La documentation du processus est essentielle pour aider les acteurs de celui-ci à bien comprendre les différentes tâches et le processus dans son ensemble.
HEFLO vous permet de créer une documentation complète dans vos diagrammes, et cela à différents niveaux. En effet, vous pouvez documenter le processus, les piscines, les lignes d’eau et les différents éléments.
Vous avez la possibilité de formater le texte avec différents styles, inclure des tableaux, insérer des images, vidéos et différents liens.
Comment documenter un processus ?
Pour ajouter de la documentation au niveau du processus, allez dans «l’éditeur de processus», cliquez hors de la piscine du processus. Ensuite allez dans les « propriétés ».
Dans la section « documentation », double-cliquez dans le champ vide ou cliquez simplement sur le crayon.
Vous obtiendrez une boîte de dialogue qui porte le nom de votre processus.
Vous pouvez ajouter et formater du texte comme vous le souhaitez :
L’ajout de la documentation peut se faire à différents niveaux du processus. Pour choisir le niveau que vous souhaitez, il vous suffit de sélectionner l’élément ciblé et de suivre la même démarche vue précédemment.
Vous pouvez documenter les piscines, les lignes d’eau et les différents éléments BPMN.
En plus d’ajouter du texte, vous pouvez également créer des tableaux :
Vous pouvez aussi insérer des images :
Vous pouvez également ajouter des liens pour des vidéos :
Vous pouvez aussi insérer des liens :
Cliquez ensuite sur « confirmer » lorsque vous avez terminé de documenter votre processus, piscine, ligne d’eau ou élément.
Vous pouvez trouver ici un aperçu de la documentation associée au niveau du processus sur lequel vous êtes :
En plus de ce type de documentation, vous avez la possibilité d’associer des pièces jointes à différents niveaux du processus. Pour en savoir plus sur comment ajouter des pièces jointes: Joindre des fichiers à des diagrammes BPMN.
Où trouver la documentation ?
La documentation du processus et des différents éléments sera disponible après la publication de la documentation de votre processus dans le portail de processus: Comment publier un processus métier sur le Portail.
Le portail de processus donne accès à une liste des processus publiés, la quantité de processus disponible dépend du rôle de l’utilisateur connecté.
Pour en savoir plus sur les rôles utilisateurs : Les rôles sur HEFLO.
Dans cette liste vous pouvez voir un aperçu de la documentation au niveau du processus :
L’ensemble des informations sera également visible dans la documentation du processus publié :
Vous retrouverez également la documentation de chaque niveau du processus :
Le portail de processus permet à vos utilisateurs de télécharger la documentation complète des processus. Vous avez la possibilité de restreindre cette fonctionnalité. Pour en savoir plus sur la configuration des rôles utilisateurs: Les rôles sur HEFLO.
Pour la télécharger, cliquez sur le bouton «télécharger la documentation».
Vous téléchargez alors un fichier PDF contenant l’ensemble des informations et documentations du processus.
HEFLO suit les règles de la notation BPMN 2.0, par conséquent les tâches et autres éléments sont ordonnés de gauche à droite et dans un deuxième temps de haut en bas.