Automatiser un processus métier signifie le rendre exécutable. Cela veut dire que les personnes qui y participent disposeront d’outils garantissant une exécution correcte, ainsi que de la productivité et de la transparence. Ce sont des exigences pour promouvoir l’amélioration des processus métiers.

Dans ce tutoriel, nous allons présenter les aspects les plus importants de l’automatisation d’un processus métier sur HEFLO BPM. Si vous ne connaissez toujours pas la modélisation BPMN, consultez le tutoriel sur la modélisation des processus métier avec HEFLO BPM.

Étape 1 – Création du processus

Pour créer un nouveau processus, veuillez tenir compte de l’orientation de cet article : Comment créer un processus métier.

Après avoir créé le processus, allez dans l’onglet Propriétés et activez le commutateur « Processus exécutable ».

Étape 2 – Définition des responsabilités

Pour commencer à configurer les responsabilités, vous devez ajouter un élément de piscine, qui définit les limites du processus. Dans les implémentations plus avancées, il est nécessaire d’utiliser plusieurs piscines, mais pour notre exemple nous en utiliserons une seule, qui représentera l’ensemble du processus.

1. Dans l’éditeur, localisez l’élément « Participants » dans la boîte à outils BPMN.
2. À l’intérieur de l’élément « Participants », faites glisser l’élément appelé « Piscine » vers la zone de dessin du processus.

Après l’ajout de la piscine, nous pouvons inclure les lignes d’eau. Chaque ligne d’eau sera configurée pour représenter un responsable d’un ensemble de tâches. Dans notre exemple, nous allons utiliser les deux lignes d’eau qui ont été automatiquement ajoutées à la piscine. Si vous le jugez nécessaire, vous pouvez ajouter d’autres lignes d’eau, comme indiqué dans cet article : Comment ajouter une ligne d’eau à une piscine.

1. Sélectionnez la ligne d’eau de la première piscine.
2. Cliquez sur l’icône de la clé à droite de l’éditeur pour ouvrir l’onglet Propriétés.
3. Localisez la propriété « Responsable » et cliquez sur l’icône de plus qui est à côté.
4. Dans la boîte de dialogue de configuration, configurez un nom pour votre responsable, conservez le Type de ressource « Personnes et groupes », puis ajustez la liste des enregistrements en dessous. Confirmer l’édition.

L’exemple de configuration ci-dessus créera un responsable qui correspond à votre utilisateur. Cela signifie que votre utilisateur exécutera toutes les tâches à l’intérieur de cette ligne d’eau. Cela a un impact sur le processus puisque chaque tâche à l’intérieur de cette ligne d’eau sera dirigée vers l’espace de travail du responsable précédemment configuré.

Comme vous pouvez le constater, la propriété « Type de ressource », de la boîte de dialogue de configuration du responsable, prend également en charge des groupes de personnes. Ces groupes peuvent être créés par les utilisateurs avec le niveau d’accès Administrateur ou générés automatiquement lorsqu’un Département est configuré. Le moment est maintenant venu d’ajuster les responsables et les lignes d’eau de votre processus.

Étape 3 – Inclusion de l’initiateur du processus

L’initiateur est un élément de couleur verte qui identifie le début du processus. En examinant de plus près les options disponibles, nous pouvons constater qu’il existe de nombreuses façons de démarrer un processus.

Chaque initiateur a une icône particulière qui représente son déclencheur. Il y a un initiateur appelé « Démarrer », qui est un initiateur générique utilisé pour lancer le processus manuellement. C’est l’initiateur le plus courant, et nous allons l’utiliser dans cet exemple.

1. Dans l’éditeur, localisez l’icône « Démarrer » dans la boîte à outils BPMN.
2. À l’intérieur du « Démarrer », faites glisser l’élément aussi appelé « Démarrer » vers la ligne d’eau qui représente le responsable qui initiera le processus.

Les autres initiateurs les plus utilisés sont les minuteries et les récepteurs de messages. Vous pouvez inclure autant d’initiateurs que vous le souhaitez, mais il est impératif de n’ajouter qu’un seul initiateur générique dans votre processus métier.

Étape 4 – Ajout des tâches et des branchements

Vous devez maintenant ajouter des tâches, des branchements et des événements intermédiaires pour décrire votre processus métier. Les éléments les plus communs sont :

Tâche Générique

La tâche générique est celle qui ne contient aucune icône. Elle décrit le travail effectué par quelqu’un ou par un système. Dans les processus automatisés, il est courant d’ajouter un formulaire de saisie de données à la tâche. Il est important de planifier les formulaires correctement, car les tâches ultérieures du processus peuvent dépendre des informations saisies avant elles.

Une tâche peut être ajoutée au processus métier à l’aide de la boîte à outils BPMN, exactement comme l’initiateur. Vous pouvez également ajouter la tâche en utilisant les icônes de raccourci qui s’affichent lorsqu’un élément précédent est sélectionné, dans ce cas, l’initiateur :

1. Sélectionnez l’initiateur du processus métier.
2. Cliquez sur l’icône de raccourci de tâche et faites-la glisser où vous souhaitez l’inclure. Probablement dans la même ligne d’eau.

Notez qu’après cette procédure nous avons non seulement les tâches mais aussi l’élément de flux reliant les deux éléments.

Pour inclure le formulaire de saisie, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la tâche dans laquelle le formulaire de saisie doit être inclus.
2. Cliquez sur l’icône de raccourci de formulaire à côté de la tâche, puis faites-la glisser et déposez-la.
3. Sélectionnez l’élément « Entrée de données » et cliquez sur l’icône de raccourci de presse-papiers pour afficher l’éditeur de formulaire.

Dans l’éditeur de formulaire, il est possible d’ajouter une propriété créée précédemment, d’utiliser une déjà existante ou d’en créer une nouvelle. Pour inclure une nouvelle propriété, cliquez sur l’icône de plus, puis sélectionnez une propriété existante. Vous pouvez également en créer une nouvelle en procédant comme suit :

1. Dans la fenêtre « Nouvelle propriété », remplissez les propriétés de nom et de type. Il peut être nécessaire de renseigner d’autres propriétés en fonction du type de propriété.
2. Après avoir rempli les propriétés nécessaires, cliquez sur « Confirmer » et le nouveau champ doit être ajouté au formulaire de saisie.

Il peut encore être nécessaire de faire quelques ajustements. Pour cela, il suffit de sélectionner la propriété, puis de modifier les options affichées à sa droite. Ces options disponibles dépendent du type de propriété. (Une propriété de texte, par exemple, affichera l’option « Est multiligne ».)

Branchement exclusif

Les branchements représentent une déviation de flux basée sur une propriété ou une entrée utilisateur. Le plus courant est le « branchement exclusif », celui qui contient un symbole X. Dans certains autres outils de modélisation, ce branchement peut être présenté sans symbole dedans.

Lorsqu’une instance de processus passe par un branchement exclusif, elle ne suit qu’un des chemins possibles. C’est pourquoi il s’appelle « exclusif ».

Les autres branchements communs comprennent :

• Branchement Parallèle : lors de l’utilisation de ce branchement, l’instance de processus est divisée en plusieurs et toutes doivent être synchronisées à la fin.
• Branchement Inclusif : ce branchement permet de diviser l’instance de processus en plusieurs, mais il diffère du type parallèle en ayant une condition pour chaque séquence de flux.

Pour inclure le branchement dans le diagramme, suivez la même procédure que celle utilisée pour ajouter l’initiateur et la tâche. Si vous souhaitez modifier le type d’un branchement, sélectionnez-le et cliquez sur la double flèche.

Étape 5 – Ajout de la fin du processus

Nous avons presque fini ! Maintenant, nous devons ajouter un élément de fin. Nous utiliserons l’événement de fin générique (aucune icône dedans). Ajoutez cet élément comme les autres.

Il est recommandé d’ajouter à l’événement de fin une étiquette de texte décrivant l’état final du processus. Par exemple, une bonne étiquette de texte pour l’événement de fin d’un processus d’embauche serait « employé embauché ».

Étape 6 – Révision et validation

Veuillez noter que la procédure de validation suppose que vous utilisiez les éléments tels qu’ils sont décrits par la notation. Il est impossible d’automatiser un processus qui n’est pas aligné sur la notation.

Pour valider votre processus, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à l’onglet Actions. Il devrait être disponible à la droite de l’éditeur.
2. Cliquez sur « Valider ».

Étape 7 – Test du processus

L’étape suivante consiste à tester l’exécution du processus métier. Cela peut être fait dans l’éditeur et avant l’activation du processus. Voici comment le faire :

1. Sélectionnez l’initiateur du processus.
2. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Tests -> Démarrer un nouvel élément de travail ».
3. La fenêtre contextuelle de l’élément de travail doit être affichée. Suivez chaque chemin possible de votre processus pour en assurer la qualité.

Si vous utilisez toujours un compte évaluation, vous pourrez disposer de 50 éléments de travail de test. Lorsque vous atteignez cette limite, vous devez supprimer tous les éléments de travail pour continuer à tester. Pour le faire, suivez les instructions de cette vidéo : Suppression d’éléments de travail et test d’automatisation de processus.

Étape 8 – Publication du processus métier automatisé

Tout est presque fini ! La dernière étape consiste à publier votre processus métier automatisé. Une fois votre processus métier publié, vous ne pourrez plus le modifier et il sera disponible dans votre environnement HEFLO. Cela signifie que :

• Si le processus a un initiateur générique, les utilisateurs pourront l’instancier à partir de la page Espace de Travail.
• Si le processus a un initiateur de minuterie, le processus sera automatiquement instancié à chaque heure spécifiée dans l’élément.
• Si un initiateur de message est configuré dans le processus, un nouveau processus est lancé chaque fois qu’un message est reçu.

Pour publier votre processus, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à l’onglet Actions. Il devrait être disponible à la droite de l’éditeur.
2. Cliquez sur « Publier l’Automatisation ».

Si tout est bien, alors votre processus devrait être publié !

Étape 9 – Création d’instances de processus métier

À ce point-là, votre processus doit être exécutable. Pour comprendre le fonctionnement de l’Espace de travail, regardez la vidéo sur l’Exécution de l’automatisation de processus métier.

Comment améliorer le processus métier ?

Lorsqu’un processus est publié, sa plus grande partie sera bloquée pour modification. Cela se produit parce que, dorénavant, les gens agiront dans ses instances et nous ne pouvons pas modifier le processus pendant son exécution. Il est encore possible d’ajuster quelques paramètres tels que les personnes responsables et les formulaires de saisie de données. Si vous souhaitez améliorer votre processus, regardez notre vidéo sur le Cycle d’amélioration et le contrôle de version.