Mantener una documentación de proceso clara, precisa y actualizada es crucial para la eficiencia operativa y el cumplimiento. Sin embargo, los métodos tradicionales de actualización a menudo implican exportaciones, modificaciones externas y reimportaciones, lo que es tedioso, propenso a errores y consume mucho tiempo.
Edición de documentación integrada y simplificada
HEFLO ahora le permite modificar y optimizar el contenido de la documentación de sus procesos directamente desde el editor. Esta nueva funcionalidad simplifica radicalmente el proceso, garantizando una documentación consistentemente relevante y un ahorro de tiempo significativo.
¿Cómo usar la funcionalidad de edición de documentación?
Siga estos sencillos pasos para editar y enriquecer la documentación de sus procesos directamente en el editor HEFLO:
- Acceder a la Interfaz de Edición:
- En el editor de procesos, navegue hasta la pestaña «Acciones».
- Luego, haga clic en la opción «Editar contenido».
- Comprender la Interfaz de Edición:
- Se abrirá una nueva ventana, dividida en dos secciones:
- A la izquierda: La lista de los elementos de su proceso (tareas, eventos, etc.). Verá los diferentes nombres, ordenados por su posición actual en la documentación, el responsable, y una indicación de si el elemento en cuestión está documentado o no.
- A la derecha: Una vista previa en tiempo real de la documentación tal como se mostrará o descargará.
- Se abrirá una nueva ventana, dividida en dos secciones:
- Filtrar Elementos:
- Debes elegir un «piscina» para ver los elementos que contiene. Nota: En situaciones donde solo hay un «piscina», el filtro de elementos no se habilitará.
- Debes elegir un «piscina» para ver los elementos que contiene. Nota: En situaciones donde solo hay un «piscina», el filtro de elementos no se habilitará.
- Modificar el Contenido Textual de los Elementos:
- Seleccione un elemento de la lista de la izquierda.
- Se mostrará su nombre, responsable y la documentación textual asociada.
- Modifique el texto directamente en el campo designado.
- Haga clic en «Aplicar» para que sus cambios se reflejen instantáneamente en la vista previa de la derecha.
- Usar el Corrector Gramatical Integrado:
- Haga clic en el botón dedicado en la fila del elemento en cuestión para utilizar la Inteligencia Artificial para corregir la gramática u obtener una sugerencia de reformulación.
- La herramienta te presentará el nuevo texto corregido, así como el texto antiguo, y resaltará los cambios aplicados.
- Haga clic en «Aplicar» para validar y actualizar esta información. Para saber más sobre esta funcionalidad: Corrector gramatical y reformulación de texto.
- Traducir Nombres de Tareas y Documentación:
- Tiene la posibilidad de traducir el nombre de la tarea o la documentación a uno de los idiomas deseados. Para obtener más información sobre esta función: Traduzca automáticamente sus procesos y campos asociados.
- Tiene la posibilidad de traducir el nombre de la tarea o la documentación a uno de los idiomas deseados. Para obtener más información sobre esta función: Traduzca automáticamente sus procesos y campos asociados.
- Reordenar Elementos en la Documentación:
- Para cambiar el orden de visualización de los elementos, haga clic y mantenga presionado el icono a la izquierda del elemento correspondiente.
- Arrastre el elemento hacia arriba o hacia abajo para moverlo a la posición deseada.
- La reorganización se hará efectiva en la documentación descargada en formato PDF y en el portal colaborativo.
- Una pequeña flecha de retorno aparecerá en la columna «posición» después del movimiento, permitiéndole deshacer la reordenación si es necesario.
