posteriormente no fluxo no envio de uma mensagem. Veja também o Tutorial sobre como enviar e-mails.

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