HEFLO donne la possibilité aux analystes de processus de publier et partager la documentation des processus BPMN sur un portail collaboratif.
Ce portail donnera alors la possibilité aux autres utilisateurs de l’environnement d’accéder à la documentation du processus publié.
En plus de cette fonction, le portail permet aux utilisateurs d’interagir pour poser des questions ou proposer des améliorations concernant les processus.
Les analystes de processus pourront alors améliorer les processus concernés. L’objectif est de permettre aux utilisateurs d’avoir accès à la documentation à jour des différents processus.
Publier la documentation processus :
Avant de publier un processus BPMN sur le portail, il faut d’abord le modéliser. Pour en savoir plus sur la modélisation BPMN 2.0, nous vous invitons à découvrir notre Académie : HEFLO académie.
La formation sur la modélisation BPMN 2.0 vous permettra d’utiliser correctement les éléments BPMN. Voici un exemple de cours disponible dans la formation : Modélisation des processus métier avec BPMN 2.0.
Plusieurs autres fonctionnalités sont disponibles dans l’éditeur de processus de HEFLO pour améliorer la modélisation et documentation de votre processus :
- Vous pouvez documenter votre processus à différents niveaux. Pour en savoir plus : Documentation de processus BPMN.
- Vous pouvez ajouter des pièces jointes à différents niveaux de votre processus. Pour en savoir plus: Joindre des fichiers à des diagrammes BPMN .
- Il est possible d’associer un processus à une catégorie. Pour en savoir plus : Organisation des processus métiers à l’aide de catégories.
- Vous avez la possibilité de choisir un propriétaire de processus. Pour en savoir plus : Fonctions du Propriétaire du Processus .
Après avoir modélisé votre processus, vous pouvez publier la documentation de celui-ci dans le portail de processus.
Pour cela, allez dans l’éditeur de processus, cliquez sur « Actions » puis sur « Publier la documentation » :
Vous obtiendrez une boîte de dialogue vous offrant deux choix :
Choix 1 : « Seulement publier le processus ».
En choisissant cette option, la documentation de ce processus sera publiée dans le portail sans qu’aucun utilisateur n’en soit informé.
Si vous avez désigné un propriétaire de processus, celui-ci recevra un email et une notification pour le prévenir qu’un processus est attente d’une validation de sa part afin d’être publié.
Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de propriétaire de processus : Fonctions du Propriétaire du Processus .
Choix 2 : « Envoi de notification de publication de processus ».
En choisissant cette deuxième option, vous avez la possibilité de configurer et d’envoyer un email à une liste d’utilisateurs de votre environnement. Vous pouvez personnaliser cette liste pour notifier uniquement les personnes concernées.
Une fois la documentation du processus publiée, l’analyste de processus verra apparaître ce message dans l’éditeur de processus :
Si un propriétaire de processus a été choisi pour le processus concerné, alors l’analyste de processus verra ce message :
Une fois publiée, la documentation du processus est maintenant visible pour les autres utilisateurs qui ont accès au portail de processus :
Pour en savoir plus sur les rôles utilisateurs dans HEFLO : Les rôles sur HEFLO
L’utilisateur peut alors avoir accès à la documentation du processus qui vient d’être publié par l’analyste de processus.
En fonction de la configuration du rôle de l’utilisateur connecté, il a accès à une liste de processus publiés :
Si un paysage de processus a été défini comme page d’accueil, l’utilisateur pourra alors naviguer à travers la documentation des processus à partir de ce paysage de processus:
Pour en savoir plus sur les paysages de processus : Diagrammes de Chaîne de Valeur
Améliorer les processus :
Les utilisateurs qui ont accès aux processus publiés sur le portail peuvent commenter et apporter des suggestions d’améliorations. Ces commentaires seront visibles dans la documentation du processus concerné pour l’ensemble des utilisateurs qui en ont l’accès :
Ils seront également visibles dans l’éditeur de processus pour les différents analystes de processus.
L’analyste de processus peut alors répondre à ce commentaire et démarrer une conversation. Il peut également archiver les commentaires s’il le souhaite : Archiver les commentaires.
Il n’est pas possible de modifier la version du processus qui est actuellement publiée dans le portail de documentation, ou en automatisation.
Il y a un message dans l’éditeur de processus qui indique que ces modifications ne sont pas possibles :
L’objectif est d’assurer le partage d’informations fiables avec vos utilisateurs, et d’éviter des modifications sur une documentation qui est déjà disponible pour vos utilisateurs.
Il existe deux méthodes pour améliorer et apporter des modifications sur un processus BPMN :
Sans garder l’historique: Cette méthode est souvent utilisée pour corriger une erreur de modélisation, ou apporter une amélioration mineure.
Vous devez d’abord “désactiver le portail”, vous trouverez cette option dans « actions » :
À partir de ce moment-là, vous pourrez éditer le processus et apporter les modifications souhaitées.
Lorsque vous aurez terminé, vous pourrez de nouveau cliquer sur « publier documentation » pour rendre disponible la documentation de ce processus dans le portail comme vu précédemment.
En gardant l’historique: Cette méthode est utilisée pour apporter des améliorations majeures concernant votre processus.
Il est alors important d’avoir l’historique de ces changements pour pouvoir analyser l’évolution du processus.
Vous devez “créer une nouvelle version”, vous trouverez cette option dans « actions » :
À partir de ce moment-là, une nouvelle version du processus sera créée et vous pourrez alors apporter les modifications souhaitées :
L’analyste de processus peut alors naviguer à travers les versions, et apporter des modifications sur la nouvelle version. L’ancienne version permet de garder l’historique de la modélisation et de la documentation. Pour en savoir plus sur les versions de processus :Cycle d’amélioration et contrôle de version.
L’analyste de processus pourra également comparer les différentes versions d’un même processus pour analyser les évolutions :
Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité : Différence entre les diagrammes
Une fois les modifications terminées, l’analyste de processus pourra alors publiée la documentation de cette nouvelle version :
Il n’y a qu’une version d’un processus qui peut être publiée. Cela concerne à la fois la documentation de processus et l’automatisation de processus.
Lorsque l’analyste de processus publiera la documentation de la nouvelle version, celle-ci remplacera alors la documentation de la version précédente.
Si ce processus BPMN est lié à un paysage de processus, il faudra veiller à ce que l’association entre l’élément du paysage de processus et ce processus BPMN soit faite sur la version souhaitée. Pour en savoir plus sur les paysages de processus : Diagrammes de Chaîne de Valeur.