Il existe plusieurs fonctionnalités pour transmettre des informations aux utilisateurs qui agissent dans l’exécution des processus.

Envoyer automatiquement des e-mails personnalisés

Vous pouvez envoyer automatiquement des messages pré-configurés à vos utilisateurs pour leur transmettre une information adaptée à votre besoin. Il est conseillé d’utiliser cette méthode pour la transmission d’informations importantes ou pour informer des utilisateurs qui n’accèdent pas fréquemment HEFLO. L’objectif est d’éviter de surcharger la boîte mail du destinataire.

Pour en savoir plus sur comment configurer l’envoi automatique de message : Envoyer des e-mails.
Pour en savoir plus sur comment configurer un modèle de message : Création de modèles d’e-mails et de pièces jointes.

Envoyer automatiquement des e-mails pour informer de l’état d’avancement d’un élément de travail

Vous pouvez informer automatiquement par e-mail le demandeur d’un élément de travail de l’avancement de sa demande. 

Pour en savoir plus sur comment effectuer cette configuration : Informer le demandeur d’un élément de travail de l’avancée de sa demande.

Envoyer automatiquement une notification

Vous pouvez alerter directement vos différents utilisateurs via le système de notification. Le destinataire recevra alors une notification directement sur cet environnement. Cette notification sera visible sur l’icône de cloche. Cette méthode est conseillée pour transmettre des informations aux utilisateurs qui accèdent régulièrement HEFLO.

Il existe 2 méthodes pour configurer des notifications.

Méthode 1 : Créer une notification pour transmettre une information personnalisée.

La configuration de notifications personnalisées suit la même logique que celle des envois automatiques d’e-mails.

Pour en savoir plus sur comment configurer l’envoi automatique de message : Envoyer des e-mails.

Attention : Il y a 2 différences concernant cette configuration : 

• Vous devez sélectionner « notification » dans la section « connecteur ».
• Il n’y a pas la possibilité d’envoyer une « copie carbone ». Cette option est réservée pour les envois d’e-mails.

La création de modèle de notification suit également la même logique que celle des modèles d’e-mails.

Pour en savoir plus sur comment configurer un modèle de message : Création de modèles d’e-mails et de pièces jointes.

Attention : Il y a 2 différences concernant cette configuration : 

• La mise en forme du message est limitée, le changement de police, taille, couleur et la création de tableau ne sont pas prises en compte.
• Il n’est pas possible d’ajouter des pièces jointes.

Méthode 2 : Créer une notification standard pour informer un utilisateur qu’un élément de travail est sous sa responsabilité.

L’objectif est d’informer un utilisateur qu’un élément de travail est désormais sous sa responsabilité. Cette notification utilise un message standardisé.

Pour en savoir plus sur ce type de configuration : Envoyer une notification à la personne responsable d’un élément de travail.