Une licence permet à un utilisateur d’accéder aux fonctionnalités prévues dans l’un des différents plans contracté.
Il existe 3 types de licences dans HEFLO : les licences pour les « utilisateurs nommés », pour les « utilisateurs concurrents » et pour les « visualisateurs de portail ».
Dans cet article, nous allons voir comment accéder à l’écran qui contient les différentes licences disponibles sur votre environnement. Nous allons également expliquer les différences entre ces licences et comment les associer à des utilisateurs.
Gestion des abonnements
Vous pouvez voir les différentes licences disponibles sur votre environnement en allant dans le menu : « Gérer environnement », et en cliquant sur : « Abonnements ».
Vous pouvez alors voir des informations concernant la date de début et de fin de votre abonnement. Si vous ne voyez pas de date de fin, c’est que vous avez choisi un plan avec un renouvellement automatique.
Vous pouvez également voir le nombre de licences disponibles sur votre environnement :
Utilisateurs nommés : Ce type de licence donne un accès permanent. Cette licence permet à un utilisateur de se connecter n’importe quand.
Nous vous recommandons d’associer ce type de licence aux analystes de processus et administrateurs pour leur assurer un accès permanent.
Utilisateurs concurrents : Ce type de licence permet de partager un nombre de connexions simultanées. Si vous avez 5 licences disponibles pour les utilisateurs concurrents, cela permet alors à 5 utilisateurs avec ce type de licence de se connecter en même temps. Si un sixième utilisateur avec ce type de licence essaie de se connecter, il aura alors un message lui indiquant que toutes les sessions disponibles sont occupées.
Nous vous recommandons d’associer ce type de licence aux exécutants de processus et approbateurs, et de façon générale, aux personnes associées au rôle : « utilisateur ».
Visualisateurs de portail : Ce type de licence donne accès uniquement à l’écran « Portail ».
Ce type de licence concerne les utilisateurs qui ont uniquement besoin de consulter la documentation des processus ou créer des instances de processus, sans pouvoir agir sur celles-ci une fois créées. Ce type de licence est associé au rôle « Portail uniquement » et aux rôles personnalisés qui donnent uniquement accès à l’écran « Portail ».
Pour en savoir plus sur les rôles utilisateurs : Les Rôles sur HEFLO
Associer une licence à un utilisateur
Méthode 1
Cet écran vous permet d’associer une licence pour un utilisateur nommé. Pour cela cliquez sur l’icône à côté du nombre de licences nommées utilisées :
Une fenêtre s’affichera avec la liste des utilisateurs de cet environnement qui ont une licence nommée.
Pour associer un nouvel utilisateur à ce type de licence, sélectionnez un utilisateur parmi les utilisateurs de cet environnement et cliquez sur le bouton « + » pour valider.
Méthode 2 :
Vous pouvez associer une licence directement sur l’écran « Utilisateurs et Autorisation » dans l’onglet « Utilisateurs ».
Vous pouvez alors éditer un utilisateur en cliquant sur la commande d’édition ou en double cliquant directement sur le nom de l’utilisateur.
Vous pouvez alors voir et éditer les informations d’un utilisateur.
Vous pouvez choisir d’associer une licence nommée ou une licence concurrente en fonction du nombre de licences disponibles sur votre environnement.
Pour information, si l’utilisateur a un rôle « Portail uniquement » ou un rôle personnalisé qui donne uniquement accès au portail, le système associe alors directement cet utilisateur à une des licences de type « Visualisateurs de portail ». Vous n’avez donc pas besoin d’associer ce type de licence à un utilisateur.
Pour en savoir plus sur la création des utilisateurs : Inviter des utilisateurs
Gestion des licences pour les environnements supplémentaires
Les licences sont associées à un environnement. Si l’un de vos utilisateurs avec un rôle « Administrateur » crée un nouvel environnement, et que ce dernier a une licence nommée, alors le système prendra la même licence pour les deux environnements.
Exemple : Si vous avez 3 licences pour des utilisateurs nommés, et que vous avez utilisé 2 licences pour 2 utilisateurs sur un environnement, et si l’un de ces 2 utilisateurs crée un environnement supplémentaire, cette dernière licence restera disponible sur le premier environnement.