L’amélioration des processus est une étape importante pour donner des informations à jour à l’ensemble des collaborateurs. 

Lorsque la documentation ou l’automatisation d’un processus est publiée, il n’est plus possible de faire des modifications. Pour en savoir plus sur la publication de processus : Comment publier un processus métier sur le Portail.

HEFLO donne la possibilité de créer une nouvelle version du processus concerné pour apporter des modifications tout en gardant l’historique. 

Le contrôle de version a pour objectif d’avoir un historique du cycle d’amélioration.

Pourquoi utiliser des versions de processus ?

Comme expliqué précédemment, une fois qu´un processus a été publié, celui-ci n’est plus modifiable. En effet HEFLO ne permet pas à l’analyste de processus d’apporter des modifications majeures (suppression ou ajout de tâches, de formulaires et de champs, modification des libellés des éléments BPMN etc…) Cela a pour objectif de donner des informations fiables aux utilisateurs qui utilisent déjà ce processus. 

L’analyste de processus va alors créer une nouvelle version du processus concerné pour apporter des évolutions à celui-ci. Pendant qu’il apporte ces modifications, la version initiale du processus, celle qui a été publiée, reste disponible pour les utilisateurs concernés. 

Quand l’analyste de processus publiera la documentation ou l’automatisation de la nouvelle version, celle-ci remplacera alors la version du processus qui était publiée et disponible pour les utilisateurs.

Les utilisateurs qui consultent la documentation sur le portail ont accès à l’information concernant la version du processus publié :

Si le processus est également automatisé, Ils ont alors aussi accès à cette information lorsqu’ils créent ou exécutent des éléments de travail de ce processus :

L’analyste de processus peut créer plusieurs versions d’un même processus.

Comment créer une autre version du processus ?

Pour créer une nouvelle version du processus, allez dans l’éditeur de processus, cliquez sur “actions” :

Puis cliquez sur « créer une nouvelle version ».

Un message indiquera que la nouvelle version a été créée avec succès.

Comment trouver les versions d’un processus ?

Il existe 2 méthodes pour accéder aux versions du processus.

Méthode 1 :

Dans l’éditeur de processus cliquez sur “propriétés” sans sélectionner aucun élément pour accéder aux propriétés du processus :

Dans la section « version » cliquez sur la flèche qui va vers la gauche pour passer à la version précédente du processus, et cliquez sur celle qui va vers la droite pour passer à la version suivante. 

Vous avez également la possibilité de cliquer sur cette flèche pour avoir l’ensemble des versions disponibles de ce processus :

Vous pouvez alors cliquer sur le numéro de la version souhaitée pour y accéder.

Méthode 2 :

Dans l’éditeur de processus, cliquez sur l’icône en forme de dossier :

Vous obtiendrez une boîte de dialogue contenant tous les processus créés jusqu’à présent.

Pour choisir une version d’un de ces processus, cliquez tout d’abord sur le processus concerné. Cliquez ensuite sur l’icône en bas à droite en forme d’horloge pour avoir accès à la liste des versions :

Sélectionnez la version qui vous intéresse et cliquez sur « ok ».

Comment comparer les versions d’un processus? 

HEFLO permet à l’analyste de processus de comparer deux versions d’un processus. 

L’objectif est de trouver rapidement les évolutions du processus.

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité: Différence entre diagrammes.