HEFLO vous permet de mettre à niveau la version de processus d’un élément de travail. Cette action permet à l’élément de travail de suivre le flux de travail de la dernière version publiée.
HEFLO annulera alors l’élément de travail et ses sous tokens pour revenir à la première tâche du processus de la dernière version publiée.
Cette fonctionnalité sauvegarde les informations remplies dans l’élément de travail de l’ancienne version et les met à disposition dans la nouvelle version même si les champs correspondants ne sont pas associés aux mêmes tâches du processus.
De plus, après la mise à niveau de la version, l’élément de travail gardera les différents éléments annexés dans l’onglet « Fichiers », ainsi que les messages et e-mails qui sont présents dans l’onglet « Conversation ».
Comment mettre à niveau la version de processus d’un élément de travail ?
- Choisissez l’élément de travail que vous souhaitez mettre à niveau.
- Cliquez sur les “trois points” en haut à droite de l’élément de travail.
- Cliquez sur “Mettre à niveau la version”.
À partir de ce moment-là, l’élément de travail reviendra à la première tâche de la version publiée, et cela même si l’élément de travail était au niveau d’une tâche ultérieure à la première. HEFLO remplira automatiquement les champs du formulaire de la première tâche avec les informations qui ont déjà été associées à cet élément de travail même si cela correspondait à une autre tâche dans la version antérieure.
Lorsque l’élément de travail continuera de suivre le flux de travail, les champs de formulaires correspondants aux informations fournies de l’ancienne version seront automatiquement remplis.
Attention : Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour le token principal d’un élément de travail. Si votre élément de travail est divisé en plusieurs sous tokens (par exemple dans le cas d’un branchement inclusif ou parallèle) alors vous devrez attendre la synchronisation des sous tokens pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Comment mettre à niveau la version de processus de plusieurs éléments de travail ?
- Allez dans la liste des tâches dans votre espace de travail.
- Activez la sélection multiple si celle-ci n’est pas activée.
- Sélectionnez les éléments de travail souhaités.
- Cliquez sur cette icône :
Comment donner accès à cette fonctionnalité à un rôle spécifique ?
Une nouvelle option est disponible lors de l’attribution de fonctionnalités par processus. Cette option autorise l’utilisateur à mettre à niveau la version du processus de l’élément de travail, elle donne également la possibilité d’utiliser la fonctionnalité : « Changer de processus ». Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité : Changer le processus d’un élément de travail.
Pour en savoir plus sur comment créer ou mettre à jour un rôle utilisateur : Les rôles sur HEFLO.