Dans certaines situations, il peut être nécessaire de supprimer automatiquement des fichiers ou d’anonymiser certaines données après la fin d’une instance de processus. Cette fonctionnalité permet de répondre à des exigences de confidentialité, de conformité interne ou de réglementations comme le RGPD.
Avec HEFLO, vous pouvez définir une période de conservation des données après la fin d’une instance, puis anonymiser automatiquement les champs concernés ou supprimer les fichiers associés.
Comment fonctionne cette fonctionnalité ?
La fonctionnalité repose sur trois niveaux de configuration :
- Activation au niveau de l’environnement
- Autorisation au niveau du champ
- Configuration du délai de conservation dans le formulaire
Cette approche permet de contrôler précisément quels champs peuvent être anonymisés ou supprimés, tout en conservant une grande flexibilité entre différents processus et formulaires.
1. Activer l’anonymisation des données et la suppression des fichiers
Pour commencer :
- Accédez à Gérer environnement
- Ouvrez l’extension Automatisation des processus métiers
- Activez l’option : Activer l’anonymisation des données et la suppression des fichiers
- Cliquez sur Confirmer
Une fois cette étape terminée, la fonctionnalité est disponible dans votre environnement.
2. Autoriser l’anonymisation pour ce champ
L’anonymisation doit ensuite être activée individuellement sur chaque champ concerné.
Vous pouvez effectuer cette configuration :
- depuis la liste des champs de l’environnement
- ou directement dans un formulaire d’un processus
Pour configurer un champ :
- Ouvrez le formulaire
- Sélectionnez le champ souhaité
- Cliquez sur Modifier
- Activez l’option Autoriser l’anonymisation
Après activation, de nouvelles options apparaissent pour configurer la durée de conservation des données.
3. Définir le délai de conservation des données
Une fois l’anonymisation autorisée sur le champ, vous pouvez définir le nombre de jours pendant lesquels les données doivent être conservées après la fin de l’instance.
Il est également possible de créer une règle métier pour activer ou non cette fonctionnalité selon certaines conditions.
Pour en savoir plus sur les règles métiers : Introduction aux Règles Métiers.
Vous pouvez également effectuer cette configuration dans les événements de type message (email).
Après expiration du délai configuré :
- les données textuelles, numériques, monétaires et autres valeurs sont anonymisées. Les valeurs numériques ont alors la valeur « 0” et les dates retournent la date du jour.
- les fichiers associés au champ sont supprimés automatiquement de l’environnement.
- Les emails configurés avec un délai seront supprimés de l’onglet “conversations”.
Information complémentaire :
Il est possible de forcer l’anonymisation des champs lors de vos éléments de travail de test. Pour cela, cliquer sur “Forcer l’anonymisation” lorsque l’élément de travail test est terminé. Vous pouvez également annuler cette action en cliquant sur le bouton en dessous “Déanonymiser”.
Fonctionnement des niveaux de sécurité
Pour des raisons de sécurité et de flexibilité, HEFLO utilise trois niveaux de validation :
| Niveau | Description |
| Environnement | Active globalement la fonctionnalité |
| Champ | Autorise l’anonymisation pour un champ spécifique |
| Formulaire | Définit le délai de conservation dans le formulaire |
Cela permet par exemple d’utiliser le même champ dans plusieurs processus ou formulaires, tout en appliquant des règles différentes selon le contexte.
Cas d’utilisation courants
Cette fonctionnalité peut être utilisée pour :
- les processus RH contenant des documents personnels
- les processus de recrutement avec CV et pièces jointes
- les formulaires contenant des données sensibles
- les processus soumis au RGPD ou à des politiques internes de rétention des données