O HEFLO agora conta com um recurso que permite atribuir automaticamente o responsável por uma tarefa em um processo, por meio de inteligência artificial.
Essa funcionalidade possibilita a definição de regras de responsabilidade detalhadas e flexíveis, baseadas em indicadores, relatórios e documentos. A partir das suas instruções, a IA analisa as informações disponíveis e seleciona, de forma automática, a pessoa mais adequada dentro do grupo de usuários definido.
Como Criar uma Definição de Participante do Tipo “Inteligência Artificial”
- Abra o processo
Acesse o seu processo no editor de processos. - Selecione uma raia
Clique na raia desejada e abra o painel de propriedades.
- Adicione um participante de IA
- Vá até a seção Participante Executor.
- Clique no ícone “+” para adicionar uma nova definição de participante, ou clique em editar para modificar uma já existente.
- No campo Tipo, selecione Inteligência Artificial.
- Dê um nome ao participante.
- Associe um grupo de usuários
Selecione um grupo de usuários. Assim, a IA escolherá automaticamente a pessoa mais adequada dentro desse grupo.
Observação: Essa definição de participante suporta apenas grupos – usuários individuais não são permitidos. Além disso, é possível selecionar apenas um grupo por definição.
Defina Regras com um Prompt
Você pode personalizar a lógica da IA criando um prompt baseado nas informações que você digitar diretamente, anexar como documento ou incluir a partir de relatórios personalizados gerados no seu ambiente HEFLO. A seguir, apresentamos um exemplo que combina texto digitado com referências a campos de formulário.
Exemplo: vamos adicionar um campo chamado “Tipo” na primeira tarefa e definir as seguintes regras:
- Se a solicitação estiver relacionada a Marketing, a IA selecionará Mary Davis.
- Se a solicitação estiver relacionada a Financeiro, a IA selecionará Bill Evans.
- Se a solicitação estiver relacionada a Suprimentos, a IA selecionará John Williams.
👉 Exemplo de prompt:
Essas regras serão analisadas automaticamente para determinar a responsabilidade correta quando o item de trabalho for movido da Tarefa 1 para a Tarefa 2.
Usando Documentos como Referência
Além dos campos de texto, você pode adicionar anexos aos seus formulários por meio do campo “Arquivos” (como, por exemplo, documentos PDF com instruções ou informações complementares). A IA utilizará essas informações para definir automaticamente a responsabilidade adequada.
Utilizando um Relatório HEFLO
Por fim, você também pode combinar um prompt com um relatório gerado no HEFLO. Isso permite que a IA selecione o responsável com base em informações dinâmicas, como:
- o número de instâncias atualmente atribuídas a cada pessoa do grupo,
- prazos,
- ou outros critérios operacionais.
Principais Pontos
- Definição na seleção: A IA leva cerca de 10 segundos para atribuir um responsável. Aguarde esse tempo antes de continuar o fluxo da tarefa.
- Flexibilidade: combine prompt + anexos para refinar ainda mais suas regras de atribuição.
- Grupos de usuários: certifique-se de que seus grupos estejam devidamente configurados para que a IA tenha opções consistentes para escolher. Mais informações sobre grupos de usuários: Grupos.
Importante: Este recurso requer que você associe sua chave OpenAI ao seu ambiente HEFLO.
Para mais informações sobre como configurar sua chave OpenAI no HEFLO, consulte: Habilitar a funcionalidade de Inteligência Artificial com sua conta OpenAI.
Conclusão
Com esse novo recurso, você pode automatizar e otimizar de forma expressiva a lógica de atribuição de tarefas. A IA analisa seus prompts, documentos disponíveis e dados de negócio para selecionar a pessoa mais adequada dentro do grupo de usuários designado — garantindo uma distribuição de tarefas precisa, orientada por regras e alinhada ao contexto.