En este artículo veremos cómo configurar un proceso para enviar una plantilla de documento desde DocuSign para firmar.

Usamos este proceso de ejemplo para demostrar esta configuración:

Cuando el usuario crea un elemento de trabajo en este proceso, el sistema envía información a DocuSign, que se denomina «sobre ». Luego, el elemento de trabajo espera recibir información de DocuSign. Dependiendo del estado del documento relevante, el elemento de trabajo seguirá uno de los tres flujos de salida de ramificación exclusivos diferentes. Cada una de las tres tareas que siguen a la ramificación tiene como objetivo mostrar el documento y su estado asociado en DocuSign.

Configurar una tarea de creación y envío de sobres

El primer paso es configurar la tarea que creará el sobre y enviarlo a DocuSign. El objetivo es configurar la plantilla del documento que se enviará, la lista de destinatarios y personalizar el mensaje que enviará DocuSign.

1. Seleccione la tarea relevante.
2. Asegúrese de que se trate de una tarea de tipo mensaje con comportamiento de inicio. A título informativo: la configuración de envío de sobres solo es posible para tareas de tipo mensaje, no es posible utilizar un evento de envío de mensajes.
3. Vaya a las propiedades y elija el conector: “Firma del documento ».
4. Elija la operación “Crear y enviar” ».
5. En la sección de cuenta, elija la cuenta de DocuSign asociada con su entorno HEFLO. Para obtener más información sobre cómo asociar una cuenta de DocuSign con su entorno HEFLO: Configurar la integración de DocuSign.

A partir de este momento aparecen dos nuevos botones:

• El botón “Desarrollo” » Le permite configurar la creación y envío del sobre para elementos de trabajo de prueba.El botón “Desarrollo” » está vinculado a la cuenta de desarrollador de DocuSign asociados a este entorno.
• El botón “Producción” » Permite configurar la creación y envío del sobre para elementos de trabajo de producción una vez publicada la automatización del proceso.El botón “Producción” » está vinculado a la cuenta DocuSign  asociados a este entorno.

Para obtener más información sobre la diferencia entre una cuenta de DocuSign y una cuenta de desarrollador de DocuSign: Configurar la integración de DocuSign.

Configuraremos ahora la creación y envío del sobre.

1. Haga clic en el botón «Desarrollo» ».
2. En la pestaña “Sobre” » usted debe :
   1. Dale un nombre al sobre.
   2. En la sección “Modelos” », seleccione la plantilla de documento que está presente en la cuenta DocuSign asociada con su cuenta HEFLO.
      
      Tenga en cuenta que las plantillas que aparecen están vinculadas a la cuenta en la que está realizando esta configuración. Si hizo clic en el botón: “Desarrollo », entonces los modelos que se muestran en esta lista son los de la cuenta de desarrollo. Si hizo clic en el botón “Producción” », entonces las plantillas que se muestran son las de la cuenta DocuSign.
      
      Puede seleccionar y agregar tantas plantillas como desee. Para agregar uno a la lista, selecciónelo y luego haga clic en el botón “+”.
      
      También puede optar por seleccionar un campo en HEFLO que contenga un documento cargado. Para saber más: Envíe un documento para firmar en DocuSign.
   3. En la sección «Archivo» » puede elegir a qué carpeta de su cuenta DocuSign se enviará el documento.Si no selecciona ninguna carpeta, su sobre se almacenará automáticamente en la carpeta de borradores.
      
      

       

3. En la pestaña “Destinatarios” » encontrará los destinatarios ya asociados con la plantilla de documento asociada con su cuenta DocuSign.
   1. Debe actualizar cierta información sobre los destinatarios haciendo clic en el ícono de lápiz asociado con su línea. Luego debe ingresar un nombre y una dirección de correo electrónico.Tenga en cuenta: La dirección de correo electrónico y el nombre solo deben ingresarse en HEFLO. También puedes configurar un código para acceder al documento y enviar un mensaje privado. Dependiendo de la plantilla de documento elegida, es posible que pueda agregar otra información. Por ejemplo, si un campo de tipo de fecha está asociado con el documento en DocuSign, entonces es posible agregar una fecha fija o asociar un campo HEFLO.
      
      

       

   2. Puede agregar uno o más destinatarios haciendo clic en el botón “+”. ». Luego deberá elegir un rol entre los disponibles en DocuSign, un nombre y una dirección de correo electrónico. También puede elegir un orden de recepción, esto es útil si, por ejemplo, desea que este destinatario reciba el documento para firmar antes o después de otros destinatarios. Al igual que con los destinatarios predefinidos, también puedes configurar un código para acceder al documento y enviar un mensaje privado. En nuestro ejemplo, dejaremos a los dos destinatarios en la plantilla de DocuSign.
      
      

       

4. En la pestaña «Mensaje» » debe configurar el nombre y el cuerpo del mensaje que se enviará a todos los destinatarios.

Luego haga clic en confirmar para validar esta configuración.

Configurar una tarea de recepción de sobres.

Ahora configuraremos la tarea de recepción de sobres.

1. Seleccione la tarea relevante.
2. Asegúrese de que esta sea una tarea de tipo mensaje con comportamiento de captura. Para información: la configuración de recepción de sobre es factible para tareas de tipo mensaje y para eventos de recepción de mensajes.
3. Vaya a las propiedades y elija el conector: “Firma del documento ».
4. Elija la operación «Esperar sobre» ».
5. En la sección «Campo de estado del sobre» », elija el campo HEFLO que recuperará información sobre el estado del sobre en DocuSign.Este campo debe ser de tipo “Texto”. Cuando el sobre enviado ha recibido una acción de todos los destinatarios (en el caso de que los documentos contenidos en el sobre hayan sido firmados), o de uno de los destinatarios (en el caso de que hayan sido rechazados), entonces este campo El seleccionado recibirá el estado final del sobre. Hay tres estados: completado, cancelado y rechazado.
6. En la sección “Archivo final” », elija el campo HEFLO que recuperará el documento final contenido en DocuSign.Este campo debe ser del tipo “Carga de Archivo”.
7. Luego haga clic en el icono de la cadena y seleccione la tarea de crear y enviar el sobre.,para que el sistema sepa a qué sobre está asociada esta tarea. Después de seleccionar la tarea de creación y envío, podrá encontrar esta información debajo del ícono de cadena. Te aconsejamos nombrar bien estas tareas para que puedas diferenciarlas en caso de que tengas varias tareas de creación y envío de sobres.

En nuestro ejemplo, queremos que el elemento de trabajo siga un flujo de salida basado en el estado del documento en DocuSign.

1. Selecciona la conexión exclusiva, ve a las propiedades y activa la opción “Es automática » en la parte de ejecución.
2. Cree una regla de negocio para cada flujo de salida utilizando el campo elegido en la sección «Campo de estado del sobre». » al configurar la tarea o evento de recepción de mensajes. Para información: sea cual sea el idioma que utilice en HEFLO, los estados de DocuSign están en inglés: “completado », « anulado » y « rechazado ».
3. En cada una de las tareas que siguen a la bifurcación, agregue los dos campos asociados al configurar la tarea o el evento de recepción de mensaje para las partes “Campo de estado del sobre » y “archivo final ». El objetivo es mostrar el estado y el documento final contenido en DocuSign.

Cree un elemento de trabajo de prueba.

La configuración ya está completa, crearemos un elemento de trabajo de prueba.

La tarea de crear y enviar el sobre es transparente para el usuario. En nuestra configuración, el elemento de trabajo va directamente a la tarea de mensaje en espera de DocuSign. Esto luego se bloquea para la tarea de tipo recepción de mensaje.Una vez creado y enviado el sobre, los destinatarios reciben un correo electrónico. El destinatario en cuestión deberá seguir las instrucciones explicadas por DocuSign para firmar o rechazar el documento en cuestión.La acción que realizará este último permitirá que la instancia avance automáticamente y elija el flujo de salida según el estado del sobre.

Para información : Una vez creado el sobre, podrás ver la información al respecto.

1. Pulsa en el botón de los tres puntos.
2. Haga clic en “Firmar documento ».
3. Luego tendrá información sobre el estado del sobre y las acciones pendientes o tomadas por el destinatario.

También puede acceder a esta información si está trabajando esperando información de DocuSign. Luego puede hacer clic en “Mostrar detalles ».

Firmaremos el documento.

Ambos destinatarios en nuestro ejemplo firmaron el documento. Luego, el elemento de trabajo sigue el flujo de salida «completado». » y podemos encontrar el estado del documento y el documento firmado en la tarea siguiente a la conexión.

Configurar la parte “Producción” » y publicar la automatización de procesos.

Una vez validada la prueba, deberás realizar esta misma configuración en el apartado “Producción”. » de la tarea de crear y enviar el sobre.Le recomendamos que cree la misma plantilla en sus dos cuentas, la cuenta de desarrollador de DocuSign y la cuenta de producción de DocuSign, para facilitar la configuración de la sección «Producción». » en HEFLO.

Una vez configurado, puede verificar su proceso utilizando la función de validación en la pestaña «Acciones». » y publicar la automatización de procesos.