Dans cet article, découvrez comment associer automatiquement tous les processus d’une catégorie à un rôle utilisateur dans HEFLO. Cette approche simplifie considérablement la gestion des droits d’accès et réduit les tâches administratives liées à la mise à jour manuelle des rôles.
Grâce à cette fonctionnalité, lorsqu’un processus est ajouté ou retiré d’une catégorie, les accès des utilisateurs sont automatiquement mis à jour.
Pourquoi utiliser les catégories pour gérer les accès ?
Dans de nombreuses organisations, les processus évoluent régulièrement : nouveaux flux, suppression d’anciens processus, réorganisation des domaines métiers, etc.
Lorsque les accès sont gérés processus par processus, cela implique souvent :
- des mises à jour manuelles répétitives
- un risque d’oublier certains accès
- une maintenance plus complexe des rôles utilisateurs
Avec les catégories de processus, vous pouvez centraliser cette gestion.
Exemple
Vous pouvez créer une catégorie appelée :
- Supply Chain
- Finance
- Ressources Humaines
- IT
Puis donner à un rôle utilisateur l’accès à tous les processus associés à cette catégorie.
Ainsi :
- si un nouveau processus est ajouté à la catégorie
- ou si un processus est retiré
les droits d’accès sont automatiquement mis à jour pour les utilisateurs liés au rôle.
Pour en savoir plus sur les catégories de processus, consultez notre article dédié : Organisation des processus métiers à l’aide de catégories.
Accéder à la configuration des rôles
Pour configurer cette fonctionnalité :
- Accédez à Gérer Environnement.
- Ouvrez la section Utilisateurs et Autorisation.
- Cliquez sur l’onglet Rôles.
- Créez un nouveau rôle ou éditez un rôle existant.
Pour en savoir plus sur la création de rôles personnalisés, consultez notre article : Configurer des autorisations pour les processus.
Associer une catégorie de processus
Une fois dans la configuration du rôle :
- Cliquez sur Sélectionner des processus.
- Utilisez l’icône située à droite pour sélectionner une catégorie de processus.
- Choisissez la catégorie souhaitée, par exemple Supply Chain.
- Activez les permissions nécessaires sur la ligne Tous afin d’appliquer les droits à l’ensemble des processus de cette catégorie.
Mise à jour automatique des accès
Le principal avantage de cette fonctionnalité est l’automatisation de la gestion des accès.
Une fois la catégorie associée au rôle :
- les nouveaux processus ajoutés à la catégorie héritent automatiquement des droits
- les processus retirés de la catégorie ne sont plus accessibles
- l’administrateur n’a plus besoin de mettre à jour manuellement chaque rôle utilisateur
Cela permet :
- de gagner du temps
- de réduire les erreurs de configuration
- de simplifier l’administration des environnements complexes
Associer le rôle à un utilisateur
Après avoir configuré le rôle :
- Enregistrez les modifications.
- Associez le rôle aux utilisateurs concernés.
Les utilisateurs bénéficieront automatiquement des accès définis pour la catégorie.
Pour en savoir plus sur l’association des rôles aux utilisateurs, consultez notre article : Inviter des utilisateurs.
Conclusion
L’association des catégories de processus aux rôles utilisateurs est une méthode efficace pour automatiser la gestion des accès dans HEFLO.
Cette approche améliore la gouvernance, réduit les opérations manuelles et garantit que les utilisateurs disposent toujours des accès appropriés lorsque les processus évoluent.