Un élément de travail est une instance d’un processus automatisé dans HEFLO. Il est disponible sur la page Espace de Travail, qui contient une liste des tâches sous la responsabilité de l’utilisateur connecté.
Pour accéder à la page Espace de Travail, utilisez simplement le menu latéral, comme indiqué ci-dessous :
En savoir plus sur l’Espace de Travail et les profils d’accès : Éléments de travail et listes de tâches.
Formulaire de la tâche actuelle
Pour accéder à la boîte de dialogue d’élément de travail, double-cliquez simplement sur la liste d’éléments dans la page Espace de Travail.
Chaque fois que vous accédez à cette boîte de dialogue, vous verrez au centre le formulaire de l’étape actuelle.
Chaque champ est rempli et configuré de manière unique. En savoir plus dans cet article : Création de formulaires.
Vous pouvez modifier le sujet en haut en cliquant sur l’icône en forme de crayon qui apparaît chaque fois que vous placez le curseur sur le texte.
Apportez les modifications nécessaires dans le texte, puis cliquez sur l’icône de confirmation qui apparaît à droite du contrôle d’édition.
Au fur et à mesure de l’exécution du processus, plusieurs options de menu réductibles sont accumulées. Il s’agit de regroupements se référant à chaque formulaire de la tâche. De cette manière, il est possible de récupérer tous les formulaires et toutes les données déjà exécutés par tâche. Voici un exemple :
Pour afficher un aperçu de tous les champs déjà remplis, affichez le lien + info dans le titre de la boîte de dialogue. Pour fermer ce panneau, cliquez simplement sur l’icône X comme indiqué ci-dessous.
Toutes les valeurs précédemment entrées sont conservées, même si elles sont modifiées dans le panneau + info.
Une fois la tâche en cours terminée, il est nécessaire de faire avancer dans le processus. Pour ce faire, cliquez simplement sur le bouton « Suivant » situé dans la barre latérale. Regardez :
Pour les activités contenant um branchement configuré de manière non automatique, il existe des options de déviation, telles que des contrôles pour votre choix. Voir aussi : Tutoriel : Comment effectuer des déviations automatiques.
Enregistrement
Pour enregistrer les modifications, cliquez sur l’icône de nuage située en haut à droite de la boîte de dialogue. Pour vous éviter de perdre des modifications, un enregistrement automatique a lieu toutes les 30 secondes.
Le bouton de fermer le dialogue, également situé dans le coin supérieur droit, enregistre les modifications en attente. Si vous souhaitez explicitement abandonner ces modifications, cliquez sur l’icône en 3 points, ensuite choisissez de mettre à jour les données, puis abandonnez les modifications en attente. Mais rappelez-vous ! L’enregistrement automatique a lieu toutes les 30 secondes !
Joindre des fichiers
Tous les fichiers joints à l’élément se trouvent dans l’onglet « Fichiers ». Voir plus de détails : Joindre des fichiers aux éléments de travail.
Conversations
Dans l’onglet « Conversations », vous pouvez maintenir la communication avec tous les utilisateurs impliqués dans l’exécution de l’élément de travail.
Les commentaires sont automatiquement enregistrés dès que vous les envoyez. Il est également possible de mentionner une autre personne, qui recevra une notification via le navigateur ou par e-mail.
De plus, tous les e-mails envoyés par le processus sont enregistrés dans cet onglet, ce qui vous permet de suivre facilement toutes les conversations se rapportant à l’élément.
Voir plus de détails dans : Commentaires sur les éléments de travail.
Changer le responsable
Vous pouvez changer le responsable de l’élément de travail, si vous en avez l’autorisation, en cliquant sur « Modifier » sous le nom du responsable, en sélectionnant la nouvelle personne dans la fenêtre « Sélectionner le prochain responsable », puis en cliquant sur « Sélectionner ».
Navigation entre des éléments connexes
Selon la façon dont vous modélisez votre processus, il est possible qu’il existe plusieurs éléments connexes. Si le processus, par exemple, appelle un autre processus par un événement d’envoi de message, l’autre instance sera disponible dans le menu latéral, situé à droite.
Certaines situations générant des éléments de travail supplémentaires et connexes :
- Les branchements générant de parallélisme, telles que le parallèle et l’inclusif.
- Des tâches et des événements de lancement configurés avec le Connecteur de Message de Processus (intégration entre processus).
- Sous-processus multiples.
Annuler des éléments de travail
Pour annuler un élément, cliquez sur « Annuler » en bas à droite. Dans la fenêtre qui s’ouvre, indiquez la raison et cliquez sur « Confirmer ».
L’opération d’annulation dépend de la configuration du processus. Si elle est bloquée pour les utilisateurs, seulement le propriétaire du processus ou un utilisateur ayant le profil Administrateur peut effectuer cette annulation.
Accéder à la Documentation du Processus
Si vous avez des questions sur la manière d’effectuer une tâche, accédez simplement à la documentation complète du processus disponible sur le bouton de 3 points de chaque tâche. Regardez la figure ci-dessous :
Vous pouvez ajouter des commentaires et des suggestions aux activités du processus par votre élément de travail. Cliquez sur les 3 points à droite du nom de l’activité souhaitée, puis sur « Documentation ».
Vous serez dirigé vers la page de documentation du processus, où vous pourrez voir les détails et envoyer des suggestions d’amélioration.
Votre commentaire sera enregistré pour l’activité sélectionnée et la personne en charge de la maintenance du processus pourra voir vos suggestions dans l’éditeur de processus.
Voir plus dans : Comment envoyer des commentaires en utilisant le Portail.