HEFLO vous permet de changer le processus d’un élément de travail. Cette action permet à l’élément de travail de suivre le flux de travail d’un autre processus publié.
HEFLO annulera alors l’élément de travail et ses sous tokens pour revenir à la première tâche de la version publiée du nouveau processus souhaité.
Cette fonctionnalité sauvegarde les informations remplies dans l’élément de travail du processus d’origine et les met à disposition dans le processus cible même si les champs correspondants ne sont pas associés aux mêmes tâches du processus.
De plus, après le changement de processus, l’élément de travail gardera les différents éléments annexés dans l’onglet « Fichiers », ainsi que les messages et e-mails qui sont présents dans l’onglet « Conversation ».
Comment changer le processus d’un élément de travail ?
- Choisissez l’élément de travail que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur les “trois points” en haut à droite de l’élément de travail.
- Cliquez sur “Changer de processus”.
- Choisissez le processus parmi la liste des processus publiés en automatisation.
À partir de ce moment-là, l’élément de travail reviendra à la première tâche du nouveau processus, et cela même si l’élément de travail était au niveau d’une tâche ultérieure à la première dans le processus d’origine. HEFLO remplira automatiquement les champs du formulaire de la première tâche avec les informations qui ont déjà été associées à cet élément de travail même si cela correspondait à une autre tâche dans le processus d’origine.
Lorsque l’élément de travail continuera de suivre le flux de travail, les champs de formulaires correspondants aux informations fournies dans l’ancien processus seront automatiquement remplis.
Attention : Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour le token principal d’un élément de travail. Si votre élément de travail est divisé en plusieurs sous tokens (par exemple dans le cas d’un branchement inclusif ou parallèle) alors vous devrez attendre la synchronisation des sous tokens pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Comment changer le processus de plusieurs éléments de travail?
- Allez dans la liste des tâches dans votre espace de travail.
- Activez la sélection multiple si celle-ci n’est pas activée.
- Sélectionnez les éléments de travail souhaités.
- Cliquez sur cette icône :
- Choisissez le processus parmi la liste des processus publiés en automatisation.
Comment donner accès à cette fonctionnalité à un rôle spécifique ?
Une nouvelle option est disponible lors de l’attribution de fonctionnalités par processus. Cette option autorise l’utilisateur à changer le processus de l’élément de travail, elle donne également la possibilité d’utiliser la fonctionnalité : « Mettre à niveau la version ». Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité : Mettre à niveau la version de processus pour un élément de travail.
Pour en savoir plus sur comment créer ou mettre à jour un rôle utilisateur : les rôles sur HEFLO.