Profils d’accès, inviter des utilisateurs et modifier des profils

Un profil d’accès définit les autorisations de page et d’action dont dispose l’utilisateur configuré dans ce profil.

Par défaut, HEFLO a trois types de profils d’accès natifs : « Administrateur », « Utilisateur » et « Portail uniquement ». Dans cet article, nous expliquerons la différence entre les profils par défaut, nous montrerons comment inviter de nouveaux utilisateurs à accéder à votre environnement et, finalement, comment modifier un profil précédemment attribué.

Menus par profil d’accès

L’une des principales différences entre ces profils par défaut est l’autorisation de modifier les processus. En outre, des pages supplémentaires ne sont disponibles que pour le profil « Administrateur ».

Vous pouvez voir ci-dessous un menu typique disponible pour un utilisateur ayant le profil « Administrateur » :

Vous trouverez ci-dessous le menu disponible pour un utilisateur ayant le profil « Utilisateur » :

 

Et ci-dessous se trouve le menu disponible pour un utilisateur avec le profil « Portail uniquement ». Important : les personnes ayant uniquement ce profil n’ont besoin d’aucune licence pour accéder au portail de processus.

HEFLO permet aux utilisateurs du plan Professionnel de créer des profils personnalisés. Voir plus dans : Configuration de l’autorisation pour les pages et les processus.

Inviter un nouvel utilisateur

Afin de permettre à un nouvel utilisateur d’accéder à votre environnement, vous devez envoyer une invitation via l’onglet de Gestion de l’environnement. Pour ce faire, cliquez sur le sélecteur de processus, situé dans le coin supérieur droit, puis sur « Gérer environnement ». Cette opération ne peut être effectuée que par un utilisateur ayant un profil « Administrateur ».

Sur l’écran de « Gestion de l’environnement », dans la zone « Utilisateurs actuels ayant accès à cet environnement », cliquez sur « Inviter des utilisateurs ».

Avant d’envoyer l’invitation, il est très important d’analyser le meilleur profil d’accès pour ce nouvel utilisateur, puis de le définir dans le champ « Rôle » de la fenêtre « Inviter des utilisateurs », qui sera affichée.

Entrez les adresses e-mail de nouveaux utilisateurs de ce profil, puis cliquez sur « Envoyer une invitation ».

Les destinataires recevront un e-mail avec le lien pour s’inscrire et auront automatiquement accès à votre environnement avec le profil défini.

Modification du profil d’un utilisateur existant

Si vous souhaitez modifier le profil d’un utilisateur et cet utilisateur a déjà accès à votre environnement, vous devez faire défiler l’écran « Gérer l’environnement » jusqu’à la zone « Liste des rôles », puis cliquer sur « Gérer les autorisations ».

Dans la nouvelle page, cliquez sur le bouton « Modifier », doté d’une icône représentant un crayon, sur le profil.

Dans la fenêtre qui s’ouvrira, ajoutez ou supprimez des utilisateurs du profil.


Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur le « x » situé dans la ligne avec le nom de la personne.

Après avoir effectué les ajustements nécessaires, cliquez sur « Confirmer ».

Important : pour que les mises à jour prennent effet, l’utilisateur dont le profil a été modifié peut devoir se déconnecter de HEFLO, puis se reconnecter.

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