Neste artigo veremos como configurar um processo para enviar um modelo de documento do DocuSign para assinatura.

Usaremos o seguinte processo para demonstrar tais recursos:

Neste processo, o usuário, ao criar um novo item de trabalho, envia um template de documento para assinatura. O item de trabalho passa então a aguardar informações do DocuSign, e dependendo do seu “status”, segue um dos possíveis fluxos de saída até a próxima tarefa. Nessa tarefa é exibido o documento e seu respectivo status no DocuSign.

Configurar a tarefa de criar e enviar o envelope.

O primeiro passo é configurar a tarefa de criar e enviar o envelope para o DocuSign. Para isso, deve-se definir o documento que será enviado, sua lista de destinatário(s) e personalizar a mensagem a ser enviada pelo DocuSign.

1. Selecione a tarefa a ser configurada.
2. Certifique-se de que a mesma seja do tipo “Enviar Mensagem”.
   Observação: A configuração de envio de envelope para o DocuSign só está habilitada para elementos do tipo “Tarefas”, não sendo possível utilizar um elemento do tipo “Evento” para a mesma.
3. Na aba de propriedades, escolha o conector “Assinatura do documento”.
4. Selecione a operação “Criar e Enviar”.
5. Em “Conta”, escolha a conta DocuSign associada ao seu ambiente HEFLO.
   Para saber mais sobre como associar uma conta DocuSign ao seu ambiente HEFLO: Configurar a integração DocuSign.

Após selecionar uma conta válida, note o surgimento de dois novos botões:

• O botão “Desenvolvimento” permite configurar a criação e envio de envelopes em itens de trabalho teste. O botão “Desenvolvimento” está vinculado à conta de desenvolvedor DocuSign associada a este ambiente.
• O botão “Produção” permite configurar a criação e envio de envelopes em itens de trabalho de produção, ou seja, assim que a automação do processo for publicada. O botão “Produção” está vinculado à conta DocuSign associada a este ambiente.

Para saber mais sobre as diferenças entre a conta DocuSign e conta de desenvolvedor DocuSign: Configurar a integração DocuSign.

Agora vamos configurar o envelope a ser criado e enviado.

1. Clique no botão “Desenvolvimento”.
2. Na aba “Envelope”,
   1. Dê um nome ao envelope.
   2. Na seção “Modelos”, selecione um modelo de documento dentre os disponibilizados pela conta DocuSign vinculada a esse ambiente.Note que esses modelos estão vinculados ao tipo de conta DocuSign utilizada na configuração. Configurações de “Desenvolvimento” exibem os modelos presentes na conta DocuSign de desenvolvimento, enquanto as configurações de “Produção” exibem os modelos da conta DocuSign.Podemos adicionar vários modelos de documento a um envelope, para isso, basta selecioná-los, um a um, e clicar no botão “+”.

      Também podemos utilizar um campo “Arquivo” no HEFLO para anexar documentos adicionais. Para saber mais: Envie um documento para assinar no DocuSign.

   3. Na seção “Pasta de Armazenamento”, deve-se definir para qual pasta da sua conta DocuSign o documento será enviado. Caso não selecione nenhuma pasta, seu envelope será automaticamente armazenado na pasta de rascunhos.
      
      
3. Na aba “Destinatários”, você irá encontrar os recipientes do(s) modelo(s) de documento selecionado(s). 
   1. Deve-se configurar as informações associadas a cada recipiente, para isso, selecione a opção de edição (ícone de lápis) e insira o nome e endereço de e-mail do destinatário. Atenção: Essas informações são obrigatórias para a configuração do processo no HEFLO.
      Podemos também configurar um código de acesso e a mensagens privadas para cada recipiente, entretanto, tais elementos são opcionais. Além disso, dependendo do modelo de documento escolhido, pode-se definir outras informações, como uma data, no caso  de um campo do tipo ter sido associado ao documento no DocuSign.
      
      

       

   2. odemos também adicionar novos destinatários clicando no botão “+” e definindo seu papel dentre os disponíveis no DocuSign, nome e endereço de e-mail. Além disso, podemos definir uma ordem de envio – o que é útil se, por exemplo, você desejar que algum destinatário receba o documento a ser assinado antes ou depois de outros; um código de acesso ao documento e a possibilidade de se enviar mensagens privadas. Nesse exemplo, utilizaremos apenas os destinatários definidos pelo modelo de documento.
      
4. Na aba “Mensagem”, deve-se configurar o assunto e o corpo da mensagem que será enviada a todos os destinatários.

Finalmente, clique em confirmar para validar a configuração.

Configurar a tarefa de aguardar o envelope.

Iremos agora configurar a tarefa de aguardar o envelope.

1. Selecione a tarefa a ser configurada.
2. Certifique-se de que a mesma seja do tipo “Receber Mensagem”.
   Observação: Diferente do caso anterior, a configuração de recebimento de envelope do DocuSign está habilitada para elementos do tipo “Tarefa” e “Evento”.
3. Na aba de propriedades, escolha o conector “Assinatura do documento”.
4. Selecione a operação “Aguardar o envelope”.
5. Na seção “Campo de Situação do Envelope”, devemos selecionar um campo do processo que irá recuperar a informação de status do envelope no DocuSign. Este campo deve ser do tipo “Texto”. Assim que o envelope enviado tiver recebido a ação de todos os destinatários (no caso do(s) documento(s) contido(s) no envelope terem sido assinado(s)), ou de um dos destinatários (no caso de terem sido recusado(s)), este campo receberá o status do envelope. Note que existem três status possíveis: “completed”, “voided” and “declined”.
6. Na seção “Arquivo combinado final”, selecione o campo que irá receber o documento final contido no DocuSign. Este campo deve ser do tipo “Arquivo”.
7. Em seguida, clique no ícone de corrente, localizado à direita de “Atividade de envio do envelope”, e selecione a tarefa de criar e enviar o envelope, para que o sistema saiba a qual envelope esta tarefa está associada. Depois de selecionar a tarefa, o nome da mesma passará a ser exibido abaixo do ícone de corrente. Aconselhamos que nomeie bem estas tarefas para que possa diferenciá-las no caso de se ter múltiplas tarefas de criar e enviar envelopes.

Em nosso exemplo, queremos que o processo siga um fluxo de saída baseado no status do envelope enviado ao DocuSign. Para isso:

1. Selecione o elemento “Gateway exclusivo” e na guia de propriedades ative a opção “É automático”.
2. Deve-se, então, criar uma regra de negócio para cada fluxo de saída baseado nos diferentes status do “Campo de Situação do Envelope”. Observação: Independente do idioma utilizado em seu ambiente HEFLO, os status do DocuSign devem estar sempre em inglês:  “completed”, “voided” and “declined”.
3. Em cada uma das tarefas pós-ramificação, adicione um formulário contendo os campos associados aos elementos utilizados na configuração da tarefa de recebimento, isto é,  “Campo de Situação do Envelope” e “Arquivo combinado final”. O objetivo é exibir o status e o documento final contido no DocuSign.

Criar um item de trabalho teste.

Agora que concluímos a configuração, vamos realizar um simples teste para validar o processo.

A tarefa de criar e enviar o envelope é automatizada, não sendo visualizada pelo usuário. Nessa configuração, o item de trabalho vai diretamente para a tarefa de aguardar o envelope e permanece bloqueado até nova atualização. Após a criação e envio do envelope, o(s) destinatário(s) receberá(ão) um e-mail contendo o link para o documento no DocuSign, onde o destinatário deverá então seguir as instruções explicadas pela DocuSign para assinar ou recusar o documento. Finalizado o processo de assinatura, DocuSign retorna o status do envelope, permitindo à instância avançar automaticamente e escolher o correto fluxo de saída.

Observação: Após a criação do envelope, é possível acessar o painel de informações do mesmo através da opção “Assinatura de Documento”, para isso:

1. Clique no botão de três pontos verticais, na parte superior direita do item de trabalho.
2. Selecione “Assinatura de Documento”.
3. Nessa seção, temos acesso às informações sobre o status do envelope, seu conteúdo, assim como as ações pendentes e/ou tomadas pelo(s) destinatário(s).

Podemos também acessar essas informações através da “Mostrar detalhes”, presente na  execução da tarefa de aguardar o envelope.

Devemos assinar o documento para prosseguir.

Após os destinatários do nosso exemplo assinarem o documento, o item de trabalho segue o fluxo de saída “concluído”. Podemos então encontrar o status do documento, assim como o documento assinado, na tarefa seguinte.

Configurar a opção “Produção” e publicar a automação do processo.

Uma vez validadas as configurações de teste, deve-se repetir o procedimento de configuração para a opção “Produção” da tarefa “Criar e Enviar”. Aconselhamos você a usar um mesmo modelo de envelope em ambas as contas – sua conta DocuSign e conta de desenvolvedor DocuSign; facilitando assim a configuração.

Uma vez concluída a configuração, podemos verificar o processo através da função “Validar”, localizada na aba de “Ações”, e publicar automação do processo.