HEFLO permet de créer des rapports personnalisés et de les envoyer automatiquement par e-mail lors de l’exécution des éléments de travail.
Ces rapports peuvent être joints à n’importe quel modèle d’e-mail. Vous pouvez les utiliser avec un événement d’envoi de message qui a un connecteur de type : e-mail. Ainsi, chaque fois que vous utilisez ce modèle et exécutez un élément de travail, HEFLO enverra un e-mail contenant des rapports personnalisés.
Votre destinataire recevra l’e-mail et le(s) rapport(s) sous forme de pièces jointes en format pdf.
Comment créer des rapports personnalisés ?
- Dans l’éditeur de processus, cliquez sur l’icône : « mode de visualisation » et cliquez ensuite sur « rapports ».
- Cliquez sur l’icône « + » au-dessus de la liste pour créer un nouveau rapport.
- Ajoutez un nom à votre rapport.
- Cliquez sur l’icône « ouvrir l’éditeur de rapports » pour personnaliser et paramétrer le rapport.
- Vous pouvez ajouter des paramètres de type : string, nombre, booléen ou guid.
- Disposez les paramètres sur la page du rapport comme vous le souhaitez.
- Vous pouvez améliorer la mise en forme du rapport.
- Vous avez la possibilité de prévisualiser votre rapport avant de l’envoyer.
- À la fin de la personnalisation, enregistrez le rapport.
Vous trouverez la liste des rapports déjà créés sur la page : « Rapports ». Vous pouvez les modifier et les personnaliser.
Comment joindre des rapports créés à un e-mail ?
- Dans le « mode de visualisation », cliquez sur « Modèle de Message ».
- Choisissez le modèle souhaité ou créez un nouveau en cliquant sur l’icône « + ».
- Cliquez sur le bouton « pièce jointe » en bas de la boîte de dialogue.
- Faites défiler vers le bas, et dans la section des modèles, cliquez sur le bouton « + ».
- Cliquez sur le bouton « rapport ».
- Choisissez le nom qui sera donné à cette pièce jointe.
- Sélectionnez le rapport souhaité.
HEFLO affichera alors les différents paramètres du rapport. Vous avez la possibilité de faire correspondre les champs de vos formulaires ainsi que les propriétés d’un élément de travail. L’objectif est de remplir les paramètres du rapport avec les informations correspondantes à un élément de travail.
Lors de l’exécution d’un élément de travail, les valeurs remplies dans celui-ci seront automatiquement affichées dans les paramètres du rapport et apparaîtront dans le document PDF en pièce jointe de l’e-mail.
Attention : Vous pouvez choisir uniquement des rapports qui ont été édités dans l’éditeur de rapports. Si vous avez simplement créé un rapport sans l’avoir personnalisé, celui-ci sera alors visible dans la liste des rapports mais vous ne pourrez pas le sélectionner.
Comment ajouter une pièce jointe personnalisée en format PDF ?
- Dans l’éditeur de processus, cliquez sur le « mode de visualisation », puis sur « Modèle de Message ».
- Choisissez le modèle souhaité ou créez un nouveau en cliquant sur l’icône « + ».
- Cliquez sur le bouton « pièce jointe » en bas de la boîte de dialogue.
- Faites défiler vers le bas, et dans la section des modèles, cliquez sur le bouton « + ».
- Cliquez sur le bouton « HTML ».
- Ajoutez du texte et d’autres éléments pour personnaliser votre document. Vous avez la possibilité d’ajouter du contenu dynamique. Vous pouvez ajouter des propriétés d’un élément de travail ou des champs de formulaires en mettant : « : ».
Une liste avec l’ensemble des champs de vos formulaires et propriétés d’éléments de travail apparaîtra. Vous pourrez alors choisir l’information souhaitée. L’objectif est de remplir ce contenu avec l’information fournie ou correspondante à l’élément de travail. - Cliquez sur « confirmer » pour valider ce document.
L’e-mail qui sera envoyé contiendra en pièce jointe ce document en format PDF. Pour en savoir plus sur l’envoi d’e-mails dans HEFLO : Envoyer des e-mails.