Envoyer des e-mails

L’un des besoins les plus courants, lorsque nous automatisons des processus métiers, consiste à envoyer des notifications par e-mail. Dans cet article, nous vous montrons comment envoyer des e-mails à l’aide de l’événement intermédiaire de Message avec le connecteur de messagerie HEFLO.

Avant d’ajouter l’élément, assurez-vous que la fonctionnalité d’automatisation est activée pour le processus. Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut de l’éditeur de processus.

  1. Ajoutez l’événement intermédiaire « Message », situé dans la boîte à outils BPMN, à gauche.
  2. Sélectionnez l’élément, accédez à l’onglet Propriétés sur le côté droit et changez l’attribut « Comportement » par l’option « Lancement ». Observez que maintenant l’enveloppe est pleine.
  3. Sélectionnez l’option « Mail » dans la propriété « Connecteur ».
  4. Configurez un « Modèle de message » pour l’événement.
    1. Cliquez sur l’icône + de la propriété « Modèle de message ».
    2. Donnez un « Nom » au modèle et entrez un « Sujet ». En outre, vous pouvez utiliser des informations des champs de l’élément de travail. Il suffit donc de saisir deux-points « : » ou de cliquer sur « Cliquez ici pour ajouter du contenu dynamique » (voir l’image ci-dessous), puis recherchez le champ souhaité.
    3. Complétez le « Modèle du corps » du message. Ici, vous pouvez également utiliser du contenu dynamique. Dans ce cas, tapez simplement : et recherchez un champ.
    4. Vous pouvez inclure des pièces jointes de l’une des manières suivantes :
      • Insérez un lien dans le corps de l’e-mail : cliquez sur l’icône de chaîne dans la barre d’outils de l’éditeur.
      • Insérez un lien vers un champ de type « Fichier » à partir de l’élément de travail (un fichier joint dans un formulaire précédent). Cliquez sur le bouton « Pièces jointes » pour activer les champs suivants.
      • Tout champ constant : déposez simplement un fichier dans la zone de téléchargement. Voir l’image ci-dessous :Finalement, cliquez sur « Confirmer » pour enregistrer votre nouveau modèle de message.
    5. Ajoutez des destinataires au message en renseignant la propriété « Type de destinataire ». Parmi les options, vous pouvez choisir :
      • « Ressource » : définissez la ressource contenant les destinataires souhaités. Sélectionnez l’une des ressources existantes ou créez-en une nouvelle en cliquant sur l’icône + de la propriété.
      • « Champ d’élément de travail » :  définissez le champ dans l’élément de travail contenant l’e-mail du destinataire souhaité. Cette option est généralement utilisée pour sélectionner un champ préalablement saisi dans le même processus.
    6. Dans le champ « Copie carbone », vous pouvez inclure un ou plusieurs e-mails séparés par des points-virgules.

 

Enfin, finissez votre processus et testez-le. Au cours des tests, tous les messages contiendront le préfixe « Test » dans le sujet.

Voir aussi : Comment effectuer des tests d’automatisation de processus.

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