HEFLO oferece a capacidade de gerar relatórios e exibi-los em uma página do espaço de trabalho através de widgets, ou de enviá-los durante a execução de um processo.

Neste artigo, mostraremos como acessar o “Editor de Relatórios” e criar um relatório contendo informações de um registro específico, assim como adicionar este relatório em anexo a um modelo de e-mail.

Usaremos o seguinte processo para demonstrar tais recursos.

O objetivo é enviar mensalmente um e-mail automático com um documento anexo contendo as informações do registro de produtos.

Apresenta-se a seguir os diferentes passos para criar o documento e enviá-lo como anexo.

Habilitar a replicação de banco de dados em seu ambiente

Para recuperar informações sobre um registro, precisamos criar uma consulta no “Editor de Processos” utilizando as informações do banco de dados associado a esse ambiente.

Caso já tenha ativado esse recurso nesse ambiente, você pode ignorar essa etapa.

Para ativar a replicação de banco de dados em seu ambiente, siga as etapas abaixo:

1. Vá para o “Editor de Processos”.
2. Clique no ícone de “Modo de Visualização”.
3. Selecione a opção “Exportação de dados”.
4. Clique em “Ativar este recurso”.
5. Aguarde a conclusão da replicação do banco de dados.

Assim que a replicação do banco de dados for concluída, você poderá acessar a estrutura do banco de dados, além de visualizar seus dados e exportá-los. Para saber mais: Tutorial: Exportação de dados.

Criar um relatório

Para acessar o “Editor de Relatórios” e criar um novo relatório, deve-se seguir as seguintes  etapas:

1. Vá para o “Editor de Processos”.
2. Clique no ícone “Modo de Visualização”.
3. Selecione a opção “Relatórios”.
4. Clique no botão “+”.
5. Dê um nome ao seu relatório e clique no botão “Abrir editor de relatório”.

Você será redirecionado para o “Editor de Relatórios”.

No editor podemos usar os diferentes elementos localizados à esquerda para adicionar e/ou formatar dados fixos do relatório. Para isso, deve-se arrastar e soltar esses elementos na área de edição do relatório, localizada na parte central.

Atenção: A área de edição é subdividida em três partes: a margem superior, a parte central do relatório e a margem inferior. Podemos aumentar ou diminuir o tamanho dessas diferentes partes, além de adicionar novas seções caso necessário.

Em nosso exemplo, adicionaremos a este relatório apenas um título e uma tabela contendo as informações do registro de produtos.

Vincular as informações do registro ao relatório

Para recuperarmos os dados de um registro específico, devemos vincular o relatório a uma visualização, schema, no banco de dados de seu ambiente.

Para saber mais sobre as diferentes visualizações do banco de dados e como acessá-las: Tutorial: Exportação de dados.

Obter o nome da visualização do registro

Antes de tudo, precisamos identificar a visualização do registro desejado. Para isso,

1. Acesse a opção “Exportação de dados”, como visto anteriormente. Para saber mais sobre exportação de dados: Tutorial: Exportação de dados.
2. Na aba “Utilitários”, localize a guia “Exportação de dados” e clique no botão “Visualizar Schema”.
3. Pesquise o processo desejado.
4. Copie o nome da visualização desse registro.Observação: Podemos também criar consultas personalizadas para acessar vários registros simultaneamente.
5. Retorne para a aba “Utilitários” e clique em “Compilar todas as Views” para atualizar o banco de dados.

Podemos agora retornar ao “Editor de Relatórios” e abrir o relatório criado anteriormente.

Criar uma consulta para obter os dados da visualização do registro

Uma vez identificada a visualização desse registro, podemos criar uma consulta para vincular o relatório às informações do mesmo, para isso devemos realizar a seguinte configuração:

1. Clique no ícone do banco de dados, localizado à direita do editor.
2. Clique no ícone , e selecione a opção “Replica Database”. Isso permite que o “Editor de Relatórios” possa acessar as informações de replicação do banco de dados de seu ambiente.
3. Selecione a entrada “Replica_database1” e, em seguida, clique no ícone para gerar uma nova consulta ao banco de dados.
4. Dê um nome à consulta.
5. Insira a query na seção “Cadeia de Caracteres SQL” para acessar as informações referentes a visualização do registro. A query deve ser do tipo “SELECT”, conforme mostrado a seguir:SELECT * FROM “Nome_Visualização_Registro”
   Note que devemos substituir “Nome_Visualização_Registro” pelo nome da visualização anteriormente copiada.Observação: Caso o nome do registro contenha caracteres especiais, deve-se colocar o nome da visualização entre “, por exemplo, `Nome_Visualização_Registro`.
6. Clique em “Concluir”. Veja que um ícone de seta aparece à esquerda de “Replica_database1”.
7. Clique no ícone para expandir as informações e, em seguida, selecione o ícone de seta à esquerda da sua consulta. Uma lista contendo os atributos e colunas da visualização do registro será exibida.

Para uma melhor experiência do usuário, sugerimos que você use o modo escuro.

Inserir as propriedades da visualização ao relatório

Podemos agora inserir as informações correspondentes as  propriedades do registro em nosso relatório. Para isso:

1. Selecione a propriedade desejada.
2. Arraste-a para a parte central do relatório.Observação: Podemos selecionar diversas propriedades ao mesmo tempo mantendo pressionada a tecla “ctrl” e, em seguida, arrastando-as para a área de edição do relatório.
3. Formate o tamanho e a posição dessas informações.
   

    

4. Se necessário, altere o formato de exibição associado à propriedade.
   1. Selecione a propriedade desejada.
   2. Clique no ícone de engrenagem.
   3. Clique no ícone   localizado no campo “Text Format String”.
   4. Atualize o formato associado a esta propriedade.
      

       

5. Desselecione o item do relatório e clique no ícone de engrenagem.
6. No campo “Propriedades” selecione “XtraReport(Relatório)”.
7. Escolha a consulta que você criou no campo “Membro de Dados”.
   

    

8. Selecione “Prever”. O Editor de Relatórios exibirá então o relatório configurado com os dados do registro correspondente.
9. Clique no botão “Design” para retornar à tela de edição.
10. Salve seu relatório e saia do “Editor de Relatórios”, retornando ao “Editor de Processos”.

Anexar um relatório a um modelo de email

Agora só precisamos anexar este relatório a um modelo de email. Para tal:

1. Vá para o “Editor de Processos”.
2. Clique no ícone “Modo de Visualização”.
3. Selecione “Modelos Mensagens”.
4. Escolha o modelo de email desejado ou crie um novo através do ícone “+”.
5. Clique no botão “Anexos” localizado na parte inferior da caixa de diálogo.
6. Na seção “Modelos”, clique no botão “+” para inserir um novo anexo.
7. Selecione a opção “Relatórios”.
8. Defina o nome do anexo.
9. Selecione o relatório desejado.
10. Finalmente, clique em “Confirmar” para validar o modelo de e-mail. Para saber mais sobre como configurar um modelo de e-mail: Como criar modelos de e-mail e anexos.
    

Ao executar um novo item de trabalho, os dados do registro serão automaticamente enviados ao relatório e serão exibidos no documento PDF enviado em anexo pelo e-mail.

Observação: Itens de trabalho de testes não geram dados e portanto enviam relatórios vazios.

Atenção: Podemos utilizar somente relatórios que foram editados através do “Editor de relatórios”. Relatórios criados sem edição, ficam disponíveis na lista de relatórios, porém não podem ser selecionados.

Você também pode verificar este artigo: Criar um relatório com informações sobre um item de trabalho e enviar por email.