Rapports analytiques

L’automatisation et l’exécution de vos processus permet la génération d’une base de données de vos différents éléments de travail. HEFLO vous donne la possibilité d’utiliser ces informations à travers des tableaux de bord pour vous aider dans votre prise de décision quotidienne. Pour en savoir plus sur comment créer des pages de tableaux de bords et de widgets: Tutoriel : Comment créer un tableau de bord de gestion.

Le système vous permet également d’exporter cette base de données pour pouvoir l’intégrer à vos outils de Business Intelligence. Pour en savoir plus sur l’export des données : Tutoriel : Export des données.

En plus de cela, nous mettons à votre disposition des rapports analytiques prêt à l’emploi répondant à différents objectifs pour que vous puissiez analyser ces données.

Vous pouvez accéder aux différents rapports dans le menu à gauche en cliquant sur « Analytique ».

Les rapports analytiques sont accessibles par les utilisateurs de type « administrateur » ou les utilisateurs ayant un rôle créé donnant accès à cette fonctionnalité. Pour en savoir plus sur les rôles : Les rôles sur HEFLO.

Les différents rapports sont répertoriés dans 3 catégories :

Chronométrie & volume : L’objectif est d’analyser le temps d’exécution des différents éléments de travail. Ces rapports permettent également d’analyser le temps d’exécution de chaque tâche et d’identifier notamment des goulots d’étranglements.
Équipes : L’objectif est d’étudier la performance des équipes et utilisateurs responsables des différents éléments de travails concernés. Ces rapports vous permettront de voir si vos équipes atteignent les objectifs fixés en termes de quantité et de délais, si celles-ci nécessitent d’être augmentées, ou si la répartition des tâches doit être revue.
Demandeurs : Vous pouvez analyser la quantité d’éléments de travail par demandeur. Cela vous permettra de mieux comprendre l’intensité de votre source de travail et d’adapter vos processus ou vos équipes en fonction.

Donner accès aux rapports analytiques

Les utilisateurs avec un rôle administrateur ont accès à tous les rapports analytiques et peuvent faire toutes les actions possibles.

Pour donner accès aux rapports analytiques pour un rôle :

Allez dans la page « Utilisateurs et autorisation » et dans l’onglet « Rôles ».
Créez ou éditez le rôle souhaité.
Cliquez sur « Sélectionner des processus ».
Activez l’option « Analytique » pour tous les processus ou une sélection.
Revenez sur l’écran de paramétrage du rôle et sélectionnez l’option « Publier la mise en page » si vous souhaitez que l’utilisateur puisse partager des segmentations ou des mises en page. Nous verrons ces deux notions dans la suite de cet article.

Les éléments qui constituent un rapport analytique.

Il existe plusieurs rapports dans ces différentes catégories.

Les rapports sont majoritairement composés de la manière suivante :

Choix de la segmentation

Vous pouvez créer, sélectionner ou même déselectionner une ou plusieurs segmentations.

L’objectif est de déterminer une sélection d’éléments de travail mise en avant dans le rapport concerné. Par défaut, le rapport met en avant l’ensemble des éléments de travail de votre environnement.

Il est possible de créer une segmentation en cliquant sur le « + ».

Vous trouverez alors l’ensemble des segmentations existantes dans votre environnement. Vous avez alors la possibilité de sélectionner plusieurs sources de données différentes. Les graphiques et tableaux s’adapteront alors au nombre de segmentations sélectionnées.

Pour créer une nouvelle segmentation, il faut cliquer sur « Nouveau » en bas à gauche :

À partir de ce moment-là, vous devez choisir un nom, décrire l’objectif de cette segmentation, lui associer une couleur et décider si celle-ci sera disponible pour les autres utilisateurs qui ont accès aux rapports analytiques dans votre environnement. Si vous souhaitez rendre cette segmentation disponible pour les autres utilisateurs concernés, sélectionnez alors l’option « publique ». Par défaut, l’option qui est sélectionnée est « privée ».

Pour information : Vous avez la possibilité de rendre une segmentation publique uniquement si votre rôle utilisateur a l’option « Publier mise en page » activée. Les utilisateurs avec un rôle administrateur ont cette option activée.

La deuxième étape consiste à choisir les « filtres » qui permettront de sélectionner les différents éléments de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de processus, une liste de catégories de processus, des participants qui sont actuellement responsables des éléments de travail, ou une liste de demandeurs.

Vous retrouverez la configuration de votre sélection dans l’onglet « sélectionnés ».

Vous avez la possibilité d’archiver une segmentation existante en cliquant sur « archiver ».

Vous devez cliquer sur « confirmer » pour créer cette segmentation.

La segmentation créée sera automatiquement ajoutée au rapport.

Le nombre de graphiques et le tableau de données s’adaptent à la quantité de segmentations.

Il existe deux méthodes pour enlever une segmentation :

Cliquez sur de la segmentation et cliquez sur « masquer ».
Cliquez sur le « + » et décochez la segmentation concernée, puis cliquez sur « appliquer ».

Sélection de la période étudiée

Vous pouvez sélectionner une période pour votre rapport.

Vous devez cliquer sur l’icône de filtre pour déterminer celle-ci.

Plusieurs options sont disponibles. Vous pouvez choisir une période personnalisée ou choisir une déterminée par le système.

Vous pouvez choisir de déterminer cette période en fonction de la date de début ou de fin des éléments étudiés.

Pour information : le niveau étudié dépend de chaque rapport. Vous trouverez plus d’informations sur la documentation de chaque rapport analytique.

Sur certains rapport vous avez également la possibilité de comparer la période sélectionnée avec une autre en choisissant cette option :

Le graphique et le tableau de données s’adapteront pour mettre en avant cette comparaison de données pour les 2 périodes sélectionnées.

Sauvegarde de mise en page

Vous pouvez sauvegarder la mise en page d’un rapport. Celle-ci correspond aux segmentations étudiées. L’objectif est d’éviter de refaire à chaque fois cette configuration.

Vous pouvez cliquer sur cette icône pour voir la liste des mises en page existantes dans votre environnement.

Si la boîte de dialogue qui s’affiche est vide, cela signifie qu’aucune mise en page n’a encore été sauvegardée.

Sinon vous aurez la liste des différentes mises en pages existantes :

Pour créer une mise en page cliquez sur « Nouveau ».

À partir de ce moment-là, la page s’actualise avec les paramètres par défaut. Vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Vous devez ensuite cliquer sur l’icône en forme de nuage pour sauvegarder cette mise en page :

Vous devrez alors donner un nom à cette mise en page, et choisir si celle-ci est publique et donc disponible pour les autres utilisateurs qui ont accès aux rapports, ou privée et donc uniquement accessible par vous même.

Pour information : Vous avez la possibilité de rendre une mise en page publique uniquement si votre rôle utilisateur a l’option « Publier mise en page » activée. Les utilisateurs avec un rôle administrateur ont cette option activée.

Cliquez sur « Sauvegarder ». Vous pouvez continuer à apporter des modifications à cette mise en page et cliquer sur l’icône en forme de nuage pour sauvegarder celle-ci.

Vous pouvez également éditer les informations de cette mise en page en cliquant sur l’icône de crayon :

Vous pouvez alors changer son nom ou son statut de publication. Vous pouvez également l’archiver ou créer une nouvelle mise en page à partir de celle-ci. Cela vous permettra d’apporter des modifications sur cette nouvelle mise en page sans modifier celle d’origine.

Graphique adapté à la segmentation et à la période

En fonction des différents rapports, un graphique sera généré pour mettre en avant un indicateur spécifique. Celui-ci sera adapté en fonction de la ou des segmentations sélectionnées et de la période étudiée.

Comme indiqué précédemment, les graphiques s’adaptent au nombre de segmentations sélectionnées.

Tableau des données

Chaque graphique est accompagné d’un tableau de données qui met en avant celles-ci en fonction des segmentations et des périodes sélectionnées.

Comme pour les graphiques, l’objectif d’analyse des tableaux est différent pour chaque rapport.

De plus, les tableaux s’adaptent également au nombre de segmentations sélectionnées.

Tableau croisé dynamique

Certains rapports vous donnent la possibilité de manipuler les données pour créer des tableaux adaptés à vos besoins d’analyses. Ces tableaux croisés dynamiques sont accessibles en cliquant sur cette icône .