O HEFLO permite que você crie grupos que funcionam como caixas compartilhadas, ou seja, todas as pessoas envolvidas veem os itens de trabalhos compartilhados e podem assumir responsabilidade. Você pode também configurar esse grupo para ser o ator (papel responsável) de uma tarefa ou raia do processo.
Criando grupo pelo Workspace
É necessário perfil administrador para realizar as ações seguintes.
Vamos demonstrar como criar um grupo pelo workspace. Acesse sua tela workspace.
Clique em “Gerenciar grupos” no menu superior a direita da sua tela.
Na janela que será exibida, clique no ícone de + para adicionar novo grupo.
Insira um nome para o grupo, defina se será obrigatório assumir responsabilidade em todos os itens que forem encaminhados para ele, selecione as pessoas e clique em adicionar para defini-las como membros do grupo.
A estrela cheia ou vazia define se essa pessoa será apenas membro (vazio), ou será administrador (cheio) desse grupo. Clique em salvar para finalizar a criação do seu novo grupo. Obs.: Apenas os administradores poderão alterar membros do grupo.
Seu novo grupo terá sido criado. Obs.: Para você remover um membro basta seleciona-lo e clicar em remover.
Filtrando itens de trabalho do grupo no Workspace
Quando você faz parte de um grupo, terá novas opções no filtro de responsabilidade no Workspace.
Configurando grupo como ator
Selecione a tarefa ou raia desejada, e nas propriedades clique em + para adicionar novo ator.
Na janela que será exibida, você poderá criar novo grupo clicando em 
“Criar novo grupo”, mas no nosso exemplo iremos apenas configurar um ator em função do grupo que já criamos pelo workspace.
Insira o “Nome” do ator, selecione na lista o grupo que criamos e clique em “Confirmar”.
Feito isso, o nosso novo papel já estará configurado para a tarefa ou raia selecionada, assim quando um item de trabalho chegar até esse ator, todas as pessoas lotadas naquele grupo poderão visualiza-lo e assumir responsabilidade.
Grupos de departamentos
Ao criar um novo departamento o HEFLO automaticamente cria um grupo para o mesmo. Para criar novo departamento, vá no menu principal a esquerda superior e dentro de Workspace clique em “Departamentos”.
Na tela que será aberta clique em 
para adicionar novo departamento.
Preencha os campos do departamento e clique em “Confirmar”.
Seu novo departamento terá sido criado. Para edita-lo bastar clicar duas vezes sobre o registro.
Importante: Acesse sua tela Workspace, e clique em “Gerenciar grupos” e você vai perceber que não aparece o grupo do departamento que foi criado automaticamente, isso porque ele não pode ter seus dados alterados pois é carregado com as pessoas lotadas no departamento correspondente.
Mas ao acessar o editor de processos e selecionar uma tarefa ou raia para editar o ator, vai perceber que existe o grupo “Departamento comercial” e você poderá criar um ator em função dele.