El envío de documentos para firma electrónica ahora está disponible en HEFLO gracias a la integración con la herramienta de firma electrónica de terceros: DocuSign. Esta integración le permite crear, enviar y recibir su documentos en línea de forma segura al ejecutar procesos automatizados.

En este artículo, lo guiaremos en cada paso: desde la integración de la función en su entorno hasta el seguimiento de los documentos enviados para firmar.

Agregue la funcionalidad DocuSign a su entorno

Debe configurar la integración de DocuSign en su entorno. Esto habilitará la función y la pondrá a disposición para su uso en sus procesos.

Para obtener más información sobre la integración de DocuSign en su entorno: Configurar la integración de DocuSign.

Después de integrar su cuenta DocuSign en su entorno, tEl conector “Firma de documento” estará disponible para tareas de tipo mensaje con comportamiento de lanzamiento y captura y para eventos de tipo mensaje con comportamiento de captura.

Terminologías de DocuSign en HEFLO:

En esta parte, presentaremos los términos que se utilizarán al configurar procesos utilizando la integración de DocuSign.

1. Sobre: DocuSign utiliza un «sobre» como contenedor para todos los documentos que se enviarán para su firma. Estos documentos se recopilarán en un único sobre, este es el elemento que se compartirá con los destinatarios.
2. Los estados del sobre: DocuSign utiliza varios estados de sobre y los encontrará principalmente al ejecutar instancias: completado, anulado y rechazado.
   • Terminado: Este estado significa que los documentos del sobre han sido firmados por todos los destinatarios.
   • anulado: Este estado significa que el remitente del sobre canceló la firma antes de que se completara. El rLos destinatarios ya no pueden ver ni firmar el documento. Los documentos anulados tendrán una marca de agua “ANULADA”.
   • Rechazado: El sobre se “rechaza” cuando uno de los destinatarios se niega a firmar los documentos.
     

Encontrará otros estados en el cuadro de diálogo de elementos de trabajo:

• • Venció: Un documento sin firmar que ha excedido el tiempo de vencimiento establecido ha caducado. Este plazo se define enel procedimiento verbal firma. Los sobres vencidos se consideran nulos.
  • Borrador: el sobre se crea pero aún no se ha enviado a los destinatarios.
  • Enviado: El sobre se ha enviado a los destinatarios pero ninguno lo ha visto todavía.
  • Entregado: Todos los destinatarios han visto los documentos del sobre.
    

3. Los pasos para enviar el sobre a firmar

El proceso de firma electrónica incluye 3 pasos:

1. Crea el sobre: El objetivo es crear el sobre que contiene los documentos a firmar, definir los destinatarios y personalizar el mensaje que recibirán.
2. Enviar sobre: El objetivo es enviar el sobre creado previamente a los destinatarios deseados.
3. Recibe el sobre: El objetivo es bloquear la ejecución del elemento de trabajo mientras se espera que se complete, anule o rechace el sobre.

Usando DocuSign en HEFLO

En esta parte del artículo, aprenderá cómo se utilizará cada paso en HEFLO para ejecutar instancias de proceso.

Puede acceder a otros artículos que utilizan procesos de ejemplo para ilustrar el uso de DocuSign en HEFLO:

• Envíe una plantilla de documento DocuSign para firmar.
• Enviar un documento para firmar en DocuSign.
• Enviar un informe generado en HEFLO para iniciar sesión en DocuSign.
• Agregue un paso de verificación antes de enviar documentos para firmar en DocuSign.

1. Crea el sobre

Cuando la instancia del proceso llega al paso «Crear sobre», HEFLO crea un borrador de sobre que contiene los documentos a firmar, ya sea a partir de una plantilla existente en la cuenta DocuSign asociada con el entorno o desde un documento cargado. Este sobre se almacena en la carpeta «Borradores» de la cuenta de DocuSign utilizada con esta configuración.

Puede ver el sobre creado abriendo el informe de firma del documento desde los puntos suspensivos verticales en el cuadro de diálogo de elementos de trabajo.

También puede obtener una vista previa del sobre. Esto abrirá los documentos creados en secuencia en otra pestaña.

Una vez configurada la tarea con el conector “Firma de Documento”, la operación “Crear” y asociada a la cuenta DocuSign, se debe entonces configurar el sobre que se creará.

La configuración de este paso se debe realizar haciendo clic en el botón “Desarrollo” o “Producción”.

• El botón “Desarrollo” permite configurar la creación y envío del sobre para los elementos de trabajo de prueba. El botón «Desarrollo» está vinculado a la cuenta de desarrollador de DocuSign asociados a este entorno.
• El botón “Producción” permite configurar la creación y envío del sobre para las partidas de trabajo de producción una vez publicada la automatización del proceso. El botón «Producción» está vinculado a la cuenta de DocuSign asociados a este entorno.

Para obtener más información sobre la diferencia entre una cuenta de DocuSign y una cuenta de desarrollador de DocuSign: Configurar la integración de DocuSign.

Al pulsar en el botón de desarrollo o producción se accede a las pantallas de configuración del propio sobre. Luego deberás definir el contenido del sobre, los destinatarios que lo recibirán y el mensaje que acompañará el envío.

1. Yparámetros de la envolvente

Debes seleccionar los tipos de documentos enviados con este proceso.

1. 1. Puede utilizar plantillas de su cuenta DocuSign para enviarlas para su firma. Para obtener más información sobre el envío de plantillas de DocuSign: Enviar una plantilla de documento DocuSign para firmar.
      
      
      
      
      También es posible controlar qué plantillas se utilizarán en la instancia ejecutada del proceso en función de información predefinida y verificada mediante reglas de negocio haciendo clic en el icono de lápiz en la sección de plantillas.
      
      
      
   2. Puede utilizar documentos cargados para crear sus sobres. Para obtener más información sobre el envío de documentos para firmar en DocuSign: Envíe un documento para firmar en DocuSign.
      
      
      También puedes utilizar «anclas» agregándolas a tus documentos. Para obtener más información sobre los anclajes y cómo utilizarlos: Personalice un documento agregando acciones para realizar en DocuSign.
   3. También es posible la selección de modelos y documentos. Debes asegurarte de agregar una plantilla a tu configuración, así como el campo que contendrá el documento a cargar.
      
      Tenga en cuenta que al menos una de las dos opciones es obligatoria. Debes seleccionar al menos una plantilla o un campo de “Carga de archivos” para cargar el documento a firmar. No se puede crear un sobre vacío.
      

2. Configuración de destinatarios

Debes especificar quién recibirá el sobre. Hay dos tipos de destinatarios:

1. 1. Destinatarios de la plantilla de documento en su cuenta DocuSign.
      
      En esta pestaña encontrarás todos los destinatarios de las plantillas utilizadas.
      
      Estos destinatarios ya tienen indicado su rol y su tipo de firmante. Esta información proviene de la plantilla DocuSign.
      
      Los tipos de firmantes disponibles en HEFLO son : Firmante (Necesita firmar), Testigo, Copias Carbón (Recibe una copia), Entregas Certificadas (Necesita ver) y Agentes (Especificar destinatarios).Debes completar la información relativa al nombre y correo electrónico de este destinatario, ya sea utilizando texto predefinido
      
      o seleccionando un campo asociado con un formulario de una tarea en el proceso que contendrá esta información.
   2. Destinatarios personalizados.

Puede crear destinatarios haciendo clic en el botón “+”.

Hay campos adicionales para completar en el“Ventana de nuevo destinatario”.

Cuando confirmas su creación, se agrega automáticamente a la lista de destinatarios.

Su lista de destinatarios puede contener una combinación de destinatarios de la plantilla seleccionada y destinatarios personalizados.

3. La pestaña «Mensaje»

Debe personalizar el mensaje que se enviará al buzón de correo electrónico del destinatario. Para información: sólo el asunto es un campo obligatorio.

Una vez realizada la configuración de estas 3 pestañas, podrá hacer clic en confirmar para finalizar la configuración de la tarea de creación del sobre.

Cada vez que agrega una tarea con el conector «Firma de documento» y la operación «Crear» a su proceso y ejecuta una instancia, se crea otra pestaña de sobre en la ventana «Informe de firma».

2. Enviar sobre

Cuando el elemento de trabajo llega al paso «Enviar sobre», HEFLO transfiere el sobre creado desde la carpeta de borradores de la cuenta DocuSign a los destinatarios definidos en el paso anterior (el paso de creación). La instancia pasa automáticamente a la siguiente actividad del proceso..

La configuración de este paso consiste en definir qué sobre creado debe ser enviado por esta tarea. Solo puede seleccionar uno haciendo clic en el icono de la cadena y luego seleccionando la tarea correspondiente que está configurada con el conector “Firma de documento” y la operación “Crear”.

Para información :Los pasos «crear» y «enviar» solo se pueden realizar utilizando las tareas de enviar mensaje. Ambos pasos se pueden ejecutar juntos en una sola tarea con la operación «Crear y enviar». Esta operación combina la funcionalidad y la configuración de las operaciones «crear» y «enviar». Con esta operación no es necesario el enlace con la tarea de creación, ya que esta tarea creará instantáneamente el sobre y luego lo enviará a los destinatarios configurados en esta tarea.

Puede agregar un paso de verificación de sobre utilizando una tarea de creación de sobre y otra para enviar el sobre. Para saber más: Agregar múltiples formularios a una tarea de proceso.

3. Recibiendo el sobre

En el tercer paso, el elemento de trabajo esperará para recibir información sobre el sobre enviado. Luego, la instancia puede recuperar información importante, como el «estado del sobre» y el documento actualizado.

Este paso se puede lograr con un evento de tipo mensaje o una tarea con comportamiento de captura.

Tenga en cuenta que si ha creado varios sobres, necesitará más de una tarea de envío y más de un elemento de espera en su proceso para recibir el sobre. Se requiere una tarea de envío y un elemento de recepción de sobre para cada tarea de creación de sobre.

En este paso del proceso, aún puedes realizar un seguimiento del estado de tu sobre enviado. Haga clic en el botón «Ver detalles» para acceder al informe de firma.

Como se vio anteriormente, esta ventana le brinda información sobre la fecha de envío, la fecha de vencimiento, el estado del sobre y si, por ejemplo, está anulado, encontrará el motivo proporcionado. También hay una tabla que brinda información detallada sobre el estado del sobre para cada destinatario.

Cuando todos los destinatarios completen el sobre y la instancia esté en la tarea de espera, automáticamente avanzará y recibirá en un campo de uno de los formularios el estado del sobre y los documentos actualizados.

Para poder recuperar esta información, primero debe agregar los campos que la recibirán en un formulario asociado a una o más tareas posteriores a la recepción del sobre.

Debe configurar esta tarea o evento de recepción para poder obtener esta información y asociarla con campos de su entorno.

1. Seleccione la tarea o evento relevante.
2. Vaya a las propiedades y elija el conector: “Firma del documento”.
3. Elija la operación «Esperar sobre».
   
   
4. En la sección «Campo de estado del sobre», elija el campo HEFLO que recuperará información sobre el estado del sobre en DocuSign. Este campo debe ser de tipo “Texto”. Cuando el sobre enviado ha recibido acción de todos los destinatarios (en el caso de que los documentos contenidos en el sobre hayan sido firmados), o de uno de los destinatarios (en el caso de que hayan sido rechazados), entonces este campo seleccionado recibirá el estado final del sobre. Hay tres estados: completado, anulado y rechazado.
   
   Si hace clic en el icono “i”, se abrirá una ventana. A continuación encontrará la definición de los diferentes estados de los sobres como se ve en el punto 2 de la sección sobre terminologías de DocuSign en HEFLO.

También puede crear una regla comercial para cada flujo de salida utilizando el campo elegido en la sección «Campo de estado del sobre». Para información: sea cual sea el idioma que utilice en HEFLO, los estados de DocuSign están en inglés: «completado», «anulado» y «rechazado».

5. En la sección «Archivo combinado final», elija el campo HEFLO que recuperará el documento final contenido en DocuSign. Este campo debe ser del tipo “Carga de Archivos”.
   
   
   
6. Luego haga clic en el icono de la cadena y seleccione la tarea de enviar el sobre,
   para que el sistema sepa a qué sobre está asociada esta tarea. Después de seleccionar la tarea de envío, podrá encontrar esta información debajo del ícono de cadena. Te aconsejamos nombrar bien estas tareas para que puedas diferenciarlas en caso de que tengas varias tareas de envío de sobres.
   
   
   

Otros posibles usos de la firma electrónica en HEFLO

Puede adjuntar un informe a un campo en la instancia del proceso y también enviarlo para su firma. Para obtener más información sobre el envío de informes de firmas: Envíe un informe generado en HEFLO para iniciar sesión en DocuSign.

Puede realizar un seguimiento del estado de los sobres creados mediante widgets. Para saber más: Monitorizar sobres pendientes.

Puede consultar la grabación de nuestro webinar sobre integración de Docusign: Webinar: Docusign integration.