Il est possible d’ajouter plusieurs formulaires à une tâche spécifique de votre processus, de les copier pour les réutiliser dans d’autres tâches de votre processus et même d’améliorer leur disposition pour faciliter l’exécution des éléments de travail. Nous allons voir comment effectuer ces configurations dans cet article.

Créer plusieurs formulaires

1. Ouvrez le processus souhaité dans l’éditeur de processus.
2. Assurez-vous que l’option de l’automation est bien activée.
   
   
3. Sélectionnez la tâche concernée, cliquez sur cet icône pour ajouter un formulaire.
   
4. Configurez votre formulaire. Pour en savoir plus : Création de formulaires.
   
5. Répétez les étapes 2 et 3 pour ajouter un nouveau formulaire à cette tâche.
   

Lors de l’exécution d’un élément de travail, le système affichera les 2 formulaires dans l’onglet général.

Copier des formulaires

Vous pouvez copier des formulaires existants dans votre processus et les associer à des tâches de ce même processus.

1. Sélectionnez le formulaire concerné.
2. Faites un « contrôle + c » ou faites un clic droit sur le formulaire et cliquez sur « copier ».
   
   
3. Cliquez sur la tâche dont vous souhaitez associer le formulaire copié.
4. Faites un « contrôle + v ». Vous pouvez alors choisir 2 options :
   1. Si vous souhaitez que les modifications apportées (changement de disposition, ajout ou suppression de champs, règles…) et les informations inscrites au formulaire d’origine soient répliquées à la copie du formulaire et vice versa, alors sélectionnez l’option : « Oui, gardez le lien ». 
   2. Si vous souhaitez que seules les informations inscrites dans le premier formulaire du flux soient répliquées dans l’autre formulaire, alors sélectionnez l’option : « Dupliquer le formulaire ».

Créer une collection de formulaires

Vous pouvez créer un formulaire qui contient plusieurs formulaires. L’objectif est d’éviter de trop remplir le diagrammes pour que celui-ci soit toujours clair et compréhensible. 

1. Sélectionnez la tâche concernée, cliquez sur cet icône pour ajouter un formulaire ou cliquez sur un formulaire déjà existant.
2. Cliquez sur le formulaire et allez dans l’onglet des « Propriétés ». 
3. Activez l’option : « Est une collection ».
   
   
4. Double cliquez sur le formulaire ou cliquez sur « Configurer le formulaire » dans les « Propriétés ».

Si vous avez sélectionné un nouveau formulaire, vous aurez alors cette boîte de dialogue :

Si vous avez sélectionné un formulaire qui possède déjà une configuration, vous aurez alors cette boîte de dialogue :

Vous pouvez ajouter un formulaire au formulaire parent en cliquant sur : « Créer un nouveau formulaire ».

Vous pouvez alors configurer celui-ci. Pour en savoir plus : Création de formulaires.

Vous pouvez donner un nom à vos différents formulaires qui composent le formulaire parent en cliquant sur l’icône de crayon et en éditant le nom de celui-ci.

Vous pouvez également choisir l’ordre d’affichage des formulaires dans l’élément de travail en changeant l’ordre de la première colonne.

Vous pouvez activer l’option « Avec des onglets » pour créer un onglet par formulaire dans l’élément de travail, au lieu d’afficher les formulaires à la suite (comme vu précédemment) dans l’ordre défini.