Vous pouvez suivre le statut des signatures d’enveloppe à l’aide de deux widgets : « Articles récents » et « Compteur ».
Le widget Articles récents
Le widget articles récents affichera les dernières enveloppes modifiées des éléments de travail de production. Pour configurer ce widget :
- Créez ou ouvrez la page dans laquelle vous souhaitez ajouter ce widget et suivez les étapes de création des widgets. Pour en savoir plus sur les widgets : Tutoriel : Comment créer un tableau de bord de gestion.
- Dans la liste des widgets, choisissez « Articles récents ».
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour configurer le widget.
- Dans le champ « Consultation », choisissez « Signatures récemment modifiées ».
- Vous pouvez restreindre les processus concernés en choisissant un ou plusieurs processus dans le champ « Processus ». Si vous laissez le champ vide, le widget affichera alors les modifications les plus récentes des enveloppes de tous les processus de votre environnement.
- Dans le champ « Responsabilité », choisissez quelles données seront affichées pour chaque utilisateur connecté.
- Le champ « Nombre maximum d’articles » est l’endroit où vous définissez le nombre d’enveloppes créées ou envoyées affichées dans le widget.
Par exemple, si vous mettez « 10 », ce widget affichera alors les 10 enveloppes les plus récemment modifiées, en plus des autres options sélectionnées.
- L’activation de l’option « Inclure les destinataires » permet d’afficher qui a « refusé » ou « signé » (terminé) les documents.
- Vous pouvez mettre un titre à ce widget dans l’onglet « Apparence ».
- Cliquez sur confirmer pour valider la création du widget.
Celui-ci affiche les enveloppes avec leur statut en fonction de la configuration définie. Les enveloppes sont affichées de la plus au moins récemment modifiée. Les statuts des enveloppes sont : « En attente », « annulé », « refusé » et « terminé ».
Pour en savoir plus sur les statuts des enveloppes : DocuSign dans HEFLO.
Le widget Compteur
Le widget compteur comptera toutes les enveloppes ouvertes des éléments de travail de production. Pour configurer ce widget avec ces informations :
- Créez ou ouvrez la page dans laquelle vous souhaitez ajouter ce widget et suivez les étapes de création des widgets. Pour en savoir plus sur les widgets : Tutoriel : Comment créer un tableau de bord de gestion.
- Dans la liste des widgets, choisissez « Compteur ».
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour configurer le widget.
- Cliquez sur « Nouveau » pour ajouter une ligne au compteur.
- Dans la fenêtre « Modifier le Compteur », sélectionnez « Documents en attente de signature » dans le champ « Consultation ».
- Vous pouvez restreindre les processus concernés en choisissant un ou plusieurs processus dans le champ « Processus ». Si vous laissez le champ vide, le compteur affichera alors le nombre de toutes les enveloppes ouvertes pour tous les processus de votre environnement.
- Dans le champ « Responsabilité », choisissez quelles données seront affichées pour chaque utilisateur connecté.
- Vous pouvez restreindre les éléments de travail concernés en fonction de leur délai en choisissant une option dans le champ « Délai ».
- Mettez le nom de la ligne du compteur dans le champ « Étiqueter ».
- Cliquez sur confirmer pour valider la création de cette ligne du compteur.
- Répétez ces étapes à partir du point 4 pour ajouter les différentes lignes du compteur.
- Vous pouvez mettre un titre à ce widget dans l’onglet « Apparence ».
- Cliquez sur confirmer pour valider la création du widget.
Lorsque vous cliquez sur le numéro affiché par le compteur, une liste d’enveloppes ouvertes sera affichée avec un tri décroissant.
La liste affichera des informations sur les enveloppes ouvertes, notamment le nom de l’enveloppe, sa date de début, le nom de la tâche et le numéro de l’instance qui ont créé l’enveloppe.
Il y a également des informations sur le(s) destinataire(s) :
- Leur rôle
- Leur nom
- Leur adresse e-mail
- Le statut de l’enveloppe pour chaque destinataire. Les statuts de l’enveloppe dans ce cas sont : En attente, et envoyé . Si l’enveloppe a été annulée ou refusée, elle ne sera plus comptabilisée dans le compteur et sera automatiquement supprimée de cette liste.
Pour en savoir plus sur les destinataires et comment les ajouter : DocuSign dans HEFLO.
Veuillez noter que le compteur affiche uniquement les enveloppes des éléments de travail ouverts.