À l’aide de la fonctionnalité des délais, vous pouvez définir une limite de temps pour un processus ou une tâche, ainsi que des alertes en fonction de la progression de ce délai.

Vous pouvez configurer le délai en fonction d’une durée (minutes, heures ou jours) ou d’une date (date et heure ou seulement date).

La durée est conditionnée par un calendrier, qui peut être standard pour tous les processus ou spécifique. En plus des heures de travail, le calendrier vous permet également de configurer les jours fériés.

Pour faciliter la gestion de ces délais lors de l’exécution de processus, il est aussi possible de définir des déclencheurs en fonction de la progression du délai. Vous pouvez configurer ces déclencheurs pour une tâche ou pour l’ensemble du processus. Voici quelques exemples :

• À 30 % du délai du processus, envoyer un e-mail.
• À 50 % du délai d’une tâche, changer de responsable.
• À 70 % du délai du processus, modifiez le niveau d’alerte (normal, en retard ou critique).

Calendrier de travail

L’une des premières étapes de la configuration des délais consiste à définir un calendrier de travail standard.

• Allez à la page Gérer l’environnement.
• Sur la page Gérer l’environnement, cliquez sur le bouton « Modifier le calendrier par défaut ».
• Sur la page du calendrier, complétez la disponibilité dans les jours de semaine et listez les jours fériés.

Pour définir les périodes de travail de chaque semaine, faites simplement glisser la souris sur la grille et marquez l’intervalle souhaité. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, la période est automatiquement enregistrée.

Pour répliquer des périodes d’un jour sur d’autres jours de la semaine, cliquez sur l’icône de copie qui existe dans l’en-tête du jour de la semaine.

Également sur le calendrier, il est possible de définir les jours fériés, qui peuvent être récurrents sur plusieurs années.

Outre le calendrier par défaut, vous pouvez créer un calendrier spécial pour un processus ou un groupe de processus. Dans ce cas, utilisez le champ « Calendrier » dans l’onglet d’attributs du processus dans l’éditeur de processus.

Configuration du délai

Comme indiqué précédemment, vous pouvez configurer un délai pour un processus ou pour une tâche dans un processus.

Fixer un délai par processus

1. Cliquez sur l’arrière-plan du diagramme (en dehors de toute piscine) d’un processus automatisé.
2. Cliquez sur l’onglet Propriétés, à droite.
3. Cliquez sur le bouton + pour créer la règle de délai.
4. Dans la boîte de dialogue des délais, entrez un nom pour le délai et cliquez sur « Créer ».
5. Dans la boîte de dialogue suivante, entrez le type de délai et confirmez.

Pour les délais de type « Champ », il est nécessaire d’informer un champ dans le processus qui définit le délai. Dans l’option « Valeur fixe », vous devez définir une période constante pour le délais du processus.

Un délai peut être réutilisé dans plusieurs processus. Pour cela, sélectionnez simplement la même configuration de règle dans le champ de délai.

Les délais par processus peuvent être versionnés, et la sélection sera faite automatiquement en fonction de la date de début de l’accord.

Fixer un délai par tâche

1. Sélectionnez la tâche souhaitée.
2. Cliquez sur l’onglet Propriétés, à droite.
3. Modifiez le champ « Méthode de calcul du délai ».

En fonction de l’option sélectionnée dans la méthode de calcul du délai, des champs supplémentaires seront affichés. Voyez ci-dessous tous les moyens de calculer les délais des tâches :

• Champ d’instance : dans ce cas, vous pouvez inclure dans le processus un champ qui déterminera la quantité de temps. Ce champ peut être numérique (nombre de minutes, heures ou jours) ou une limite de date/heure.
• Pourcentage du délai du processus : cette option définit le délai en tant que pourcentage de la période totale du délai du processus.
• Valeur constante : dans ce cas, vous définissez une valeur constante.

Alertes et Déclencheurs

Les déclencheurs sont des actions qui se produisent pendant la progression d’un délai. Vous pouvez créer un déclencheur pour le délai d’un processus ou d’une tâche.

Lors de la configuration du déclencheur, il est nécessaire d’indiquer un pourcentage de progression du délai, ainsi qu’une ou plusieurs actions. Les actions peuvent être des types suivants :

• E-mail : dans ce cas, le déclencheur envoie un e-mail. En outre, vous pouvez configurer le contenu du message et les destinataires.
• Actions HEFLO : cette option vous permet de modifier les données de l’instance: champs, responsable ou annulation.
• Slack : dans cette option, le déclencheur envoie un message Slack.

Pour configurer les déclencheurs dans le processus, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’arrière-plan du diagramme (en dehors de toute piscine).
2. Cliquez sur l’onglet Propriétés, à droite.
3. Cliquez sur l’icône d’édition de délai.
4. Dans la boîte de dialogue de configuration de délai, cliquez sur le bouton « Configurer les déclencheurs ». 
5. Dans la boîte de dialogue « Modifier les déclencheurs du processus », cliquez sur le bouton « Ajouter un déclencheur ».
6. Dans la boîte de dialogue « Règles de déclenchement », entrez le pourcentage et cliquez sur « Ajouter une action » pour ajouter une action.
7. Toujours dans la boîte de dialogue « Règles de déclenchement », entrez l’action Email et cliquez sur l’icône d’engrenage, comme indiqué ci-dessous : 
8. Dans la boîte de dialogue de configuration de l’envoi d’e-mail, entrez le destinataire sous la forme d’une ressource ou d’un champ du processus. Pour la première option, il est également nécessaire d’indiquer la ressource qui va récupérer les destinataires. Le champ de la deuxième option doit faire partie du processus dans lequel la règle prendra effet et ne doit pas être vide à ce point. Vous pouvez éventuellement saisir un modèle de message (le contenu du message) et une adresse en copie carbone.

Les étapes 7 et 8 peuvent varier en fonction du type d’action configuré.

Le déclenchement par tâche suit la même séquence d’étapes. Il suffit de sélectionner la tâche et de localiser le bouton de configuration de déclenchement dans l’onglet Propriétés.

Aperçu du délai

Le temps restant est toujours affiché dans l’onglet Général de l’élément de travail. Le terme indiqué est approximatif, en considérant également la projection dans le calendrier appliqué.

Dans ce même contrôle, il est possible d’effectuer la suspension si, et seulement si, l’utilisateur connecté est un Administrateur ou le propriétaire du processus. Pour suspendre le délai, l’utilisateur, dûment autorisé, doit en informer un motif, qui est enregistré dans l’onglet de conversation.

Le délai de la tâche est affiché dans l’en-tête du regroupement (lorsque la tâche est en cours) ou à l’intérieur du regroupement (lorsque la tâche est finie).

Les informations de délai peuvent également être visualisées dans la liste des éléments de travail. Pour ce faire, il suffit de sélectionner l’une des colonnes suivantes dans le sélecteur de champs du widget d’élément de travail, comme indiqué ci-dessous.