HEFLO vous donne la possibilité de générer des rapports et de les afficher dans une page de l’espace de travail en utilisant un widget, ou de les envoyer lors de l’exécution d’un processus.

Dans cet article, nous allons montrer comment accéder à l’éditeur de rapport et créer un rapport reprenant des informations d’un enregistrement en particulier. Nous allons ensuite ajouter ce rapport en pièce jointe d’un modèle d’e-mail.

Nous allons utiliser ce processus pour présenter cette fonctionnalité.

L’objectif est d’envoyer automatiquement tous les mois un e-mail avec en pièce jointe un document reprenant les informations de l’enregistrement des produits.

Nous allons montrer les différentes étapes pour créer le document qui sera envoyé en pièce jointe.

Activer la réplication de la base de données de votre environnement

Pour récupérer les informations d’un enregistrement, nous allons devoir créer une requête dans l’éditeur de processus utilisant les informations de la base de données associée à votre environnement.

Si vous avez déjà activé cette fonctionnalité sur votre environnement, vous pouvez alors ignorer cette partie.

Pour activer la réplication de la base de données de votre environnement, suivez ces étapes : 

1. Allez dans l’éditeur de processus.
2. Cliquez sur l’icône de « Mode de visualisation ».
3. Cliquez sur « Export de données ».
4. Cliquez sur « Activer cette fonctionnalité ».
5. Attendez que la réplication de la base de données soit terminée.

Une fois la réplication de la base de données terminée, vous pouvez accéder à la structure de celle-ci, consulter les données et l’exporter. Pour en savoir plus : Tutoriel : Export des données.

Créer un rapport

Pour accéder à l’éditeur de rapport et créer un rapport, suivez ces étapes :

1. Allez dans l’éditeur de processus.
2. Cliquez sur l’icône de « Mode de visualisation ».
3. Cliquez sur « Rapports ».
4. Cliquez sur le bouton « + ».
5. Donnez un nom au rapport et cliquez sur le bouton « Ouvrir l’éditeur de rapports ».

Vous êtes redirigés vers l’éditeur de rapports.

Vous pouvez utiliser les différents éléments à gauche pour ajouter des informations fixes à votre rapport ou pour le mettre en forme. Vous devez glisser et déposer ces éléments sur la zone d’édition qui se trouve sur partie centrale de l’éditeur.

Attention : La zone d’édition est divisée en trois parties : la marge supérieur, la partie centrale du rapport et la marge inférieure. Vous pouvez augmenter la taille de ces différentes parties, et ajouter de nouvelles parties si besoin.

Dans notre exemple, nous allons ajouter un titre à ce rapport et un tableau qui contiendra les informations de l’enregistrement des produits.

Lier le rapport à des informations d’un enregistrement

Pour récupérer les données d’un enregistrement en particulier, il faut lier le rapport à la vue de l’enregistrement contenue dans la réplication de la base de données de votre environnement.

Pour en savoir plus sur les vues de la réplication de la base de données et comment les consulter : Tutoriel : Export des données.

Récupérer le nom de la vue de l’enregistrement

Tout d’abord, il faut récupérer le nom de la vue de l’enregistrement concerné. Suivez ces étapes pour obtenir cette information :

1. Accédez à la fonctionnalité « Export de données » vue précédemment. Pour en savoir plus sur l’export de données : Tutoriel : Export des données.
2. Allez dans l’onglet « Outils » et cliquez sur le bouton « Afficher le schéma ».
3. Recherchez l’enregistrement.
   
4. Copiez le nom de la vue contenant l’enregistrement.
   
   Pour information : Vous pouvez également créer une requête de consultation pour faire une jointure entre plusieurs enregistrements.
5. Retournez dans l’onglet « Outils » et cliquez sur « Compilation des vues » pour mettre à jour la base de données.

Retournez maintenant dans l’éditeur de rapports et ouvrez le rapport précédemment créé.

Créer une requête pour récupérer les données de la vue

Une fois le nom de la vue de l’enregistrement récupéré, nous allons pouvoir créer une requête pour lier le rapport aux informations de cet enregistrement. Suivez ces étapes pour faire cette configuration : 

1. Cliquez sur l’icône de base de données.
2. Cliquez sur cette icône , ensuite cliquez sur « Replica database ». L’éditeur de rapports récupère alors les informations de la réplication de la base de données.
3. Cliquez sur « Replica_database1 », ensuite cliquez sur cette icône .
4. Donnez un nom à la requête.
5. Écrivez la requête dans la partie « Chaîne SQL » pour récupérer les informations de la vue de l’enregistrement concerné. Cette requête est de type « select ». Elle doit être écrite de cette façon :
   
   select * from « nom de la vue de l’enregistrement »
   
   C’est donc dans la partie « nom de la vue de l’enregistrement » que vous devez coller le nom de la vue précédemment copié.
   
   Pour information : si votre enregistrement contient des caractères spéciaux, mettez le « nom de la vue de l’enregistrement » entre : « , comme ceci : `nom de la vue de l’enregistrement`.
6. Cliquez sur « Terminer ». Une icône de flèche apparaît alors à gauche de « Replica_database1 ».
7. Cliquez sur cette icône de flèche, ensuite cliquez sur l’icône de flèche à gauche du nom de votre requête. La liste des différentes propriétés, colonnes, de la vue de votre enregistrement est alors affichée.
   

Pour une meilleure expérience utilisateur, nous vous suggérons d’utiliser le mode sombre.

Mettre les propriétés de la vue dans le rapport

Vous pouvez maintenant faire glisser les informations correspondantes aux propriétés de l’enregistrement dans le rapport. Suivez ces étapes pour ajouter ces informations : 

1. Cliquez sur la propriété souhaitée.
2. Faites-là glisser sur la partie centrale du rapport.
   
   Pour information : vous pouvez sélectionner plusieurs propriétés en restant appuyer sur la touche « ctrl ». Faites-les ensuite glisser sur le rapport.
3. Mettez en forme la taille et l’emplacement de ces informations.
   

    

4. Changez le type de données associé à la propriété concernée si besoin. 
   1. Cliquez sur la propriété.
   2. Cliquez sur l’icône de roue crantée.
   3. Cliquez sur cette icône dans le champ « Text Format String ».
   4. Mettez à jour le type de donnée associé à cette propriété.
      

       

5. Ne sélectionnez aucun élément du rapport et cliquez sur l’icône de roue crantée.
6. Dans le champ « Propriétés » sélectionnez « XtraReport (Rapport) ».
7. Choisissez la requête que vous avez créée dans le champ « Données membres ».

8. Cliquez sur le bouton « Prévisualisation ». L’éditeur du rapport va alors afficher le rapport configuré avec les données de l’enregistrement correspondant.
   
9. Cliquez sur le bouton « Création » pour revenir sur l’écran d’édition.
10. Sauvegardez votre rapport, quittez l’éditeur de rapports et revenez à votre éditeur de processus.

Mettre un rapport en pièce jointe d’un modèle d’e-mail

Vous devez maintenant mettre ce rapport en pièce jointe d’un modèle d’e-mail. Pour configurer cela, suivez ces étapes :

1. Allez dans l’éditeur de processus.
2. Cliquez sur l’icône de « Mode de visualisation ».
3. Cliquez sur « Modèle de Message ».
4. Choisissez le modèle souhaité ou créez un nouveau en cliquant sur l’icône « + ».
5. Cliquez sur le bouton « Pièces jointes » en bas de la boîte de dialogue.
6. Faites défiler vers le bas, et dans la section des modèles, cliquez sur le bouton « + ».
7. Cliquez sur le bouton « Rapport ».
8. Choisissez le nom qui sera donné à cette pièce jointe.
9. Sélectionnez le rapport souhaité.
10. Cliquez sur « Confirmer » pour valider le modèle d’e-mail. Pour en savoir plus sur comment configurer un modèle d’e-mail : Création de modèles d’e-mails et de pièces jointes.

Lors de l’exécution d’un élément de travail de production, les données de l’enregistrement seront automatiquement affichées dans les paramètres reprenant ces informations dans le rapport et apparaîtront dans le document PDF en pièce jointe de l’e-mail.

Pour information : Les rapports des éléments de travail de test ne génèrent pas de données.

Attention : Vous pouvez choisir uniquement des rapports qui ont été édités dans l’éditeur de rapports. Si vous avez simplement créé un rapport sans l’avoir personnalisé, celui-ci sera alors visible dans la liste des rapports mais vous ne pourrez pas le sélectionner.

Vous pouvez également consulter cet article : Créer un rapport contenant des informations d’un élément de travail et l’envoyer par e-mail.