Neste artigo veremos como configurar um processo para criar um envelope de documentos a ser assinado no DocuSign.

Usaremos o seguinte processo para demonstrar tais recursos:

Neste processo, o usuário, ao criar um novo item de trabalho, deve inserir os documentos desejados a um campo do tipo “Arquivo” da primeira tarefa. Em seguida, o sistema envia essas informações num “envelope” para o DocuSign. O item de trabalho passa então a aguardar informações do DocuSign, e dependendo do seu “status”, segue um dos possíveis fluxos de saída até a próxima tarefa. Nessa tarefa é exibido o documento e seu respectivo status no DocuSign.

Configurar a tarefa de criar e enviar o envelope.

O primeiro passo é configurar a tarefa de criar e enviar o envelope para o DocuSign. Para isso, deve-se definir o documento que será enviado, sua lista de destinatário(s) e personalizar a mensagem a ser enviada pelo DocuSign.

1. Selecione a tarefa a ser configurada.
2. Certifique-se de que a mesma seja do tipo “Enviar Mensagem”.
   Observação: A configuração de envio de envelope para o DocuSign só está habilitada para elementos do tipo “Tarefas”, não sendo possível utilizar um elemento do tipo “Evento” para a mesma.
3. Na aba de propriedades, escolha o conector “Assinatura do documento”.
4. Selecione a operação “Criar e Enviar”.
5. Em “Conta”, escolha a conta DocuSign associada ao seu ambiente HEFLO.
   Para saber mais sobre como associar uma conta DocuSign ao seu ambiente HEFLO: Configurar a integração DocuSign.

Após selecionar uma conta válida, note o surgimento de dois novos botões:

• O botão “Desenvolvimento” permite configurar a criação e envio de envelopes em itens de trabalho teste. O botão “Desenvolvimento” está vinculado à conta de desenvolvedor DocuSign associada a este ambiente.
• O botão “Produção” permite configurar a criação e envio de envelopes em itens de trabalho de produção, ou seja, assim que a automação do processo for publicada. O botão “Produção” está vinculado à conta DocuSign  associada a este ambiente.

Para saber mais sobre as diferenças entre a conta DocuSign e conta de desenvolvedor DocuSign: Configurar a integração DocuSign.

Agora vamos configurar o envelope a ser criado e enviado.

1. Clique no botão “Desenvolvimento”.
2. Na aba “Envelope”,
   1. Dê um nome ao envelope.
   2. Na seção “Documentos”, selecione o campo “Arquivo” criado anteriormente.
   3. Na seção “Pasta de Armazenamento”, deve-se definir para qual pasta da sua conta DocuSign o documento será enviado. Caso não selecione nenhuma pasta, seu envelope será automaticamente armazenado na pasta de rascunhos.
      
      

       

3. A aba “Destinatários” permite configurar a lista de destinatários de seu envelope. Podemos adicionar novos destinatários clicando no botão “+” e definindo seu papel dentre os disponíveis no DocuSign, nome e endereço de e-mail. Além disso, podemos definir uma ordem de envio – o que é útil se, por exemplo, você desejar que algum destinatário receba o documento a ser assinado antes ou depois de outros; um código de acesso ao documento e a possibilidade de se enviar mensagens privadas.
   
   

4. Na aba “Mensagem”, deve-se configurar o assunto e o corpo da mensagem que será enviada a todos os destinatários.
   

Finalmente, clique em confirmar para validar a configuração.

Configurar a tarefa de aguardar o envelope.

Iremos agora configurar a tarefa de aguardar o envelope.

1. Selecione a tarefa a ser configurada.
2. Certifique-se de que a mesma seja do tipo “Receber Mensagem”.
   Observação: Diferente do caso anterior, a configuração de recebimento de envelope do DocuSign está habilitada para elementos do tipo “Tarefa” e “Evento”.
3. Na aba de propriedades, escolha o conector “Assinatura do documento”.
4. Selecione a operação “Aguardar o envelope”.
5. Na seção “Campo de Situação do Envelope”, devemos selecionar um campo do processo que irá recuperar a informação de status do envelope no DocuSign. Este campo deve ser do tipo “Texto”. Assim que o envelope enviado tiver recebido a ação de todos os destinatários (no caso do(s) documento(s) contido(s) no envelope terem sido assinado(s)), ou de um dos destinatários (no caso de terem sido recusado(s)), este campo receberá o status do envelope. Note que existem três status possíveis: “completed”, “voided” and “declined”.
6. Na seção “Arquivo combinado final”, selecione o campo que irá receber o documento final contido no DocuSign. Este campo deve ser do tipo “Arquivo”.
7. Em seguida, clique no ícone de corrente, localizado à direita de “Atividade de envio do envelope”, e selecione a tarefa de criar e enviar o envelope, para que o sistema saiba a qual envelope esta tarefa está associada. Depois de selecionar a tarefa, o nome da mesma passará a ser exibido abaixo do ícone de corrente. Aconselhamos que nomeie bem estas tarefas para que possa diferenciá-las no caso de se ter múltiplas tarefas de criar e enviar envelopes.

Em nosso exemplo, queremos que o processo siga um fluxo de saída baseado no status do envelope enviado ao DocuSign. Para isso:

1. Selecione o elemento “Gateway exclusivo” e na guia de propriedades ative a opção “É automático”.
2. Deve-se, então, criar uma regra de negócio para cada fluxo de saída baseado nos diferentes status do “Campo de Situação do Envelope”. Observação: Independente do idioma utilizado em seu ambiente HEFLO, os status do DocuSign devem estar sempre em inglês:  “completed”, “voided” and “declined”.
3. Em cada uma das tarefas pós-ramificação, adicione um formulário contendo os campos associados aos elementos utilizados na configuração da tarefa de recebimento, isto é,  “Campo de Situação do Envelope” e “Arquivo combinado final”. O objetivo é exibir o status e o documento final contido no DocuSign.

Criar um item de trabalho teste.

Agora que concluímos a configuração, vamos realizar um simples teste para validar o processo.

Em um novo item de trabalho teste, adicione um documento ao campo “Arquivo” da primeira tarefa.

A tarefa de criar e enviar o envelope é automatizada, não sendo visualizada pelo usuário. Nessa configuração, o item de trabalho vai diretamente para a tarefa de aguardar o envelope e permanece bloqueado até nova atualização. Após a criação e envio do envelope, o(s) destinatário(s) receberá(ão) um e-mail contendo o link para o documento no DocuSign, onde o destinatário deverá então seguir as instruções explicadas pela DocuSign para assinar ou recusar o documento. Finalizado o processo de assinatura, DocuSign retorna o status do envelope, permitindo à instância avançar automaticamente e escolher o correto fluxo de saída.

Observação: Após a criação do envelope, é possível acessar o painel de informações do mesmo através da opção “Assinatura de Documento”, para isso:

1. Clique no botão de três pontos verticais, na parte superior direita do item de trabalho.
2. Selecione “Assinatura de Documento”.
3. Nessa seção, temos acesso às informações sobre o status do envelope, seu conteúdo, assim como as ações pendentes e/ou tomadas pelo(s) destinatário(s).

Podemos também acessar essas informações através da “Mostrar detalhes”, presente na  execução da tarefa de aguardar o envelope.

Devemos assinar o documento para prosseguir.

Após os destinatários do nosso exemplo assinarem o documento, o item de trabalho segue o fluxo de saída “concluído”. Podemos então encontrar o status do documento, assim como o documento assinado, na tarefa seguinte.

Configurar a opção “Produção” e publicar a automação do processo.

Uma vez validadas as configurações de teste, deve-se repetir o procedimento de configuração para a opção “Produção” da tarefa “Criar e Enviar”. Aconselhamos você a usar um mesmo modelo de envelope em ambas as contas – sua conta DocuSign e conta de desenvolvedor DocuSign; facilitando assim a configuração.

Uma vez concluída a configuração, podemos verificar o processo através da função “Validar”, localizada na aba de “Ações”, e publicar automação do processo.