HEFLO propose désormais une fonctionnalité permettant d’attribuer automatiquement le responsable d’une tâche dans un processus grâce à l’intelligence artificielle.
Cette option vous permet de définir des règles d’attribution détaillées et flexibles basées sur des indicateurs, des rapports et des documents. En suivant vos instructions, l’IA analyse les informations et assigne automatiquement la personne la plus adaptée au sein du groupe d’utilisateurs désigné.
Comment créer une définition de participant de type « Intelligence Artificielle »
- Ouvrir le processus
Accédez à votre processus dans l’éditeur de processus. - Sélectionner une ligne d’eau
Cliquez sur la ligne d’eau souhaitée et ouvrez ses propriétés.
- Ajouter un participant IA
- Rendez-vous dans la section Exécutant.
- Cliquez sur l’icône « + » pour ajouter une nouvelle définition de participant, ou sur « Modifier » pour en modifier une existante.
- Dans le champ Type, choisissez Intelligence Artificielle
- Donnez un nom à ce participant
- Associer un groupe d’utilisateurs
Sélectionnez un groupe d’utilisateurs. L’IA choisira alors uniquement parmi les personnes de ce groupe.
Remarque : Cette définition de participant ne prend en charge que les groupes — les utilisateurs individuels ne sont pas autorisés. De plus, vous ne pouvez sélectionner qu’un seul groupe par définition.
Définir des règles à l’aide d’un prompt
Vous pouvez personnaliser la logique de l’IA en rédigeant un prompt, basé sur des informations que vous saisissez directement, des documents joints, ou des rapports personnalisés créés dans votre environnement HEFLO.
Un exemple utilisant du texte saisi et des références de champs de formulaire est présenté ci-dessous.
Exemple : ajoutons un champ nommé « Type » dans la première tâche, et définissons les règles suivantes :
- Si la demande concerne le Marketing, l’IA sélectionnera Mary Davis.
- Si la demande concerne la Finance, l’IA sélectionnera Bill Evans.
- Si la demande concerne l’Approvisionnement, l’IA sélectionnera John Williams.
👉 Exemple de prompt :
Ces règles seront automatiquement analysées afin de déterminer le bon responsable lorsque l’élément de travail passera de la Tâche 1 à la Tâche 2.
Utiliser des documents comme référence
En plus des champs, vous pouvez fournir des pièces jointes dans vos formulaires via un champ « Téléchargement des fichiers ».
(par exemple un document PDF contenant des instructions ou des informations complémentaires).
L’IA utilisera ces données pour prendre une décision concernant le responsable approprié.
Utiliser un rapport HEFLO
Vous pouvez également combiner un prompt avec un rapport généré dans HEFLO.
Cela permet à l’IA de sélectionner le responsable sur la base d’informations dynamiques, telles que :
- le nombre d’instances actuellement attribuées à chaque personne du groupe,
- les délais,
- ou d’autres critères opérationnels.
Points clés à retenir
- Délai de sélection : l’IA met environ 10 secondes pour attribuer un responsable. Attendez ce délai avant de poursuivre le flux de tâches.
- Flexibilité : combinez prompt + pièce jointe pour affiner encore davantage vos règles d’attribution.
- Groupes d’utilisateurs : assurez-vous que vos groupes sont correctement configurés pour que l’IA dispose d’options cohérentes. Plus d’informations concernant les groupes d’utilisateurs : Groupes.
Important : cette fonctionnalité nécessite l’association de votre clé OpenAI à votre environnement HEFLO.
Pour savoir comment configurer votre clé OpenAI dans HEFLO, consultez cet article : Utiliser pleinement la fonctionnalité d’Intelligence Artificielle avec votre compte OpenAI.
Conclusion
Avec cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez automatiser et améliorer considérablement votre logique d’attribution des tâches.
En analysant vos prompts, les documents disponibles et vos données métier, l’IA sélectionne la personne la plus adaptée au sein du groupe d’utilisateurs désigné — garantissant ainsi une distribution des tâches adaptée au contexte et basée sur des règles.