Em algumas situações, pode ser necessário excluir arquivos automaticamente ou anonimizar determinados dados após a conclusão de uma instância de processo. Esse recurso ajuda as empresas a atender requisitos de confidencialidade, políticas internas ou regulamentações como a LGPD e o GDPR.
Com o HEFLO, você pode definir um período de retenção de dados após a conclusão de uma instância e anonimizar automaticamente campos específicos ou excluir arquivos associados.
Como esse recurso funciona?
Esse recurso é baseado em três níveis de configuração:
- Ativação no nível do ambiente
- Autorização no nível do campo
- Configuração do período de retenção no formulário
Essa abordagem permite controlar com precisão quais campos podem ser anonimizados ou excluídos, mantendo flexibilidade entre diferentes processos e formulários.
1. Ativar a anonimização de dados e a exclusão de arquivos
Para começar:
- Acesse Gerenciar ambiente
- Abra a extensão Automação de processos de negócios
- Ative a opção: Ativar a anonimização de dados e a exclusão de arquivos
- Clique em Confirmar
Depois que esta etapa for concluída, o recurso estará disponível no seu ambiente.
2. Permitir anonimização para este campo
A anonimização deve ser ativada individualmente para cada campo desejado.
Você pode fazer essa configuração:
- pela lista de campos do ambiente
- ou diretamente em um formulário de processo
Para configurar um campo:
- Abra o formulário
- Selecione o campo desejado
- Clique em Editar
- Ative a opção Permitir anonimização
Após a ativação, novas opções serão exibidas para configurar o período de retenção dos dados.
3. Definir o período de retenção dos dados
Depois que a anonimização for habilitada para o campo, você poderá definir por quantos dias os dados devem ser mantidos após a conclusão da instância.
Também é possível criar uma regra de negócio para ativar ou desativar esse recurso com base em condições específicas.
Para saber mais sobre regras de negócio: Introdução a Regras de Negócio.
Você também pode realizar essa configuração em eventos do tipo mensagem (e-mail).
Após o período configurado expirar:
- dados textuais, numéricos, monetários e outros valores de campos serão anonimizados. Os valores numéricos passam a ter o valor “0” e as datas retornam a data de hoje.
- arquivos associados a esses campos serão automaticamente excluídos do ambiente.
- Os e-mails configurados com atraso serão removidos da guia “conversas”.
Informações adicionais:
Você pode forçar a anonimização de campos durante seus itens de teste. Para isso, clique em “Forçar anonimização” quando o item de teste for concluído. Você também pode cancelar essa ação clicando no botão “Desanonimizar” abaixo.
Níveis de configuração de segurança
Por motivos de segurança e flexibilidade, o HEFLO utiliza três níveis de validação:
| Nível | Descrição |
| Ambiente | Ativa o recurso globalmente |
| Campo | Permite anonimização para um campo específico |
| Formulário | Define o período de retenção dentro do formulário |
Isso permite, por exemplo, utilizar o mesmo campo em vários processos ou formulários, aplicando regras diferentes dependendo do contexto.
Casos de uso comuns
Esse recurso pode ser utilizado para:
- processos de RH com documentos pessoais
- processos de recrutamento com currículos e anexos
- formulários contendo dados sensíveis
- processos sujeitos à LGPD, GDPR ou políticas internas de retenção de dados