HEFLO brinda a los analistas de procesos la capacidad de publicar y compartir la documentación del proceso BPMN en un portal colaborativo.
Este portal luego dará la posibilidad a otros usuarios del entorno de acceder a la documentación del proceso publicado.
Además de esta característica, el portal permite que los usuarios interactúen para hacer preguntas o sugerir mejoras en los procesos.
Los analistas de procesos pueden entonces mejorar los procesos en cuestión. El objetivo es permitir que los usuarios tengan acceso a la documentación actualizada de los distintos procesos.
Publicar la documentación del proceso:
Antes de publicar un proceso BPMN en el portal, primero se debe modelar. Para obtener más información sobre el modelado BPMN 2.0, lo invitamos a descubrir nuestra Academia: HEFLO academy.
La formación en el modelado BPMN 2.0 le permitirá utilizar correctamente los elementos BPMN. Aquí hay un ejemplo de un curso disponible en la capacitación: Curso de Modelado de Procesos de Negocio con BPMN 2.0.
Varias otras funciones están disponibles en el editor de procesos HEFLO para mejorar el modelado y la documentación de su proceso:
- Puede documentar su proceso en diferentes niveles. Para saber más: Cómo descargar la documentación de un proceso de negocio.
- Puede agregar archivos adjuntos en diferentes niveles de su proceso. Para más información: Archivos adjuntos en un proceso BPMN.
- Es posible asociar un proceso a una categoría. Para obtener más información: Cómo asociar una categoría con un proceso.
- Tiene la opción de elegir un propietario del proceso. Para obtener más información: Process Owner Functions.
Después de modelar su proceso, puede publicar la documentación del proceso en el portal de procesos.
Para hacer esto, vaya al editor de procesos, haga clic en «Acciones» y luego en «Publicar documentación»:
Aparecerá un cuadro de diálogo que le ofrece dos opciones:
Opción 1: “Apenas publique o proceso”.
Al elegir esta opción, la documentación de este proceso se publicará en el portal sin que ningún usuario sea informado.
Si ha designado un propietario del proceso, este recibirá un correo electrónico y una notificación para advertirle que hay un proceso pendiente de validación por su parte para ser publicado.
Para obtener más información sobre la funcionalidad del propietario del proceso: Process Owner Functions.
Opción 2: «Publicar el Proceso y Notificar a los Usuarios».
Al elegir esta segunda opción, tiene la posibilidad de configurar y enviar un correo electrónico a una lista de usuarios de su entorno. Puede personalizar esta lista para notificar solo a las personas relevantes.
Después de que se publique la documentación del proceso, el analista de procesos verá aparecer este mensaje en el editor de procesos:
Si se ha elegido un propietario de proceso para el proceso en cuestión, el analista de procesos verá este mensaje:
Una vez publicada, la documentación del proceso ahora es visible para otros usuarios que tienen acceso al portal de procesos:
Para obtener más información sobre los roles de usuario en HEFLO: Roles en HEFLO.
El usuario puede entonces tener acceso a la documentación del proceso que acaba de ser publicada por el analista de procesos.
Dependiendo de la configuración del rol del usuario registrado, tiene acceso a una lista de procesos publicados:
Si se ha definido un panorama de procesos como la página de inicio, el usuario podrá navegar a través de la documentación del proceso desde este panorama de procesos:
Para obtener más información sobre los paisajes de procesos: Diagramas de cadena de valor.
Mejorar procesos:
Los usuarios que tienen acceso a los procesos publicados en el portal pueden comentar y hacer sugerencias de mejora. Estos comentarios serán visibles en la documentación del proceso correspondiente para todos los usuarios que tengan acceso al mismo:
También estarán visibles en el editor de procesos para los distintos analistas de procesos.
El analista de procesos puede entonces responder a este comentario e iniciar una conversación. También puede archivar comentarios si lo desea, para aprender más sobre: archivar comentarios.
No es posible modificar la versión del proceso que se encuentra actualmente publicado en el portal de documentación, ni en automatización.
Hay un mensaje en el editor de procesos que indica que estos cambios no son posibles:
El objetivo es garantizar el intercambio de información confiable con sus usuarios y evitar cambios en la documentación que ya está disponible para sus usuarios.
Hay dos formas de mejorar y realizar cambios en un proceso BPMN:
Sin guardar el historial: este método se usa a menudo para corregir un error de modelado o realizar una mejora menor.
Primero necesitas “cancelar la publicación”, encontrarás esta opción en “acciones”:
A partir de ese momento, puede editar el proceso y realizar los cambios que desee.
Cuando haya terminado, puede hacer clic en «publicar documentación» nuevamente para que la documentación de este proceso esté disponible en el portal como se vio anteriormente.
Mantener el historial: este método se utiliza para realizar mejoras importantes en su proceso.
Es entonces importante tener la historia de estos cambios para poder analizar la evolución del proceso.
Necesitas “crear nueva versión”, encontrarás esta opción en “acciones”:
A partir de ese momento, se creará una nueva versión del proceso y podrá realizar los cambios que desee:
El analista de procesos puede navegar a través de las versiones y realizar cambios en la nueva versión. La versión anterior le permite mantener el historial de modelado y documentación. Lea más sobre las versiones del proceso : Ciclo de mejora y control de versiones.
El analista de procesos también puede comparar las diferentes versiones de un mismo proceso para analizar las evoluciones:
Para obtener más información sobre esta función: Diferencia entre diagramas.
Una vez completadas las modificaciones, el analista de procesos puede publicar la documentación para esta nueva versión:
Solo se puede publicar una versión de un proceso. Esto se refiere tanto a la documentación de procesos como a la automatización de procesos.
Cuando el analista de procesos publique la documentación de la nueva versión, reemplazará la documentación de la versión anterior.
Si este proceso BPMN está vinculado a un paisaje de procesos, será necesario asegurarse de que la asociación entre el elemento del paisaje de procesos y este proceso BPMN se realice en la versión deseada. Para obtener más información sobre los paisajes de procesos: Diagramas de cadena de valor.