La plateforme HEFLO a introduit une nouvelle fonctionnalité qui améliore considérablement l’efficacité et l’automatisation de la gestion des données : le clonage d’enregistrements personnalisés.
Grâce à cette fonctionnalité, les administrateurs et les utilisateurs de processus utilisant des enregistrements personnalisés peuvent créer de nouvelles entrées beaucoup plus rapidement, en utilisant des données existantes comme base — sans avoir à saisir manuellement tous les champs.
Cela réduit les erreurs, accélère les enregistrements et standardise les informations, en particulier pour les enregistrements complexes contenant de nombreuses propriétés ou dépendances internes.
Enregistrements personnalisés
Les enregistrements personnalisés fonctionnent comme des structures internes qui stockent des informations réutilisables dans les processus métiers, tels que :
- Produits
- Commandes
- Contrats
Pour en savoir plus sur les enregistrements personnalisés : Comment créer un enregistrement.
La nouvelle fonctionnalité de clonage apporte plus d’agilité en permettant :
- De créer rapidement un nouvel enregistrement basé sur un modèle existant
- De réduire le travail répétitif
- D’appliquer des modèles cohérents dans les processus à grand volume de données
Avec la fonction de clonage, l’utilisateur peut sélectionner un produit existant, créer une nouvelle ligne de données et garder automatiquement les mêmes valeurs que le modèle, en ne modifiant que ce qui est nécessaire. Cela est particulièrement utile lorsque les enregistrements possèdent :
- De nombreux champs obligatoires
- Des structures hiérarchiques
- Des sous-listes internes
- Des données devant respecter un standard
Modes d’utilisation
Le clonage peut être utilisé dans deux contextes principaux :
- Directement dans les pages d’enregistrements personnalisés
- Dans les processus BPMN, via des champs de type enregistrement.
1. Clonage directement depuis la page d’enregistrements
Ce mode permet à l’administrateur de dupliquer des enregistrements dans la liste de la plateforme.
Étapes :
- Accédez à la page des enregistrements personnalisés.
- Entrez en mode édition via l’icône du crayon.
- Survolez l’enregistrement souhaité et cliquez sur l’icône du crayon pour modifier sa configuration.
- En bas de la page, activez :
✔ Activer le clonage
- Puis, si nécessaire :
✔ Clonage des données liées
Remarque : Le clonage des données liées permet de dupliquer des enregistrements contenant des listes internes ou des liens hiérarchiques. Son utilisation est facultative. - Après validation, un nouvel icône Cloner apparaît à droite de chaque ligne.
En cliquant dessus, une pop-up affiche les informations du registre d’origine.
L’utilisateur peut alors :
- Créer une copie identique
Note : Le registre cloné affichera « Copie » suivi de la date dans sa représentation textuelle, si celle-ci ne dépend que d’un seul champ. - Utiliser l’enregistrement comme modèle et ne modifier que les champs souhaités
Il suffit de confirmer pour créer le nouvel enregistrement, ou de cliquer à nouveau sur Cloner pour générer une copie supplémentaire.
2. Clonage dans les processus
La fonctionnalité est également disponible dans les processus BPMN via les champs de type enregistrement.
Configuration :
- Ouvrez l’éditeur de processus.
- Ajoutez un formulaire.
- Insérez un champ de type enregistrement.
- Cliquez sur le crayon pour éditer ses propriétés.
- Activez :
✔ Autoriser la création - Une nouvelle option apparaît :
✔ Autoriser le clonage
Le clonage des données liées peut également être activé si nécessaire.
7. Lors de l’exécution du processus, le champ affiche un bouton « + ».
En cliquant dessus, une boîte de dialogue propose :
- Créer un enregistrement à partir de zéro
- Utiliser un enregistrement existant comme modèle
Après sélection, toutes les données du modèle sont chargées pour modification.
Cette fonctionnalité est idéale pour les processus nécessitant plusieurs enregistrements similaires pendant l’exécution.
Point important
Si l’ enregistrement contient un champ configuré comme identifiant unique, le clonage direct peut être impossible. Dans ce cas, seul le mode modèle sera disponible et l’utilisateur devra définir un nouvel identifiant.
Bonnes pratiques
- Utiliser le clonage pour les enregistrements avec de nombreux champs répétitifs.
- Éviter d’autoriser le clonage à tous les utilisateurs sans restriction.
- Documenter les enregistrements contenant des identifiants uniques.
- Tester le clonage des données liées avant de le mettre en production.
Conclusion
La fonctionnalité de Clonage d’enregistrements personnalisés dans HEFLO augmente l’efficacité opérationnelle en :
- Réduisant la copie manuelle de données
- Accélérant la création d’enregistrements
- Diminuant les erreurs de saisie
- Garantissant la cohérence entre enregistrements similaires
- Facilitant la création basée sur des modèles
Que ce soit dans les pages des enregistrements ou dans les processus BPMN, la fonctionnalité rend les opérations plus rapides et plus standardisées pour les administrateurs comme pour les utilisateurs.