La documentation de processus peut nécessiter l’ajout d’éléments comme un fichier PDF, des images, ou autres types de documents.
Sur HEFLO, vous pouvez joindre des fichiers à vos processus ainsi qu’à des éléments de processus, et permettre à vos collaborateurs de les voir et de les télécharger.
Comment joindre des fichiers à votre processus ?
Au niveau du processus :
Dans l’éditeur de processus, cliquez hors de la piscine, puis sur le bouton : « pièces jointes » à droite de votre écran :
HEFLO vous donne alors la possibilité d’ajouter une pièce jointe au niveau du processus. Cliquez ici pour ajouter le fichier souhaité :
Lorsque vous cliquez sur ce fichier, vous avez alors la possibilité de le télécharger, de le supprimer ou de l’ouvrir dans un autre onglet :
Pour information, il n’est pas possible de supprimer une pièce jointe lorsque le processus a été publié.
Au niveau d’un élément :
Comme mentionné précédemment, vous pouvez également ajouter des fichiers, documents, sur chaque élément de votre processus.
Dans l’éditeur de processus, faites un clic droit sur l’élément concerné, puis cliquez sur « Pièces jointes » :
Ou cliquez simplement sur cet élément, puis cliquez sur le bouton : « pièces jointes » à droite de votre écran comme indiqué précédemment.
Cette fois, vous obtiendrez une fenêtre avec deux champs, un pour l’ajout de pièces jointes au niveau du processus, et l’autre pour l’ajout de pièces jointes au niveau de l’élément sélectionné.
Si vous avez déjà joint un fichier à votre processus, vous le trouverez alors sur cet onglet, comme montré ci-dessous :
Les fichiers joints seront enregistrés dans le cloud. Ils seront visibles et téléchargeables dans la documentation du portail de processus :
Ces documents seront également visibles et téléchargeables dans la documentation PDF :
Vous trouverez sur la partie documentation du processus, les documents et fichiers joints au niveau du processus. Vous trouverez également sur la partie documentation d’un élément, les documents et fichiers joints au niveau de cet élément.
Sur HEFLO, il est possible de limiter l’accès à ces pièces jointes en fonction du rôle de l’utilisateur connecté. Pour en savoir plus sur ce type de configuration : Les rôles sur HEFLO.