O HEFLO oferece aos analistas de processo a capacidade de publicar e compartilhar a documentação do processo BPMN em um portal colaborativo.
Este portal dará então a possibilidade a outros utilizadores do ambiente de acederem à documentação do processo publicado.
Além desse recurso, o portal permite que os usuários interajam para tirar dúvidas ou sugerir melhorias nos processos.
Os analistas de processo podem então melhorar os processos em questão. O objetivo é permitir que os usuários tenham acesso à documentação atualizada dos diversos processos.
Publicar documentação do processo:
Antes de publicar um processo BPMN no portal, ele deve primeiro ser modelado. Para saber mais sobre a modelagem BPMN 2.0, convidamos você a conhecer nossa Academia: HEFLO academy.
O treinamento em modelagem BPMN 2.0 permitirá que você use os elementos BPMN corretamente. Aqui está um exemplo de um curso disponível no treinamento: Curso Modelagem de Processos de Negócio com BPMN 2.0.
Vários outros recursos estão disponíveis no editor de processos HEFLO para melhorar a modelagem e documentação do seu processo:
- Você pode documentar seu processo em diferentes níveis. Para saber mais: Geração da documentação de processos.
- Você pode adicionar anexos em diferentes níveis do seu processo. Para mais informações: Anexos em um processo BPMN.
- É possível associar um processo a uma categoria. Para saber mais: Como organizar processos utilizando categorias.
- Você tem a opção de escolher um proprietário de processo. Para saber mais: Funções do proprietário do processo.
Depois de modelar seu processo, você pode publicar a documentação do processo no portal do processo.
Para isso, vá ao editor de processos, clique em “Ações” e depois em “Publicar documentação”:
Você receberá uma caixa de diálogo com duas opções:
Opção 1: “ Apenas Publique Processo”.
Ao escolher esta opção, a documentação deste processo será publicada no portal sem que nenhum usuário seja informado.
Se você designou um dono de processo, ele receberá um e-mail e uma notificação para avisá-lo de que um processo está aguardando validação dele para ser publicado.
Para saber mais sobre a funcionalidade do proprietário do processo: Funções do proprietário do processo.
Opção 2: “Publicar o Processo e Notificar Usuários”.
Ao escolher esta segunda opção, você tem a possibilidade de configurar e enviar um e-mail para uma lista de usuários do seu ambiente. Você pode personalizar esta lista para notificar apenas as pessoas relevantes.
Após a publicação da documentação do processo, o analista do processo verá esta mensagem aparecer no editor do processo:
Se um proprietário de processo foi escolhido para o processo em questão, o analista de processo verá esta mensagem:
Depois de publicada, a documentação do processo passa a estar visível para os restantes utilizadores que tenham acesso ao portal do processo:
Para saber mais sobre perfis de usuário no HEFLO: Perfis en HEFLO.
O usuário pode então ter acesso à documentação do processo que acabou de ser publicada pelo analista do processo.
Dependendo da configuração da função do usuário logado, ele tem acesso a uma lista de processos publicados:
Se um cenário de processo tiver sido definido como a página inicial, o usuário poderá navegar pela documentação do processo a partir desse cenário de processo:
Para saber mais sobre paisagens de processo: Diagramas de Cadeia de Valor.
Melhore os processos:
Os usuários que têm acesso aos processos publicados no portal podem comentar e sugerir melhorias. Estes comentários estarão visíveis na documentação do processo em causa para todos os utilizadores que tenham acesso ao mesmo:
Eles também estarão visíveis no editor de processos para os diversos analistas de processos.
O analista de processo pode responder a esse comentário e iniciar uma conversa. Ele também pode arquivar comentários se desejar:para aprender mais sobre: arquivar comentários.
Não é possível modificar a versão do processo atualmente publicada no portal de documentação, nem na automação.
Há uma mensagem no editor de processo indicando que essas alterações não são possíveis:
O objetivo é garantir o compartilhamento de informações confiáveis com seus usuários e evitar alterações na documentação que já está disponível para seus usuários.
Existem duas maneiras de melhorar e fazer alterações em um processo BPMN:
Sem manter o histórico: Este método é frequentemente usado para corrigir um erro de modelagem ou fazer uma pequena melhoria.
Primeiro você precisa “cancelar publicação”, você encontrará esta opção em “ações”:
A partir daí, você pode editar o processo e fazer as alterações que desejar.
Quando terminar, você pode clicar em “publicar documentação” novamente para disponibilizar a documentação desse processo no portal como visto anteriormente.
Mantendo o histórico: Este método é usado para fazer grandes melhorias em relação ao seu processo.
É então importante ter o histórico dessas mudanças para poder analisar a evolução do processo.
Você precisa “criar nova versão”, você encontrará esta opção em “ações”:
A partir daí, uma nova versão do processo será criada e você poderá fazer as alterações que desejar:
O analista de processo pode navegar pelas versões e fazer alterações na nova versão. A versão antiga permite manter o histórico de modelagem e documentação. Leia mais sobre as versões do processo: Versionamento de processos e ciclo de melhoria.
O analista de processos também pode comparar as diferentes versões do mesmo processo para analisar as evoluções:
Para saber mais sobre esse recurso: Diferença entre diagramas.
Uma vez concluídas as modificações, o analista de processo pode publicar a documentação para esta nova versão:
Apenas uma versão de um processo pode ser publicada. Isso diz respeito tanto à documentação de processos quanto à automação de processos.
Quando o analista de processos publicar a documentação da nova versão, ele substituirá a documentação da versão anterior.
Caso este processo BPMN esteja vinculado a uma paisagem de processos, será necessário garantir que a associação entre o elemento da paisagem de processos e esse processo BPMN seja feita na versão desejada. Para saber mais sobre paisagens de processo: Diagramas de Cadeia de Valor.