Dans cet article nous allons voir comment configurer un processus pour créer une enveloppe contenant un document à signer avec une étape de vérification avant de l’envoyer sur DocuSign.

Nous utilisons cet exemple de processus pour présenter cette configuration : 

Lorsque l’utilisateur crée un élément de travail de ce processus, il doit tout d’abord insérer le document ou les documents souhaité(s) dans un champ de type « Téléchargement des fichiers » dans la première tâche. Lorsqu’il passe à la tâche suivante, le système crée alors une « enveloppe » contenant le document à signer. Ensuite, l’utilisateur a la possibilité de vérifier le document avant l’envoi de celui-ci sur DocuSign. L’objectif de cette étape est de laisser la possibilité à l’utilisateur de mettre à jour le document à signer. Une fois le document validé, le système envoie l’enveloppe à DocuSign. L’élément de travail est ensuite en attente de la réception d’une information venant de DocuSign. En fonction de l’état du document concerné, l’élément de travail suivra l’un des 3 différents flux de sortie du branchement exclusif. Chacune des trois tâches qui suivent le branchement a pour objectif d’afficher le document et son statut associé dans DocuSign.

Configurer une tâche de création d’enveloppe.

La première étape consiste à configurer la tâche qui va créer l’enveloppe. L’objectif est de paramétrer le document qui sera envoyé, la liste de(s) destinataire(s) et de personnaliser le message qui sera envoyé par DocuSign.

1. Sélectionnez la tâche concernée.
2. Assurez-vous que celle-ci soit une tâche de type message avec un comportement de lancement. Pour information : la configuration de création d’enveloppe est faisable uniquement pour des tâches de type message, il n’est pas possible d’utiliser un événement d’envoi de message.
3. Allez dans les propriétés et choisissez le connecteur : « Signature document ».
4. Choisissez l’opération « Créer ».
5. Dans la partie compte, choisissez le compte DocuSign associé à votre environnement HEFLO. Pour en savoir plus sur comment associer un compte DocuSign à votre environnement HEFLO : Configurer l’intégration de DocuSign.

À partir de ce moment, deux nouveaux boutons apparaissent : 

• Le bouton « Développement » permet de configurer la création de l’enveloppe pour les éléments de travail de test. Le bouton « Développement » est lié au compte développeur de DocuSign associé à cet environnement.
• Le bouton « Production » permet de configurer la création de l’enveloppe pour les éléments de travail de production une fois que l’automatisation du processus est publiée. Le bouton « Production » est lié au compte DocuSign associé à cet environnement.

Pour en savoir plus sur la différence entre un compte DocuSign et un compte développeur de DocuSign :Configurer l’intégration de DocuSign .

Nous allons maintenant configurer la création de l’enveloppe.

1. Cliquez sur le bouton « Développement ».
2. Dans l’onglet « Enveloppe » vous devez : 
   1. Donner un nom à l’enveloppe.
   2. Dans la partie « Documents », sélectionnez le champ qui contiendra le document qui sera envoyé par DocuSign. Vous devez sélectionner le champ utilisé dans la première tâche pour télécharger le document ou les documents. Vous pouvez également choisir de sélectionner un modèle de document contenu dans le compte DocuSign associé à votre compte HEFLO. Pour en savoir plus : LIEN.
   3. Dans la partie « Dossier » vous pouvez choisir dans quel dossier de votre compte DocuSign le document sera envoyé. Si vous ne sélectionnez aucun dossier, votre enveloppe sera automatiquement stockée dans le dossier des brouillons.
      
      
3. Dans l’onglet « Destinataires » vous devez ajouter un ou plusieurs destinataires en cliquant sur le bouton « + ». Vous devez alors choisir un rôle parmi ceux disponibles dans DocuSign, un nom et une adresse e-mail. Vous pouvez également choisir un ordre de réception, cela est utile si vous souhaitez par exemple que ce destinataire reçoive le document à signer avant ou après d’autres destinataires. Vous pouvez également paramétrer un code pour accéder au document et mettre un message privé.
   
   

    

4. Dans l’onglet « Message » vous devez configurer le nom et le corps du message qui sera envoyé à tous les destinataires.

Cliquez ensuite sur confirmer pour valider cette configuration.

Configurer une tâche d’envoi d’enveloppe.

Le branchement exclusif après la tâche de création de l’enveloppe permet à l’utilisateur de valider ou de mettre à jour le document. Pour le mettre à jour, il faut alors ajouter le champ utilisé dans la première tâche dans celle qui suit le flux de sortie qui précède le retour à la tâche de création d’enveloppe.

Cette configuration permet alors de mettre à jour le document qui sera envoyé à DocuSign.

Si le document est validé par l’utilisateur, il faut alors configurer la tâche d’envoi de l’enveloppe.

1. Sélectionnez la tâche concernée.
2. Assurez-vous que celle-ci soit une tâche de type message avec un comportement de lancement. Pour information : la configuration d’envoi d’enveloppe est faisable uniquement pour des tâches de type message, il n’est pas possible d’utiliser un événement d’envoi de message.
3. Allez dans les propriétés et choisissez le connecteur : « Signature document ».
4. Choisissez l’opération « Envoyer ».
5. Cliquez ensuite sur l’icône en forme de chaîne et sélectionnez la tâche de création de l’enveloppe, afin que le système sache à quelle enveloppe cette tâche est associée. Après avoir sélectionné la tâche de création, vous pouvez alors retrouver ces informations sous l’icône en forme de chaîne. Nous vous conseillons de bien nommer ces tâches pour pouvoir les différencier au cas où vous ayez plusieurs tâches de création d’enveloppe.

Configurer une tâche de réception de l’enveloppe.

Nous allons maintenant configurer la tâche de réception de l’enveloppe.

1. Sélectionnez la tâche concernée.
2. Assurez-vous que celle-ci soit une tâche de type message avec un comportement capture. Pour information : la configuration de réception d’enveloppe est faisable pour les tâches de type message et pour les événements de réception de message.
3. Allez dans les propriétés et choisissez le connecteur : « Signature document ».
4. Choisissez l’opération « Attendre enveloppe ».
5. Dans la partie « Champ statut enveloppe », choisissez le champ de HEFLO qui récupérera l’information concernant le statut de l’enveloppe dans DocuSign. Ce champ doit être de type « Texte ». Lorsque l’enveloppe envoyée a reçu une action de tous les destinataires (dans le cas où le ou les documents contenus dans l’enveloppe ont été signés), ou un des destinataires (dans le cas où ils ont été refusés), alors ce champ sélectionné recevra le statut final de l’enveloppe. Il existe trois statuts : terminé, annulé et refusé.
6. Dans la partie « Fichier final », choisissez le champ de HEFLO qui récupérera le document final contenu dans DocuSign. Ce champ doit être de type « Téléchargement des fichiers ».
7. Cliquez ensuite sur l’icône en forme de chaîne et sélectionnez la tâche d’envoi de l’enveloppe, afin que le système sache à quelle enveloppe cette tâche est associée. Après avoir sélectionné la tâche d’envoi, vous pouvez alors retrouver ces informations sous l’icône en forme de chaîne. Nous vous conseillons de bien nommer ces tâches pour pouvoir les différencier au cas où vous ayez plusieurs tâches d’envoi d’enveloppe.

Dans notre exemple, nous souhaitons que l’élément de travail suive un flux de sortie en fonction du statut du document dans DocuSign.

1. Sélectionnez le branchement exclusif, allez dans les propriétés et activez l’option « Est automatique » dans la partie exécution.
2. Créez une règle métier pour chaque flux de sortie en utilisant le champ choisi dans la partie « Champ statut enveloppe » lors de la configuration de la tâche ou de l’événement de réception de message. Pour information : quelle que soit la langue que vous utilisez dans HEFLO, les statuts de DocuSign sont en anglais : « completed », « voided » et « declined ».
3. Dans chacune des tâches qui suivent le branchement, ajoutez les deux champs associés lors de la configuration de la tâche ou de l’événement de réception de message pour les parties « Champ statut enveloppe » et « Fichier final ». L’objectif est d’afficher le statut et le document final contenu dans DocuSign.

Créer un élément de travail de test.

La configuration est maintenant terminée, nous allons créer un élément de travail de test.

Ajoutez le fichier souhaité dans le champ de la première tâche.

La tâche de création de l’enveloppe est transparente pour l’utilisateur. Dans notre configuration, l’élément de travail va ensuite à un branchement pour choisir si le document doit être mis à jour.

Pour information : Une fois l’enveloppe créée, vous avez la possibilité de voir les informations la concernant. 

1. Cliquez sur le bouton avec les trois points.
2. Cliquez sur « Signature document ».
3. Vous avez alors des informations concernant le statut de l’enveloppe et les actions en attente ou faites par le ou les destinataire(s).

Choisissez le flux de sortie qui revient vers la tâche de création de l’enveloppe si vous souhaitez modifier le document.

Ajoutez alors un document dans le champ qui correspond à celui de la première tâche pour l’additionner au document existant. Si vous souhaitez remplacer le document existant, il faut alors supprimer celui précédemment ajouté et télécharger le nouveau dans le champ.

Pour information : Une fois que la tâche de création de l’enveloppe est faite pour la deuxième fois, vous avez alors la possibilité de voir l’historique des enveloppes qui ont été créées. 

1. Cliquez sur le bouton avec les trois points.
2. Cliquez sur « Signature document ».
3. Vous avez alors la possibilité de voir les informations concernant les différentes versions de l’enveloppe.

La tâche d’envoi de l’enveloppe est transparente pour l’utilisateur. Dans notre configuration, l’élément de travail va ensuite directement à la tâche d’attente de message de DocuSign. Celui-ci est alors bloqué à la tâche de type réception de message. Une fois l’enveloppe envoyée, le ou les destinataires reçoivent un e-mail. Le destinataire concerné doit alors suivre les consignes expliquées par DocuSign pour signer ou décliner le document concerné. L’action qui sera effectuée par ces derniers permettra l’instance d’avancer automatiquement et de choisir le flux de sortie en fonction du statut de l’enveloppe.

Vous pouvez également accéder à ces informations si vous êtes sur la tâche d’attente des informations de DocuSign. Vous pouvez alors cliquer sur « Afficher détails ».

Nous allons signer le document.

Les deux destinataires de notre exemple ont signé le document. L’élément de travail suit alors le flux de sortie « complété » et nous pouvons retrouver le statut du document et le document signé dans la tâche qui suit le branchement.

Configurer la partie « Production »  et publier l’automatisation du processus.

Une fois le test validé, vous devez alors faire cette même configuration dans la partie « Production » de la tâche de création de l’enveloppe. Nous vous conseillons de créer le même modèle sur vos deux comptes, celui de développeur DocuSign et celui de production DocuSign pour faciliter la configuration de la partie « Production » sur HEFLO.

Une fois la configuration effectuée, vous pouvez alors vérifier votre processus en utilisant la fonction de validation dans l’onglet « Actions » et publier l’automatisation du processus.