HEFLO vous permet de créer des groupes qui fonctionnent comme des boîtes partagées, ce qui signifie que toutes les personnes impliquées voient les éléments de travail partagés et peuvent en assumer la responsabilité. Vous pouvez également configurer ce groupe en tant que responsable d’une tâche ou d’une ligne d’eau de processus.
Création de groupes dans l’Espace de travail
Il est nécessaire d’avoir un profil d’Administrateur pour effectuer les actions suivantes.
Nous allons vous montrer comment créer un groupe via l’Espace de travail. Accédez à l’écran de votre Espace de travail.
Cliquez sur « Gérer les groupes » dans le menu du haut à droite de votre écran.
Dans la fenêtre qui apparaîtra, cliquez sur l’icône + pour ajouter un nouveau groupe.
Saisissez un nom pour le groupe, déterminez s’il est obligatoire d’assumer la responsabilité en tous les éléments qui lui sont transférés, sélectionnez les personnes et cliquez sur « Ajouter » pour les définir en tant que membres du groupe.
L’étoile pleine ou vide définit si cette personne est seulement un membre (vide) ou si elle sera un administrateur (pleine) de ce groupe. Cliquez sur « Enregistrer » pour finir la création de votre nouveau groupe. Remarque : seulement les administrateurs peuvent modifier les appartenances à un groupe.
Votre nouveau groupe est maintenant créé. Remarque : pour supprimer un membre, sélectionnez-le simplement et cliquez sur « Supprimer ».
Filtrage des éléments de travail de groupe dans l’Espace de travail
Lorsque vous êtes dans un groupe, vous avez de nouvelles options dans le filtre de Responsabilité dans l’Espace de travail.
Configurer un groupe en tant que responsable
Sélectionnez la tâche ou la ligne d’eau souhaitée, puis dans l’onglet Propriétés cliquez sur + pour ajouter un nouveau responsable.
Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez créer un nouveau groupe en cliquant sur 
« Créer un nouveau groupe », mais, dans notre exemple, nous allons simplement configurer un responsable en fonction du groupe que nous avons déjà créé via l’Espace de travail.
Entrez le « Nom » du responsable, sélectionnez dans la liste le groupe que nous avons créé et cliquez sur « Confirmer ».
Une fois cela fait, notre nouveau rôle sera configuré pour la tâche ou la ligne d’eau sélectionnée. Ainsi, lorsqu’un élément de travail parvient à ce Responsable, toutes les personnes de ce groupe peuvent le voir et en prendre la responsabilité.
Groupes de départements
Lors de la création d’un nouveau département, HEFLO crée automatiquement un groupe pour ce département. Pour créer un nouveau département, allez au menu principal en haut à gauche et, dans « Espace de travail », cliquez sur « Départment ».
Sur l’écran qui s’ouvre, cliquez sur 
pour ajouter un nouveau département.
Remplissez les champs du département et cliquez sur « Confirmer ».
Votre nouveau département est maintenant créé. Pour le modifier, simplement double-cliquez sur l’enregistrement.
Important : accédez à l’écran de votre Espace de travail et cliquez sur « Gérer les groupes ». Vous remarquerez que le groupe du département créé n’apparaît pas automatiquement. En effet, ses données ne peuvent pas être modifiées car il est chargé avec des personnes du département correspondant.
Cependant, lorsque vous accédez à l’éditeur de processus et sélectionnez une tâche ou une ligne d’eau pour modifier le responsable, vous remarquerez qu’il existe un groupe « Département comercial » et vous pouvez créer un responsable basé sur celui-ci.