Automatizar um processo de negócio diz respeito a tornar um processo operacional. Desta forma, as pessoas que atuam na sua execução contarão com ferramentas tecnológicas que garantirão a conformidade, produtividade e transparência dos processos. Estes são requisitos essenciais para promover a melhoria dos processos.

Neste tutorial vamos apresentar os principais passos para automatizar um processo de negócio no HEFLO BPM. Se você ainda não conhece o HEFLO veja como criar uma conta gratis para modelagem de processos de negócio. A conta grátis permite configurar o recurso e executar até 50 instâncias de processos.

Passo 1 – Criação do processo

Para criar um novo processo siga as orientações deste artigo: Como criar um processo de negócio.

Para ativar a automação acesse a aba de propriedades a direita e ative a chave “Processo automatizado”.

Passo 2 – Definir responsabilidades

Para iniciar a configuração de responsabilidades você precisa adicionar um elemento do tipo piscina, que define os limites do seu processo. Em implementações mais avançadas é necessário incluir várias piscinas, mas para o nosso exemplo trabalharemos com apenas uma, que representará o processo a ser automatizado.

1. No editor de processos localize o elemento “Piscina” na Caixa de ferramentas BPMN
2. Dentro do item “Piscina” arraste o item também chamado “Piscina” para dentro da área de desenho do editor e solte no local desejado.

Após adicionar a piscina podemos incluir as raias, onde serão configurados os responsáveis por grupos de tarefas. No nosso exemplo utilizaremos as duas raias que já fazem parte da piscina que você adicionou e, se for necessário, adicione raias adicionais com este artigo: Como adicionar raias.

1. Na piscina existente no diagrama selecione a primeira raia.
2. Clique no ícone de chave inglesa no lado direito para abrir a aba de propriedades.
3. Localize o campo “Ator”  e clique no ícone de mais acima do campo.
4. No diálogo “Adicionar novo Ator” informe um nome, mantenha o campo “Tipo de recurso” como “Pessoas e Grupos” e no campo de seleção abaixo escolha o seu registro. Confirme a edição.

A sequência acima criará uma responsabilidade em função do seu usuário. Desta forma, todas as tarefas que forem adicionadas nesta raia deverão ser executadas pelo seu usuário. Isto terá impacto na execução do processo, pois todas as demandas desta raia serão empurradas para a fila de trabalho da pessoa ou equipe configurada nesta raia.

Como você pôde observar, no campo “Tipo de recurso” do diálogo de papel é possível vincular um grupo. Este grupo pode ser criado por um usuário com perfil Administrador ou gerado automaticamente quando cadastramos um Departamento. Neste ponto da implementação avalie a organização das pessoas em equipes e departamentos e ajuste raias e papéis conforme necessidade.

Uma situação muito comum diz respeito a como representar um cliente ou uma entidade externa ao processo em uma raia. A boa prática diz que estes participantes devem ser modelados como uma piscina, porém, por uma questão de simplicidade, você pode utilizar uma raia e na configuração do papel utilizar o tipo “Todos” ( a princípio qualquer pessoa poderia ser um cliente ).

Passo 3 – Iniciador do processo

O iniciador é um evento de cor verde que identifica o início do processo. Observando as opções disponíveis na caixa de ferramentas BPMN podemos ver que existem várias formas de iniciar um processo.

Cada tipo de iniciador possui um ícone, que chamamos de “gatilho”. Existe um iniciador especial chamado “Início”, também conhecido como iniciador genérico, que não possui este gatilho e é utilizado para iniciar um processo e forma manual. Esta é a forma mais comum e a que será utilizada neste artigo.

1. No editor de processos localize o elemento “Início” na Caixa de ferramentas BPMN.
2. Dentro do item “Início” arraste o item também chamado “Início” para dentro da raia que representa a pessoa que iniciará o processo.

Outras formas comuns de início são por temporizadores e recebimento de e-mails. Você pode incluir quantos iniciadores de gatilho desejar, porém é importante que exista apenas um iniciador genérico (início manual).

Passo 4 – Adicione tarefas e desvios

A partir deste ponto você precisa adicionar tarefas, desvios e eventos para definir a lógica do seu processo. Os elementos mais comuns neste momento são:

Tarefa Genérica

Uma tarefa genérica é aquela que não possui ícones, e descreve um trabalho realizado por uma pessoa ou sistema de informação. Para a automatização é comum acrescentar na tarefa um formulário onde um usuário faz a entrada de dados. A entrada de dados deve ser planejada com cuidado, pois as etapas seguintes podem depender de informações geradas anteriormente. Este é o momento em que o BPM e a automatização beneficiam a empresa em produtividade, agilidade e otimização de comunicação entre equipes distintas.

Uma tarefa pode ser adicionada a partir da caixa de ferramentas BPMN da mesma forma que o iniciador. Além disto, também pode ser incluída no diagrama usando as miniatura apresentadas quando selecionamos o elemento prévio no fluxo, neste caso o próprio iniciador:

1. Selecione o iniciador do processo.
2. Clique sobre o ícone de tarefa das miniatura e arrastar até o local onde você deseja incluir a tarefa, provavelmente dentro da mesma tarefa.

Repare que após usar o procedimento acima temos não apenas a tarefa, mas também o fluxo de sequência conectando os dois elementos.

Para incluir um formulário na tarefa siga estes passos:

1. Selecione a tarefa onde será incluído o formulário.
2. Clique no ícone de formulário próximo da tarefa e arraste.
3. Selecione o elemento de “Entrada de dados” e clique no ícone de prancheta para exibir o editor de formulários.

No editor de formulários é possível incluir um campo criado previamente  utilizar um campo existente ou criar um novo. Para incluir um campo clique no ícone de mais e selecione um campo existente ou clique em “Novo” e siga o procedimento abaixo:

1. No diálogo “Nova Propriedade” informe o nome e o tipo. Dependendo do tipo pode ser necessário o preenchimento de campos adicionais (no caso de um campo “Texto”, por exemplo, é possível informar uma listagem de possíveis valores).
2. Após configurar o novo campo clique em “Confirmar”. Desta forma o campo será incluído no formulário (veja o layout do formulário no fundo).

Ainda no editor de formulários pode ser necessário algum ajuste do controle que será utilizado para editar o campo. Para fazer este ajuste basta selecionar o controle no editor e preencher os campos que aparecem no diálogo a direita. Estes atributos a direita dependem do tipo de dado do campo ( um campo “Texto”, por exemplo, apresenta o atributo “Multilinha”).

Gateway Exclusivo

Um gateway é um elemento utilizado para marcar o desvio em um processo com base em uma informação ou simples resposta do usuário. O tipo mais comum é o “Gateway exclusivo” que possui um X dentro do elemento ou, em outras ferramentas, um fundo “vazado” sem ícone.

Quando a instância de processo passa por um gateway exclusivo ela toma apenas um dos caminhos de saída.  Por isto o nome “exclusivo“!

Outras formas comuns de desvios são:

• Gateway paralelo: neste caso o fluxo é dividido em vários fluxos que devem ser sincronizados no fim. Este sincronismo pode ser suprimido se todos convergirem para um finalizador genérico.
• Gateway inclusivo: neste caso o fluxo pode sofrer desdobramentos gerando vários fluxos. Ele difere do fluxo paralelo pois existe uma condição para cada fluxo de saída, enquanto no caso do paralelo necessariamente todas os fluxos de saída do gateway são acionados.

Para incluir um gateway utilize os mesmos procedimentos utilizados no iniciador e tarefas. Caso queira modificar o tipo de gateway basta utilizar o ícone de duas setas exibido quando selecionamos o elemento.

Passo 5 – Marque o fim do processo

Estamos quase lá! Agora precisamos adicionar um evento finalizador que pode ser genérico (sem ícone). Adicione este elemento usando um procedimento parecido com o que você usou para adicionar o iniciador ou tarefas.

Como boa prática é recomendado que você coloque no rótulo do evento um texto que descreve o estado final da instância do processo. Por exemplo: em um fluxo de contratação de empregado um bom rótulo para o finalizador seria “empregado contratado”.

Passo 6 – Revisão de elementos do BPMN e validação

Antes de prosseguir é importante que você assista o vídeo de categoria de elementos e valide se o que você utilizou na modelagem está coerente com aquilo determinado pela notação. É impossível automatizar um processo que não siga corretamente a notação.

>> OK vou assistir o vídeo. 

Após assistir o vídeo faça a validação do fluxo e resolva todas as pendências apontadas pela ferramenta.

1. Clique no ícone de carimbo localizado no topo da página.
2. Se estiver tudo OK aparecerá um imagem de sucesso.
3. Se existir algum erro de configuração ou pendência aparecerá uma mensagem de inconsistência. Clique no botão de detalhes e investigue cada um dos problemas.
4. Corrija os problemas e volte a testar com o passo 1.

Passo 7 – Testar o fluxo

O próximo passo é validar a execução do processo. Isto pode ser feito dentro do editor de processos antes de realizar a ativação/publicação. Veja como:

1. Selecione o iniciador do processo.
2. Clique com o botão direito do mouse e cliquem em “Testes” e depois “Iniciar novo item de trabalho” (para o HEFLO um “item de trabalho” é uma instância de processo).
3. No diálogo de execução do item de trabalho faça o preenchimento de campos e avance no fluxo. Teste todas as possibilidades de desvios e caminhos no seu fluxo. Esta etapa garantirá a qualidade do seu trabalho. 

Se você ainda estiver usando o plano Free então você terá até 50 itens de trabalho para realizar testes. Quando você atingir este limite pode ser necessário limpar a base e você consegue isto seguindo as instruções deste vídeo: Como remover itens de trabalho.

Passo 8 – Publicar a automatização do processo de negócio

Tá chegando a hora! O último passo é a publicação da automatização. Após esta publicação o processo ou a versão em edição estarão disponíveis no ambiente de execução de processos. Isto significa que:

• Se o processo tem um iniciador manual, então ele estará disponível nas interfaces de usuário, entre elas a página “Workspace”.
• Se o processo tem um iniciador por temporizador, então quando chegar a hora configurada no elemento a máquina de processos iniciará um item de trabalho automaticamente.
• Se o processo possui um iniciador por mensagem web service, então quando for recebida uma chamada vinda de um programa externo será iniciado um item de trabalho.
• E assim para todas as forma de início de processos…

Para publicar o processo na automatização siga os passos:

1. Acesse a aba de ações a direita no editor de processos.
2. Clique em “Publicar Automatização”.

Se estiver tudo OK seu processo será publicado!

Passo 9 – Criar instâncias do processo de negócio automatizado

Neste ponto se processo já está operacional. Para saber como funciona o “Workspace” do HEFLO assista o vídeo sobre execução de processos: Tutorial: Execução de um processo automatizado.

Como melhorar o processo publicado?

Imediatamente após a publicação do processo algumas partes do processo ficarão bloqueadas para edição. Isto ocorre pois a partir deste momento as pessoas estão atuando no processo e não podemos realizar mudanças diretamente nesta versão em produção. Mesmo assim ainda será possível realizar alguns ajustes como em papéis e formulários, porém caso você precise melhorar o processo siga o procedimento do tutorial sobre Controle de Versões de processos.