Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée à la plateforme HEFLO, offrant un meilleur contrôle et une sécurité accrue lors de la soumission de documents dans les processus métier. Il est désormais possible de définir à la fois le nombre maximal de fichiers et les types de fichiers autorisés dans les champs de formulaire de type Téléchargement des fichiers.
Cette amélioration augmente la précision dans la collecte de documents, réduit les erreurs d’envoi et garantit que les utilisateurs soumettent uniquement ce qui est réellement nécessaire au flux du processus.
Avec cette nouvelle fonctionnalité, les administrateurs et modélisateurs de processus bénéficient d’un contrôle avancé sur les soumissions, garantissant :
- Une limitation précise de la quantité de fichiers acceptés
- Des restrictions claires concernant les formats valides
- L’évitement d’annexes inappropriées
- Une réduction des erreurs d’envoi et des problèmes internes
Configuration
La configuration est simple et peut être effectuée directement dans l’éditeur de processus.
Étapes de configuration :
- Accédez à l’éditeur de processus et créez ou ouvrez un flux existant.
- Ajoutez un formulaire au processus.
- Dans le formulaire, ajoutez un champ de type Téléchargement des fichiers existant, ou cliquez sur Nouveau champ et sélectionnez Champ de type Téléchargement des fichiers.
- Dans le coin supérieur droit du champ, cliquez sur l’icône en forme de crayon (éditer).
Deux nouvelles options seront alors disponibles :
1. Nombre maximal de fichiers
Permet de définir combien de fichiers peuvent être envoyés via ce champ.
Exemples :
- 1 (pour les documents uniques)
- 2 (pour les pièces complémentaires)
- 3 ou plus (selon le processus)
Si l’utilisateur tente d’envoyer plus de fichiers que le nombre autorisé, un message d’avertissement apparaît et l’envoi supplémentaire est bloqué.
2. Types de fichiers autorisés
Permet de définir quels formats seront acceptés.
Par exemple :
- doc
- png
- jpg
Si l’utilisateur tente d’envoyer un fichier non autorisé (par exemple un .txt), le système bloque l’envoi et affiche : « Ce type de fichier n’est pas autorisé. »
Une image peut être ajoutée ici pour illustrer la configuration.
Lors de l’exécution du processus :
- Le système filtre selon les types de fichiers autorisés. Même si l’utilisateur sélectionne « Tous les fichiers », les fichiers non compatibles sont refusés.
- Une fois la limite maximale atteinte, aucun autre fichier ne peut être ajouté.
Points importants
- La restriction s’applique uniquement au champ de formulaire configuré.
- L’onglet Fichiers de l’élément de travail permet toujours d’envoyer des documents supplémentaires, mais ils ne peuvent pas être associés au champ limité, garantissant le respect de la règle.
Pour en savoir plus sur la désactivation de l’onglet fichiers d’une tâche : Comment masquer des actions dans l’exécution d’un processus avec les rôles personnalisés ?
Cette nouvelle fonctionnalité simplifie l’automatisation des processus en garantissant que les utilisateurs soumettent les documents corrects, dans le bon format et en quantité appropriée.