Vous pouvez ajouter des informations personnalisées pour vos processus et leurs tâches grâce à des formulaires, et afficher celles-ci dans la documentation disponible dans le portail collaboratif ainsi que dans la documentation exportée au format PDF.
Suivez ces étapes pour configurer ces formulaires :
- Allez dans l’éditeur de processus.
- Cliquez sur l’icône de « Mode de visualisation », puis sur « Diagrammes ».
3. Cliquez sur l’icône en forme de clé anglaise et de tournevis 
.
- Dans l’onglet « Processus », vous pouvez définir un formulaire pour les processus de type BPMN et un autre pour ceux de type « Paysage de processus ». Pour en savoir plus, consultez le lien : Champs supplémentaires.
Dans l’onglet « Tâches », vous pouvez créer un ou plusieurs formulaires. Pour en savoir plus sur la création de formulaires, consultez le lien : Création de formulaires.
5.Pour chaque formulaire, choisissez si vous souhaitez afficher les informations dans le portail. Si vous souhaitez les afficher, sélectionnez « On » pour l’option « Visible sur le portail ». Vous pouvez également décider de restreindre l’affichage de certains champs, même si cette option est activée. Pour ce faire, cliquez sur le champ concerné et, dans l’option « Visible sur le portail », sélectionnez « Ne jamais afficher ». En ce qui concerne l’export PDF, le système suivra la logique d’affichage configurée dans le modèle de documentation sélectionné. Pour en savoir plus sur la création de modèles de documentation, consultez le lien : Créer un modèle de documentation.
Une fois les formulaires créés, vous pouvez fournir des informations au niveau du processus et de ses tâches :
- Accédez à l’éditeur de processus et choisissez le processus souhaité.
- Allez dans l’onglet « Propriétés », cliquez sur « Champs extra » et remplissez les informations du processus.
- Pour les tâches, sélectionnez celle que vous souhaitez, allez dans les « Propriétés », cliquez sur le formulaire souhaité et remplissez les informations de la tâche.
À partir de ce moment-là, et en fonction des règles associées aux formulaires, ces informations seront affichées dans la documentation du processus dans le portail collaboratif et dans la documentation PDF (selon les règles associées au modèle de documentation sélectionné).
