Um item de trabalho é a denominação de uma instância de um processo automatizado no HEFLO. Ele está disponível na página Workspace, que mantém uma lista de tarefas sob responsabilidade do usuário conectado.

Para acessar a página Workspace basta usar o menu lateral conforme a figura abaixo:

Veja mais sobre o Workspace e perfis de acesso em: Listagem de tarefas e itens de trabalho.

Formulário da tarefa corrente

Para acessar o diálogo de item de trabalho basta executar um duplo clique na listagem de itens da página Workspace.

Sempre que você acessar esse diálogo visualizará no centro o formulário da etapa corrente.

Cada campo possui um peculiaridade de configuração e preenchimento, conheça mais nesse artigo: Criação de formulários.

Você pode editar o assunto na parte superior clicando no ícone de lápis, que aparece sempre que você posiciona o cursor sobre o texto.

Faça a alteração necessária no texto e depois clique no ícone de confirmar, que aparece a direita do controle de edição.

Na medida em que o processo é executado, são acumulados vários “acordeões”, que são agrupamentos referente a cada formulário da tarefa. Desta forma, é possível recuperar todos os formulários e dados já executados por tarefa. Veja um exemplo:

Para visualizar uma síntese de todos os campos já preenchidos, visualize no cabeçalho do diálogo o link  + info. Para fechar esse painel basta clicar no ícone X conforme a figura abaixo.

Todos os valores informados anteriormente são preservados, mesmo se forem alterados no painel +info.

Após concluir a tarefa corrente é necessário avançar no processo, e para isso basta clicar no botão Próximo localizado na Barra Lateral. Veja:

Para atividades que possuem a seguir um Gateway configurado como não automático, existirão as opção de desvios como checks para sua escolha. Veja também:  Tutorial: Como realizar desvios automáticos

Gravação

Para gravar modificações clique no ícone de nuvem localizado no topo direito do diálogo. Para evitar que você perca modificações, existe também a gravação automática, que ocorre a cada 30 segundos.

O botão de fechar diálogo, também localizado no canto superior direito, grava modificações pendentes. Caso você queira explicitamente descartar essas mudanças, então clique no ícone de 3 pontos e em seguida selecione o item para atualizar dados, indicando em seguida para descartar modificações pendentes. Mas lembre-se! A cada 30 segundos ocorre a gravação automática!

Anexar arquivos

Todos os arquivos anexados ao item ficam na aba “Arquivos”.  Veja mais detalhes em: Anexar arquivos em itens de trabalho.

Conversas

Na aba “Conversas” você pode manter comunicação com todos os usuários envolvidos na execução do item de trabalho.

A gravação dos comentários é automática assim que você o envia. Também é possível mencionar outra pessoa, que receberá um aviso por notification do navegador ou e-mail.

Além disso todos os e-mails enviados pelo processo ficam registrados nessa aba, assim você tem fácil rastreabilidade de toda conversação referente ao item.

Veja mais detalhes em: Comentários em itens de trabalho.

Mudar o responsável

Você pode alterar o responsável do item de trabalho, caso tenha permissão, clicando em “Alterar” abaixo do nome do mesmo, selecionando o novo responsável na janela “Selecionar o próximo responsável” e clicando em “Selecionar”.

Navegação entre itens relacionados

Dependendo de como você modela o seu processo é possível que existam vários itens relacionados. Se o processo, por exemplo, invoca outro processo por um evento de envio de mensagem, então a outra instância ficará disponível no painel Barra Lateral, localizado a direita.

Algumas situações que gerarão itens de trabalho adicionais e relacionados:

• Gateways que geram paralelismo, tais como o paralelo e o inclusivo.
• Tarefas e eventos de lançamento configurados com o conector de Mensagem de Processo (integração entre processos).
• Subprocessos múltiplos.

Cancelar itens de trabalho

Para você realizar o cancelamento de um item, clique em “Cancelar” na parte inferior direita. Na janela que será aberta preencha o motivo e clique em “Confirmar”.

A operação de cancelamento está condicionada a configuração no processo. Se ela for bloqueada para usuários, então somente o dono do processo ou um usuário com o perfil administrador poderão realizar esse cancelamento.

Acessando a documentação do processo

Caso você tenha alguma dúvida sobre como executar uma tarefa, basta acessar a documentação completa do processo disponível no botão de 3 pontos de cada tarefa. Veja a figura abaixo:

Você pode adicionar comentários e feedbacks nas atividades do processo pelo seu item de trabalho. Clique nos 3 pontinhos ao lado direito do nome da atividade desejada e depois em “Documentação”.

Você será direcionado para a página de documentação do processo, onde é possível consultar detalhes e enviar sugestões de melhoria.

Seu comentário será registrado para a atividade selecionada e o responsável por manter o processo poderá visualizar suas sugestões dentro do editor de processos.

Veja mais em: Como enviar feedback pelo Portal.