Neste artigo veremos como configurar um processo para criar, validar e enviar um envelope de documentos a ser assinado no DocuSign.

Usaremos o seguinte processo para demonstrar tais recursos:

Neste processo, o usuário, ao criar um novo item de trabalho, deve inserir os documentos desejados a um campo do tipo “Arquivo” da primeira tarefa. Na sequência, o sistema cria o  “envelope” contendo os documentos a serem assinados e permite ao usuário revisar o mesmo antes de enviá-lo para a DocuSign. O objetivo dessa etapa é permitir a atualização e validação do envelope antes de seu envio. Após a validação, o sistema envia o envelope e passa então a aguardar informações do DocuSign. Dependendo do “status” de retorno, a instância segue um dos possíveis fluxos de saída até a próxima tarefa, exibindo o documento e seu status no DocuSign.

Configurar a tarefa de criar o envelope.

O primeiro passo é configurar a tarefa que irá criar o envelope para o DocuSign. Para isso, deve-se definir o documento que será enviado, sua lista de destinatário(s) e personalizar a mensagem a ser enviada pelo DocuSign.

1. Selecione a tarefa a ser configurada.
2. Certifique-se de que a mesma seja do tipo “Enviar Mensagem”.
   Observação: A configuração de criar o envelope DocuSign só está habilitada para elementos do tipo “Tarefas”, não sendo possível utilizar um elemento do tipo “Evento” para a mesma.
3. Na aba de propriedades, escolha o conector “Assinatura do documento”.
4. Selecione a operação “Criar”.
5. Em “Conta”, escolha a conta DocuSign associada ao seu ambiente HEFLO.
   Para saber mais sobre como associar uma conta DocuSign ao seu ambiente HEFLO: Configurar a integração DocuSign.

Após selecionar uma conta válida, note o surgimento de dois novos botões:

• O botão “Desenvolvimento” permite configurar a criação e envio de envelopes em itens de trabalho teste. O botão “Desenvolvimento” está vinculado à conta de desenvolvedor DocuSign  associada a este ambiente.
• O botão “Produção” permite configurar a criação e envio de envelopes em itens de trabalho de produção, ou seja, assim que a automação do processo for publicada. O botão “Produção” está vinculado à conta DocuSign associada a este ambiente.

Para saber mais sobre as diferenças entre a conta DocuSign e conta de desenvolvedor DocuSign: Configurar a integração DocuSign.

Agora vamos configurar o envelope a ser criado.

1. Clique no botão “Desenvolvimento”.
2. Na aba “Envelope”,
   1. Dê um nome ao envelope.
   2. Na seção “Documentos”, selecione o campo “Arquivo” criado anteriormente.
   3. Na seção “Pasta de Armazenamento”, deve-se definir para qual pasta da sua conta DocuSign o documento será enviado. Caso não selecione nenhuma pasta, seu envelope será automaticamente armazenado na pasta de rascunhos.
      
      

       

3. A aba “Destinatários” permite configurar a lista de destinatários de seu envelope. Podemos adicionar novos destinatários clicando no botão “+” e definindo seu papel, dentre os disponíveis no DocuSign, nome e endereço de e-mail. Além disso, podemos definir uma ordem de envio – o que é útil se, por exemplo, você desejar que algum destinatário receba o documento a ser assinado antes ou depois de outros; um código de acesso ao documento e a possibilidade de se enviar mensagens privadas.
   
   
4. Na aba “Mensagem”, deve-se configurar o assunto e o corpo da mensagem que será enviada a todos os destinatários.

Finalmente, clique em confirmar para validar a configuração.

Configurar a tarefa de enviar o envelope.

Em sequência, temos um “Gateway Exclusivo” que permite ao usuário validar e/ou atualizar o documento antes de seu envio. Para configurar a atualização, devemos adicionar o campo “Arquivo ”, usado na primeira tarefa, ao formulário da tarefa “Atualizar envelope” – fluxo de atualização do documento.

Tal configuração permite atualizar o documento quantas vezes for necessário, antes de enviá-lo ao DocuSign.

Após a etapa de validação do documento, devemos configurar a tarefa de envio do envelope, para isso:

1. Selecione a tarefa a ser configurada.
2. Certifique-se de que a mesma seja do tipo “Enviar Mensagem”.
   Observação: A configuração de envio de envelope para o DocuSign só está habilitada para elementos do tipo “Tarefas”, não sendo possível utilizar um elemento do tipo “Evento” para a mesma.
3. Na aba de propriedades, escolha o conector “Assinatura do documento”.
4. Selecione a operação “Enviar”.
5. Na sequência, devemos clicar no ícone de corrente, localizado à direita de “Atividade de criação do envelope”, e selecionar a tarefa de criar o envelope, para que o sistema saiba a qual envelope esta tarefa está associada. Depois de selecionar a tarefa desejada, o nome da mesma passará a ser exibido abaixo do ícone de corrente. Aconselhamos que nomeie bem estas tarefas para que possa diferenciá-las no caso de se ter múltiplas tarefas de criar e enviar envelopes.

Configurar a tarefa de aguardar o envelope.

Iremos agora configurar a tarefa de aguardar o envelope.

1. Selecione a tarefa a ser configurada.
2. Certifique-se de que a mesma seja do tipo “Receber Mensagem”. Observação: Diferente do caso anterior, a configuração de recebimento de envelope do DocuSign está habilitada para elementos do tipo “Tarefa” e “Evento”.
3. Na aba de propriedades, escolha o conector “Assinatura do documento”.
4. Selecione a operação “Aguardar o envelope”.
5. Na seção “Campo de Situação do Envelope”, devemos selecionar um campo do processo que irá recuperar a informação de status do envelope no DocuSign. Este campo deve ser do tipo “Texto”. Assim que o envelope enviado tiver recebido a ação de todos os destinatários (no caso do(s) documento(s) contido(s) no envelope terem sido assinado(s)), ou de um dos destinatários (no caso de terem sido recusado(s)), este campo receberá o status do envelope. Note que existem três status possíveis: “completed”, “voided” and “declined”.
6. Na seção “Arquivo combinado final”, selecione o campo que irá receber o documento final contido no DocuSign. Este campo deve ser do tipo “Arquivo”.
7. Em seguida, clique no ícone de corrente, localizado à direita de “Atividade de envio do envelope”, e selecione a tarefa de criar e enviar o envelope, para que o sistema saiba a qual envelope esta tarefa está associada. Depois de selecionar a tarefa, o nome da mesma passará a ser exibido abaixo do ícone de corrente. Aconselhamos que nomeie bem estas tarefas para que possa diferenciá-las no caso de se ter múltiplas tarefas de criar e enviar envelopes.

Em nosso exemplo, queremos que o processo siga um fluxo de saída baseado no status do envelope enviado ao DocuSign. Para isso:

1. Selecione o elemento “Gateway exclusivo” e na guia de propriedades ative a opção “É automático”.
2. Deve-se, então, criar uma regra de negócio para cada fluxo de saída baseado nos diferentes status do “Campo de Situação do Envelope”. Observação: Independente do idioma utilizado em seu ambiente HEFLO, os status do DocuSign devem estar sempre em inglês:  “completed”, “voided” and “declined”.
3. Em cada uma das tarefas pós-ramificação, adicione um formulário contendo os campos associados aos elementos utilizados na configuração da tarefa de recebimento, isto é,  “Campo de Situação do Envelope” e “Arquivo combinado final”. O objetivo é exibir o status e o documento final contido no DocuSign.

Criar um item de trabalho teste.

Agora que concluímos a configuração, vamos realizar um simples teste para validar o processo.

Em um novo item de trabalho teste, adicione um documento ao campo “Arquivo” da primeira tarefa.

A tarefa de criar o envelope é automatizada, não sendo visualizada pelo usuário. Nessa configuração, o item de trabalho vai diretamente para a etapa de tomada de decisão, onde se determina se o documento precisa ser modificado.

Observação: Após a criação do envelope, é possível acessar o painel de informações do mesmo através da opção “Assinatura de Documento”, para isso:

1. Clique no botão de três pontos verticais, na parte superior direita do item de trabalho.
2. Selecione “Assinatura de Documento”.
3. Nessa seção, temos acesso às informações sobre o status do envelope, seu conteúdo, assim como as ações pendentes e/ou tomadas pelo(s) destinatário(s).
   

Devemos escolher o fluxo de atualização, seguindo para a tarefa de edição do documento.

Nessa etapa, adicione um documento adicional ao campo “Arquivo”, semelhante ao realizado na primeira tarefa, para anexá-lo ao documento existente. Caso deseje substituir o documento original, deve-se excluir o mesmo e carregar um novo documento no local.

Observação: Após a atualização do envelope, pode-se acessar seu histórico de modificações através da opção “Assinatura de Documento”, para isso:

1. Clique no botão de três pontos verticais, na parte superior direita do item de trabalho.
2. Selecione “Assinatura de Documento”.
3. Nessa seção, temos acesso às informações referentes às diferentes versões do envelope.

A tarefa de enviar o envelope é automatizada, não sendo visualizada pelo usuário. Nessa configuração, o item de trabalho vai diretamente para a tarefa de aguardar o envelope e permanece bloqueado até nova atualização. Após a criação e envio do envelope, o(s) destinatário(s) receberá(ão) um e-mail contendo o link para o documento no DocuSign, onde o destinatário deverá então seguir as instruções explicadas pela DocuSign para assinar ou recusar o documento. Finalizado o processo de assinatura, DocuSign retorna o status do envelope, permitindo à instância avançar automaticamente e escolher o correto fluxo de saída.

Podemos também acessar essas informações através da “Mostrar detalhes”, presente na  execução da tarefa de aguardar o envelope.

Devemos assinar o documento para prosseguir.

Após os destinatários do nosso exemplo assinarem o documento, o item de trabalho segue o fluxo de saída “concluído”. Podemos então encontrar o status do documento, assim como o documento assinado, na tarefa seguinte.

Configurar a opção “Produção” e publicar a automação do processo.

Uma vez validadas as configurações de teste, deve-se repetir o procedimento de configuração para a opção “Produção” da tarefa “Criar”. Aconselhamos você a usar um mesmo modelo de envelope em ambas as contas – sua conta DocuSign e conta de desenvolvedor DocuSign; facilitando assim a configuração.

Uma vez concluída a configuração, podemos verificar o processo através da função “Validar”, localizada na aba de “Ações”, e publicar automação do processo.