Nous pouvons pour démarrer un élément de travail en fonction d’une condition en utilisant un événement de début de type condition. Dans HEFLO, cette condition est liée à un enregistrement.

Dans cet article, nous apprendrons comment :

1- Créer une instance de processus à chaque fois que nous ajoutons une ligne de donnée dans enregistrement ou le mettons à jour.

2- Créer plusieurs éléments de travail en fonction du nombre de lignes importées dans l’enregistrement.

3- Planifier la création de l’instance de processus.

Dans les 3 cas, nous avons besoin d’un enregistrement personnalisé. Si vous n’en avez pas encore dans votre environnement, vous devez alors en créer un pour pouvoir continuer.

Pour en savoir plus sur les enregistrements personnalisés et comment en créer : Comment créer un enregistrement.

1- Créer une instance de processus à chaque ajout de ligne de donnée dans un enregistrement ou de mise à jour.

L’objectif est de pouvoir créer automatiquement une instance de processus à chaque fois qu’un utilisateur ajoute des données ou met à jour un enregistrement. Vous devez suivre les étapes suivantes pour faire cette configuration : 

1. Dans l’éditeur de processus, activez l’automatisation du processus.
   
   
2. Depuis la boîte à outils BPMN, faites glisser et déposez un événement de début de type condition.
    
   
3. Sélectionnez l’événement et accédez à l’onglet Propriétés.
   
   
4. Dans la partie exécution, choisissez dans le champ « Enregistrement personnalisé associé » l’enregistrement qui vous intéresse.
   

Veuillez noter que si vous n’avez pas encore d’enregistrement personnalisé, vous devez en créer un pour pouvoir continuer. Pour en savoir plus sur les enregistrements et comment en créer : Comment créer un enregistrement.

Dans notre exemple, nous sélectionnons l’enregistrement « Fournisseur ». 

Cet enregistrement a 3 propriétés :

Pour information : Seuls les enregistrements personnalisés apparaissent dans cette partie.

Après avoir sélectionné l’enregistrement souhaité, d’autres champs apparaissent.

Nous présenterons le bouton « Configurer règle métier » dans la troisième partie de notre article.

5. Sélectionnez l’option : « Une instance par enregistrement » dans le champ « Mode de création ». 
6. Dans le formulaire de votre première tâche, ajoutez des champs afin de pouvoir transférer les informations renseignées dans l’enregistrement vers l’élément de travail qui sera exécuté.
   
   
7. Cliquez ensuite sur le bouton : « Paramètres d’entrée ».
   
   
   
   L’objectif de cet écran est de pouvoir associer les informations de l’enregistrement avec celles des formulaires du processus.
   
   Vous trouverez sur la partie droite les champs de l’enregistrement source. Le système affiche automatiquement les colonnes de l’enregistrement.
   
   Sur la partie gauche, vous trouverez des champs vides. Vous devez alors sélectionner le champ qui sera associé à la colonne souhaitée de l’enregistrement. Vous devez sélectionner des champs associés aux formulaires du processus concerné pour que ces informations soient visibles lors de l’exécution de l’élément de travail.
   
   Une fois cette association faite et le processus publié, un élément de travail sera créé par l’ajout d’une nouvelle ligne dans l’enregistrement « Fournisseur » .Les informations de la ligne concernée seront transmises dans les champs associés. Dans notre cas, ces informations seront visibles dans le formulaire associée à la tâche « Vérifier les informations du fournisseur ».
8. Cliquez sur « Confirmer » pour enregistrer cette configuration.
9. Publiez l’automatisation du processus.
   
   Veuillez noter que ce processus ne peut pas être démarrer manuellement, cela signifie que nous ne pouvons pas créer une instance du processus à partir de la liste : « Nouvel élément de travail ».
   
   
10. Allez dans l’espace de travail, et cliquez sur la page qui contient l’enregistrement concerné. Dans notre cas, il s’agit de la page « Fournisseurs ».
    
    
    
11. Ajoutez un nouveau fournisseur.
    
    
    
12. Remplissez les champs du formulaire de l’enregistrement, et confirmez.
    
    Pour information : Après l’ajout d’une nouvelle ligne dans  l’enregistrement, le système met entre 5 et 10 minutes pour créer un élément de travail du processus associé.
13. Une fois ce temps écoulé, accédez à la liste des tâches.
    
    Une nouvelle instance du processus « Événement de début de condition » a été créée.
14. Ouvrez l’élément de travail concerné.
    
    Les informations du fournisseur, créé dans l’enregistrement, sont présentes dans les champs du formulaire de cet élément de travail.

2- Créer un élément de travail pour chaque donnée importée dans un enregistrement.

L’objectif est de pouvoir créer automatiquement une instance de processus pour chaque ligne créée dans un enregistrement lorsque l’on importe un fichier. 

Pour en savoir plus sur l’import de données pour mettre à jour un enregistrement : Importer des données pour mettre à jour un enregistrement. 

Nous allons importer un fichier pour mettre à jour l’enregistrement « Fournisseur » et configurer le processus pour que cet import crée automatiquement un élément de travail pour chaque ligne.

Vous devez suivre ces étapes pour faire cette configuration :

1. Configurez l’événement de début de type condition comme vu dans la première partie de cet article.
2. Publiez l’automatisation du processus.
3. Importez un enregistrement en suivant les mêmes étapes que « Importer des données pour mettre à jour un enregistrement ».
   Voici les données importées pour cet exemple :
   
4. Allez dans la liste des tâches, comme vous pouvez le constater, 6 nouveaux éléments de travail ont été créés.
   
   C’est le choix de l’option « Une instance par enregistrement » qui permet de créer un élément de travail pour chaque ligne importée dans l’enregistrement.
   
   
   

3- Planifier la création d’une instance :

L’objectif est de pouvoir créer automatiquement une instance de processus lorsqu’une ligne d’un enregistrement remplie une condition.

Nous pouvons associer une règle métier pour déterminer la condition qui va permettre de créer automatiquement un élément de travail.

Pour en savoir plus sur les règles métier : Introduction aux Règles Métiers.

Suivez ces étapes pour faire cette configuration :

1. Gardez la configuration de l’événement de début de type condition faite précédemment.
2. Cliquez sur l’événement de début et accédez à l’onglet Propriétés.
3. Dans la section exécution, cliquez sur le bouton « Configurer règle métier » pour créer la condition qui va permettre la création de l’élément de travail.
   
   
4. Créez la condition. Pour cet exemple, celle-ci est basée sur le champ : « Date de début du contrat » qui doit correspondre au jour actuel.
   
   Lorsqu’une ligne de l’enregistrement remplira cette condition, le système créera automatiquement un élément de travail correspondant à celle-ci. Dans cet exemple, la date de début du contrat du fournisseur doit correspondre au jour actuel pour que le système crée automatiquement un élément de travail.Pour information : Dans le cas de la création d’une règle métier pour un événement de début de type condition, le système donne la possibilité de choisir uniquement les propriétés de l’enregistrement concerné. Dans cet exemple, il est possible de sélectionner uniquement les propriétés de l’enregistrement « Fournisseur ».
5. Cliquez sur « Confirmer ».
6. Créez de nouvelles lignes dans l’enregistrement « Fournisseur ». Dans cet exemple, nous avons créé 3 nouvelles lignes.
   
   Les nouveaux éléments de travail seront créés lorsque la date de la propriété « date de début du contrat » sera atteinte.Le système a créé l’élément de travail lié à la ligne du fournisseur 1 le jour correspondant à la date de début du contrat.