L’envoi de documents pour signature électronique est désormais disponible sur HEFLO grâce à l’intégration avec l’outil tiers de signature électronique : DocuSign. Cette intégration vous permet de créer, envoyer et recevoir vos documents en ligne en toute sécurité lors de l’exécution de processus automatisés.

Dans cet article, nous vous présenterons chaque étape : de l’intégration de la fonctionnalité à votre environnement au suivi des documents envoyés à signer.

Ajouter la fonctionnalité DocuSign à votre environnement

Vous devez configurer l’intégration de DocuSign sur votre environnement. Cela activera la fonctionnalité et la rendra disponible pour l’utiliser dans vos processus.

Pour en savoir plus sur l’intégration de DocuSign sur votre environnement : Configurer l’intégration de DocuSign.

Après avoir intégré votre compte DocuSign à votre environnement, le connecteur « Signature document »  sera disponible pour les tâches de type message avec un comportement de lancement et de capture et pour les événements de type message avec un comportement de capture. 

Les terminologies de DocuSign sur HEFLO :

Dans cette partie, nous allons présenter les termes qui seront utilisés lors de la configuration des processus utilisant l’intégration DocuSign.

1. Enveloppe :DocuSign utilise une « enveloppe » comme conteneur de tous les documents à envoyer pour signer. Ces documents seront compilés dans une seule enveloppe, c’est l’élément qui sera partagé avec les destinataires.
2. Les statuts de l’enveloppe : DocuSign utilise plusieurs statuts d’enveloppe, et vous les rencontrerez principalement lors de l’exécution d’instances : terminé, annulé et refusé.

• • Terminé : ce statut signifie que les documents de l’enveloppe ont été signés par tous les destinataires.
  • Annulé : ce statut signifie que l’expéditeur de l’enveloppe a annulé la signature avant qu’elle ne soit complétée. Les destinataires ne peuvent plus visualiser ni signer le document. Les documents annulés auront un filigrane « VOID ».
  • Refusé : L’enveloppe est « refusée » lorsqu’un des destinataires refuse de signer les documents.
    

Vous rencontrerez d’autres statuts dans la boîte de dialogue des éléments de travail :

• • Expiré : Un document non signé et qui a dépassé le délai d’expiration fixé est expiré. Ce délai est défini dans le procès-verbal de signature. Les enveloppes expirées sont considérées comme annulées.
  • Brouillon : L’enveloppe est créée mais n’a pas encore été envoyée aux destinataires.
  • Envoyé : L’enveloppe a été envoyée aux destinataires mais aucun d’entre eux ne l’a encore consultée.
  • Livré : Tous les destinataires ont consulté les documents de l’enveloppe.
    

3. Les étapes de l’envoi de l’enveloppe à signer

Le processus de signature électronique comprend 3 étapes :

1. Créer l’enveloppe : L’objectif est de créer l’enveloppe contenant les documents à signer, de définir les destinataires et de personnaliser le message qu’ils recevront.
2. Envoyer l’enveloppe : L’objectif est d’envoyer l’enveloppe précédemment créée aux destinataires souhaités.
3. Recevoir l’enveloppe : L’objectif est de bloquer l’exécution de l’élément de travail en attendant que l’enveloppe soit terminée, annulée ou refusée.

L’utilisation de DocuSign sur HEFLO

Dans cette partie de l’article, vous apprendrez comment chaque étape sera utilisée sur HEFLO pour exécuter des instances de processus.

Vous pouvez accéder à d’autres articles qui utilisent des processus d’exemples pour illustrer l’utilisation de DocuSign dans HEFLO : 

• Envoyer un modèle de document de DocuSign à signer.
• Envoyer un document à signer sur DocuSign.
• Envoyer un rapport généré dans HEFLO à signer sur DocuSign.
• Ajouter une étape de vérification avant d’envoyer un document à signer sur DocuSign.

1. Créer l’enveloppe

Lorsque l’instance de processus atteint l’étape « Créer une enveloppe », HEFLO crée alors un brouillon d’enveloppe contenant les documents à signer, soit à partir d’un modèle existant dans le compte DocuSign associé à l’environnement, soit à partir d’un document téléchargé. Cette enveloppe est stockée dans le dossier « Brouillons » du compte DocuSign utilisé avec cette configuration.

Vous pouvez consulter l’enveloppe créée en ouvrant le rapport de signature du document à partir des points de suspension verticaux de la boîte de dialogue des éléments de travail.

Vous pouvez également prévisualiser l’enveloppe. Cela ouvrira pour vous les documents créés en séquence dans un autre onglet.

Une fois la tâche configurée avec le connecteur « Signature document », l’opération « Créer » et associée au compte DocuSign, vous devez alors configurer l’enveloppe qui sera créée.

La configuration de cette étape doit être faite en cliquant sur le bouton « Développement »  ou « Production ».

• Le bouton « Développement » permet de configurer la création et l’envoi de l’enveloppe pour les éléments de travail de test. Le bouton « Développement »  est lié au compte développeur de DocuSign associé à cet environnement.
• Le bouton « Production » permet de configurer la création et l’envoi de l’enveloppe pour les éléments de travail de production une fois que l’automatisation du processus est publiée. Le bouton « Production »  est lié au compte DocuSign associé à cet environnement.

Pour en savoir plus sur la différence entre un compte DocuSign et un compte développeur de DocuSign : Configurer l’intégration de DocuSign.

Lorsque vous cliquez sur le bouton développement ou production, vous accédez aux écrans de paramétrage de l’enveloppe elle-même. Vous devez alors définir le contenu de l’enveloppe, les destinataires qui la recevront et le message qui accompagnera l’envoi.

1. Paramètres de l’enveloppe

Vous devez sélectionner les types de documents envoyés avec ce processus. 

1. 1. Vous pouvez utiliser des modèles de votre compte DocuSign pour les envoyer à signer. Pour en savoir plus sur l’envoi de modèles de DocuSign : Envoyer un modèle de document de DocuSign à signer.
      
      
      
      Il est également possible de contrôler quels modèles seront utilisés dans l’instance exécutée du processus sur la base d’informations prédéfinies et vérifiées à l’aide de règles métier en cliquant sur l’icône en forme de crayon dans la section des modèles.
      
      
   2. Vous pouvez utiliser des documents téléchargés pour créer vos enveloppes. Pour en savoir plus sur l’envoi de documents à signer sur DocuSign : Envoyer un document à signer sur DocuSign.
      
      
      Vous pouvez également utiliser des « ancres » en les ajoutant à vos documents. Pour en savoir plus sur les ancres et comment les utiliser : Personnaliser un document en ajoutant des actions à effectuer sur DocuSign.
   3. La sélection de modèle et de document est également possible. Vous devez vous assurer d’ajouter un modèle à votre configuration, ainsi que le champ qui contiendra le document à télécharger.
      
      Veuillez noter qu’au moins une des deux options est obligatoire. Vous devez sélectionner au moins un modèle ou un champ de type « Téléchargement des fichiers »  pour télécharger le document à signer. Vous ne pouvez pas créer une enveloppe vide.
2. Paramètres des destinataires

Vous devez préciser qui recevra l’enveloppe. Il y a deux types de destinataires :

1. Destinataires du modèle de document de votre compte DocuSign.
   
   

Vous retrouverez dans cet onglet tous les destinataires des modèles utilisés. 

Ces destinataires ont déjà leur rôle et leur type de signataire renseignés. Ces informations proviennent du modèle de DocuSign.

Les types de signataires disponibles sur HEFLO sont : signataire (doit signer), témoin, copies carbone (reçoit une copie), livraisons certifiées (doit afficher) et agents (spécifier les destinataires).

Vous devez renseigner les informations concernant le nom et l’e-mail de ce destinataire, soit en utilisant un texte prédéfini, 

soit en sélectionnant un champ associé à un formulaire d’une tâche du processus qui contiendra ces informations.

2. Destinataires personnalisés. 

Vous pouvez créer des destinataires en cliquant sur le bouton « + ».

Il y a des champs supplémentaires à remplir dans la « Fenêtre Nouveau destinataire ».

Lorsque vous confirmez sa création, il est alors automatiquement ajouté à la liste des destinataires.

La liste de vos destinataires peut contenir un mélange de destinataires du modèle sélectionné et de destinataires personnalisés.

3. L’onglet « Message » 

Vous devez personnaliser le message qui sera envoyé à la boîte e-mail du ou des destinataires. Pour information : uniquement le sujet est un champ obligatoire.

Une fois la configuration de ces 3 onglets est faite, vous pouvez alors cliquer sur confirmer pour finaliser la configuration de la tâche de création de l’enveloppe.

Chaque fois que vous ajoutez une tâche avec le connecteur « Signature document » et l’opérateur « Créer » à votre processus et que vous exécutez une instance, cela crée un autre onglet d’enveloppe dans la fenêtre « Rapport de signature ».

2. Envoyer l’enveloppe

Lorsque l’élément de travail atteint l’étape « Envoyer une enveloppe », HEFLO transfère alors l’enveloppe créée du dossier brouillons du compte DocuSign vers les destinataires définis à l’étape précédente (l’étape de création). L’instance passe automatiquement à l’activité suivante du processus.

La configuration de cette étape consiste à définir quelle enveloppe créée doit être envoyée par cette tâche. Vous ne pouvez en sélectionner qu’une seule en cliquant sur l’icône en forme de chaîne puis en sélectionnant la tâche concernée qui est configurée avec le connecteur « Signature document » et l’opération « Créer ».

Pour information : Les étapes de « création » et « d’envoi » ne peuvent être effectuées qu’à l’aide des tâches d’envoi de message. Les deux étapes peuvent être exécutées ensemble dans une même tâche avec l’opération « Créer et envoyer ». Cette opération regroupe à la fois les fonctionnalités et la configuration des opérations « créer » et « envoyer ». Avec cette opération, le lien avec la tâche de création n’est pas nécessaire, car cette tâche va instantanément créer l’enveloppe puis l’envoyer aux destinataires configurés dans cette tâche.

Vous pouvez ajouter une étape de vérification de l’enveloppe en utilisant une tâche de création d’enveloppe et une pour envoyer celle-ci. Pour en savoir plus : Ajouter une étape de vérification avant d’envoyer un document à signer sur DocuSign.

3. Réception de l’enveloppe

Dans la troisième étape, l’élément de travail attendra la réception d’informations concernant l’enveloppe envoyée. L’instance peut alors récupérer des informations importantes comme « le statut de l’enveloppe » et le document mis à jour.

Cette étape peut être réalisée avec un événement ou une tâche de type message avec un comportement de capture.

Veuillez noter que si vous avez créé plusieurs enveloppes, vous avez alors besoin de plus d’une tâche d’envoi et de plus d’un élément d’attente de réception de l’enveloppe dans votre processus. Il faut une tâche d’envoi et un élément de réception d’enveloppe pour chaque tâche de création d’enveloppe.

Dans cette étape du processus, vous pouvez toujours suivre le statut de votre enveloppe envoyée. Cliquez sur le bouton « Afficher détails » pour accéder au rapport de signature.

Comme vu précédemment, cette fenêtre vous donne des informations sur la date d’envoi, la date d’expiration, le statut de l’enveloppe et si par exemple celle-ci est annulée, vous trouverez alors la raison fournie. Il y a également un tableau qui donne des informations détaillées sur le statut de l’enveloppe pour chaque destinataire.

Lorsque l’enveloppe est terminée par tous les destinataires et que l’instance est dans la tâche d’attente, elle avancera automatiquement et recevra dans un champ d’un des formulaires le statut de l’enveloppe et le(s) document(s) mis à jour.

Pour pouvoir récupérer ces informations, vous devez tout d’abord ajouter des champs qui recevront celles-ci dans un formulaire associé à une ou plusieurs tâches qui sont après la réception de l’enveloppe.

Vous devez configurer cette tâche ou cet événement de réception pour pouvoir obtenir ces informations et les associer à des champs de votre environnement. 

1. Sélectionnez la tâche ou l’événement concerné.
2. Allez dans les propriétés et choisissez le connecteur : « Signature document ».
3. Choisissez l’opération « Attendre enveloppe ».
   
   
4. Dans la partie « Champ statut enveloppe », choisissez le champ de HEFLO qui récupérera l’information concernant le statut de l’enveloppe dans DocuSign. Ce champ doit être de type « Texte ».  Lorsque l’enveloppe envoyée a reçu une action de tous les destinataires (dans le cas où le ou les documents contenus dans l’enveloppe ont été signés), ou un des destinataires (dans le cas où ils ont été refusés), alors ce champ sélectionné recevra le statut final de l’enveloppe. Il existe trois statuts : terminé, annulé et refusé.
   
   
   Si vous cliquez sur l’icône « i », une fenêtre s’ouvrira. Vous trouverez alors la définition des différents statuts des enveloppes comme vu dans le point 2 de la partie sur les terminologies de DocuSign sur HEFLO.
   
   
   Vous pouvez également créer une règle métier pour chaque flux de sortie en utilisant le champ choisi dans la partie « Champ statut enveloppe ». Pour information : quelle que soit la langue que vous utilisez dans HEFLO, les statuts de DocuSign sont en anglais : « completed », « voided » et « declined ».
5. Dans la partie « Fichier final », choisissez le champ de HEFLO qui récupérera le document final contenu dans DocuSign. Ce champ doit être de type « Téléchargement des fichiers ».
   
   
6. Cliquez ensuite sur l’icône en forme de chaîne et sélectionnez la tâche de d’envoi de l’enveloppe, afin que le système sache à quelle enveloppe cette tâche est associée. Après avoir sélectionné la tâche d’envoi, vous pouvez alors retrouver ces informations sous l’icône en forme de chaîne. Nous vous conseillons de bien nommer ces tâches pour pouvoir les différencier au cas où vous ayez plusieurs tâches de création d’enveloppe.
   
   

Autres utilisations possibles de la signature électronique sur HEFLO

Vous pouvez joindre un rapport à un champ de l’instance de processus et l’envoyer également pour signature. Pour en savoir plus sur  l’envoi de rapports à signature : Envoyer un rapport généré dans HEFLO à signer sur DocuSign

Vous pouvez suivre le statut des enveloppes créées à l’aide de widgets. Pour en savoir plus : Suivre les enveloppes en attente.

Vous pouvez consulter l’enregistrement de notre webinaire sur l’intégration de Docusign : Webinaire : Intégration DocuSign.