O envio de documentos para assinatura eletrônica já está disponível no HEFLO graças à integração com a plataforma de assinatura eletrônica DocuSign. Esta integração permite criar, enviar e receber documentos online com segurança ao executar processos automatizados.

Neste artigo, apresentamos todas as etapas deste processo: desde a integração do recurso até o rastreamento de documentos enviados para assinatura.

Habilitar a funcionalidade DocuSign em seu ambiente.

Para habilitar a funcionalidade em seu ambiente, deve-se configurar a integração DocuSign na página “Gerenciar ambiente”, isso ativará o recurso e o disponibilizará para uso nos processos.

Para saber mais sobre o processo de integração DocuSign: Configurar a integração DocuSign.

Configurada a integração DocuSign, o conector “Assinatura de Documento” ficará disponível nas tarefas do tipo “Enviar mensagem” e “Receber mensagem ”, assim como nos eventos intermediários de “Receber mensagem”.

Terminologias DocuSign no HEFLO:

Nesta seção, apresenta-se as terminologias utilizadas na configuração de processos integrados ao DocuSign.

1. Envelope
   

DocuSign utiliza-se de “envelopes” para agrupar os documentos a serem enviados para assinatura. Esses documentos são armazenados em um único envelope, que por sua vez é compartilhado com os destinatários.

2. Status do envelope: DocuSign utiliza diversos status para indicar a situação de um envelope. Encontraremos alguns durante a execução de instâncias, como por exemplo, “completed”, “voided” e “declined”.

• • Concluído (completed): Indica que os documentos do envelope foram assinados por todos os destinatários.
  • Cancelado (voided): Indica que algum remetente do envelope cancelou a assinatura antes dela ser concluída. Nesse caso, os destinatários não poderão mais visualizar ou assinar o documento e o envelope passará a exibir uma marca d’água “VOID”.
  • Recusado (declined): Indica que o envelope foi “recusado”, isto é, que um dos destinatários se recusou a assinar os documentos.
    

Outros status podem ser encontrados na tela de informação do item de trabalho, como:

• • Expirado: O documento excedeu o prazo limite para assinatura, nesse caso, os envelopes são considerados cancelados. Esse prazo é definido durante a configuração do processo.
  • Rascunho: O envelope foi criado, mas ainda não foi enviado aos destinatários.
  • Enviado: O envelope foi enviado aos destinatários, mas ainda não foi visualizado.
  • Entregue: Todos os destinatários visualizaram os documentos do envelope.
    

3. Etapas para o envio do envelope para assinatura

O processo de assinatura eletrônica é composto de 3 etapas:

1. Criar o envelope: O objetivo dessa etapa é criar um envelope contendo os documentos a serem assinados, além de definir os destinatários e a mensagem personalizada que receberão.
2. Enviar envelope: O objetivo dessa etapa é enviar o envelope criado aos destinatários definidos.
3. Receber o envelope: O objetivo dessa etapa é pausar a execução do item de trabalho enquanto aguardamos o preenchimento, cancelamento ou recusa do envelope.

Usando DocuSign no HEFLO

Nesta seção, você aprenderá como cada uma dessas etapas é utilizada no HEFLO para execução dos processos de assinatura eletrônica.

Além disso, contamos com diversos artigos ilustrando exemplos de processos DocuSign no HEFLO, como:

• Envie um modelo de documento DocuSign para assinar.
• Envie um documento para assinar no DocuSign.
• Envie relatório gerado no HEFLO para ser assinado no DocuSign.
• Adicione uma etapa de verificação antes de enviar um documento para assinatura no DocuSign.

1. Criar o envelope

Assim que a instância do processo chega à etapa “Criar Envelope”, é criado um rascunho de envelope contendo os documentos a serem assinados. Esse rascunho pode ser baseado num modelo existente na conta DocuSign associada ou em um documento customizado. Note que o envelope será armazenado na pasta “Rascunhos” da conta DocuSign usada nesta configuração.

Podemos visualizar informações sobre o envelope criado através da opção “Assinatura de Documento” na guia “⋮” (reticências vertical) da caixa de diálogo do item de trabalho.

Além disso, é possível visualizar também o conteúdo do envelope selecionando a opção “Preview”. Tal opção exibe os documentos enviados a cada destinatário em uma nova aba.

Uma vez configurada a tarefa, isto é, definir o conector da tarefa “Mensagem” como “Assinatura do Documento”, selecionar o tipo de operação como “Criar” e associar a conta DocuSign ao campo “Conta”, é necessário configurar o tipo envelope que será criado.

A configuração do envelope é feita através dos botões “Desenvolvimento” e “Produção”.

• O botão “Desenvolvimento” permite configurar a criação e envio de envelopes em itens de trabalho teste. O botão “Desenvolvimento” está vinculado à conta de desenvolvedor DocuSign associada a este ambiente.
• O botão “Produção” permite configurar a criação e envio de envelopes em itens de trabalho de produção, ou seja, assim que a automação do processo for publicada. O botão “Produção” está vinculado à conta DocuSign associada a este ambiente.

Para saber mais sobre as diferenças entre a conta DocuSign e conta de desenvolvedor DocuSign: Configurar a integração DocuSign.

Ao clicar na opção “Desenvolvimento”, ou “Produção”, temos acesso a tela de configuração do envelope, onde devemos definir seu conteúdo, os destinatários envolvidos e a mensagem personalizada.

1. Parâmetros do envelope

Nesta aba, deve-se selecionar os tipos de documentos a serem enviados pelo processo.

1. 1. Podemos utilizar modelos de documento da sua conta DocuSign para assinatura. Para saber mais sobre o envio de modelos de documento DocuSign: Link.
      
      
      
      É possível também definir os modelos de documento utilizados com base em informações pré-definidas e validadas por meio de regras de negócio. Para isso, deve-se utilizar “Editar Regra de Negócio” (ícone de lápis) da seção “Modelos”.
      
      
      
      
   2. Podemos utilizar documentos anexados a campos do tipo “Arquivo” para criar o envelope. Para saber mais sobre o envio de documentos para assinatura: Envie um documento para assinar no DocuSign.
      
      
      Nessa configuração, é possível o uso de “âncoras” em seu documento para definir ações ou locais de assinaturas. Para saber mais sobre âncoras e como utilizá-las: Personalize um documento adicionando ações a serem executadas no DocuSign.
   3. Podemos também combinar modelos de documentos com documentos anexados. Nesse caso, precisamos adicionar o modelo de documento, assim como indicar o campo do tipo “Arquivo” a ser utilizado.
      
      Note a obrigatoriedade do uso de ao menos um desses elementos, seja um modelo de documento ou um campo “Arquivo”. Não é permitido o envio de envelopes vazios.
2. Configurações de destinatário

Na aba “Destinatários”, deve-se especificar os destinatários do envelope. Existem dois tipos de destinatários:

1. 1. Destinatários de um modelo de documento DocuSign.
      
      

Nesta aba encontram-se todos os destinatários definidos nos modelos de documento selecionados, listados alfabeticamente.

Esses destinatários já têm “função” e “tipo” definidos com base nas informações provenientes dos modelos DocuSign utilizados.


As funções de destinatário disponíveis no HEFLO são: “Assinatura necessária”, “Signatário presencial, “Receber uma cópia”, “Visualização necessária” e “Especificar destinátarios”.

Note que devemos preencher as informações referentes ao nome e e-mail de cada destinatário, seja através de um texto pré-definido ou um campo de formulário contendo essas informações.

1. 2. Destinatários personalizados.

Podemos também criar destinatários personalizados através do botão “+”.

Para isso é necessário preencher alguns campos adicionais na guia “Nova janela de destinatário”.

Após confirmar a configuração, o destinatário é automaticamente adicionado à lista.

Observe que a lista de destinatários pode apresentar uma combinação de destinatários pré-definidos e destinatários personalizados.

1. 3. “Mensagem”

É necessário criar uma mensagem personalizada a fim de se identificar o envelope enviado, tal mensagem será enviada para o(s) destinatário(s) via e-mail. Observação: Apenas o campo “Assunto” é obrigatório.

Concluído a configuração das guias, deve-se clicar em “Confirmar” para finalizar a configuração da tarefa de criação do envelope.

Note que a cada execução de uma tarefa do tipo “Criar” em seu processo, uma nova guia de envelope na janela “Relatório de Assinatura” é gerada, contendo informações sobre aquele envelope.

1. 2. Enviar envelope

Ao atingir a etapa “Enviar Envelope”, realiza-se o envio do envelope criado – armazenado como rascunho na conta DocuSign – para os destinatários definidos durante a etapa de criação. A instância então segue automaticamente para a próxima atividade do processo.

A configuração dessa tarefa consiste em definir qual dos envelopes criados deverá ser enviado. Note que podemos selecionar apenas um envelope por tarefa de envio; para isso deve-se clicar no ícone de corrente e selecionar a tarefa “Assinatura de Documento” do tipo “Criar” contendo o envelope desejado.

Observação: A configuração de “Criar” e “Enviar” envelopes só pode ser feita em tarefas do tipo “Enviar Mensagem”. Além disso, ambas as operações podem ser executadas por uma única tarefa do tipo “Criar e enviar”. Esta configuração combina a funcionalidade de ambas tarefas, eliminando a necessidade do vínculo à tarefa de criação, uma vez que cria e envia o envelope automaticamente aos destinatários configurados.

Podemos também adicionar uma etapa de verificação do envelope usando uma tarefa de criação e outra de envio do envelope. Para saber mais: Adicione uma etapa de verificação antes de enviar um documento para assinatura no DocuSign.

1. 3. Receber o envelope

Nesta terceira etapa, o item de trabalho permanece pausado aguardando informações sobre o envelope enviado. Dependendo da mensagem retornada, a instância retorna informações importantes, como “status do envelope” e o documento atualizado.

Essa etapa pode ser feita por um elemento “Evento” ou “Tarefa” do tipo “Receber Mensagem”.

Observe que caso o processo utilize vários envelopes, será necessária a configuração de mais de uma tarefa de envio e recebimento. Deve haver uma tarefa de envio e uma de recebimento para cada envelope criado no processo.

Durante essa etapa, podemos acompanhar a situação das assinaturas do envelope enviado, para isso, deve-se clicar na opção “Ver detalhes” para acessar o relatório de envelope.

Como visto anteriormente, esta janela fornece informações sobre a data de envio, o prazo de validade, a situação do envelope, e se por exemplo o mesmo for cancelado, o motivo fornecido. Há também uma tabela contendo informações detalhadas sobre o processo de assinatura de cada destinatário.

Assim que o envelope for preenchido por todos os destinatários, a instância, que estava pausada, avançará automaticamente, retornando o status do envelope e o(s) documento(s) assinado(s).

Para recuperarmos estas informações, devemos adicionar os campos que irão recebê-las em um formulário associado a uma ou mais tarefas posicionadas após a etapa de recebimento do envelope.

Devemos configurar uma tarefa, ou evento, de recebimento para obter essas informações e associá-las aos campos de nosso ambiente.

1. Selecione a tarefa a ser configurada.
2. Na aba de propriedades, escolha o conector “Assinatura do documento”.
3. Selecione a operação “Aguardar o envelope”.
    

4. Na seção “Campo de Situação do Envelope”, devemos selecionar um campo do processo que irá recuperar a informação de status do envelope no DocuSign. Este campo deve ser do tipo “Texto”. Assim que o envelope enviado tiver recebido a ação de todos os destinatários (no caso do(s) documento(s) contido(s) no envelope terem sido assinado(s)), ou de um dos destinatários (no caso de terem sido recusado(s)), este campo receberá o status do envelope. Note que existem três status possíveis: “completed”, “voided” and “declined”.

   

   No aba de informações (ícone “i”), encontra-se uma descrição dos diferentes status de envelopes, conforme visto na seção sobre terminologias DocuSign no HEFLO.

   

   Podemos também criar uma regra de negócio para cada fluxo de saída baseado nos diferentes status do “Campo de Situação do Envelope”. Observação: Independente do idioma utilizado em seu ambiente HEFLO, os status do DocuSign devem estar sempre em inglês:  “completed”, “voided” and “declined”.

5. Na seção “Arquivo combinado final”, selecione o campo que irá receber o documento final contido no DocuSign. Este campo deve ser do tipo “Arquivo”.
   

6. Em seguida, clique no ícone de corrente, localizado à direita de “Atividade de envio do envelope”, e selecione a tarefa de criar e enviar o envelope, para que o sistema saiba a qual envelope esta tarefa está associada. Depois de selecionada a tarefa “criar e enviar”, o nome da mesma passará a ser exibido abaixo do ícone de corrente. Aconselhamos que nomeie bem estas tarefas para que possa diferenciá-las no caso de se ter múltiplas tarefas de criar e enviar envelopes.
   
   

Outras funcionalidades da assinatura eletrônica no HEFLO

Podemos anexar um relatório à instância de um processo e enviá-lo para assinatura eletrônica. Para saber mais sobre o envio de relatórios de assinatura: Envie um relatório gerado no HEFLO para assinar no DocuSign.

Podemos também acompanhar o status dos envelopes criados através de widgets. Para saber mais: Monitore envelopes pendentes.

Você pode conferir nossa gravação do webinar sobre a integração com o DocuSign : Webinar: DocuSign integration.