HEFLO ofrece la posibilidad de generar informes y mostrarlos en una página del espacio de trabajo a través de widgets, o enviarlos durante la ejecución de un proceso.

En este artículo, le mostraremos cómo acceder al «Editor de informes» y crear un informe que contenga información de elementos de trabajo para un proceso específico, así como agregar este informe como un archivo adjunto a una plantilla de correo electrónico.

Usaremos el siguiente proceso para demostrar estas capacidades.

Y usaremos estos campos para completar el registro del producto.

El objetivo es agregar un producto al registro de productos en este entorno, y una vez registrado enviar un correo electrónico con un documento adjunto que contiene la información del producto.

A continuación se detallan los diferentes pasos para crear el documento y enviarlo como archivo adjunto.

Habilite la replicación de bases de datos en su entorno

Para recuperar información sobre un elemento de trabajo de un proceso, necesitamos crear una consulta en el «Editor de procesos» utilizando información de la base de datos asociada con ese entorno.

Si ya ha habilitado esta función en este entorno, puede omitir este paso.

Para habilitar la replicación de bases de datos en su entorno, siga los pasos a continuación:

1. Vaya al «Editor de procesos».
2. Haga clic en el icono «Modo de visualización».
3. Seleccione la opción “Exportación de datos”.
4. Haga clic en «Habilitar esta función».
5. Espere a que se complete la replicación de la base de datos.

Una vez que se completa la replicación de la base de datos, puede acceder a la estructura de la base de datos, así como ver sus datos y exportarlos. Para saber mas: Tutorial: Exportación de datos.

Crear un informe

Para acceder al “Editor de informes” y crear un nuevo informe, debes seguir los siguientes pasos:

1. Vaya al «Editor de procesos».
2. Haga clic en el icono «Modo de visualización».
3. Seleccione la opción “Informes”.
4. Haga clic en el botón «+».
5. Asigne un nombre a su informe y haga clic en el botón «Abrir editor de informes».

Serás redirigido al «Editor de informes».

En el editor podemos utilizar los diferentes elementos ubicados a la izquierda para agregar y/o formatear datos fijos para el informe. Para ello, debes arrastrar y soltar estos elementos en el área de edición del informe, ubicada en la parte central.

Atención: El área de edición se subdivide en tres partes: el margen superior, la parte central del informe y el margen inferior. Podemos aumentar o disminuir el tamaño de estas diferentes partes., además de añadir nuevas secciones si fuera necesario.

En nuestro ejemplo, agregaremos solo un título y una tabla que contiene la información del elemento de trabajo a este informe.

Vincular la información del proceso al informe

Para recuperar datos de un proceso específico, debemos vincular el informe a una vista de proceso, esquema, de la base de datos de su entorno.

Para obtener más información sobre las diferentes vistas de bases de datos y cómo acceder a ellas: Tutorial: Exportación de datos.

Obtener el nombre de la vista del proceso

En primer lugar, debemos identificar la visualización del proceso en cuestión. Para eso,

1. Abra el proceso en el «Editor de procesos».
2. En la pestaña «Acciones», ubique la pestaña «Exportación de datos» y haga clic en el botón «Ver esquema».
3. Busque el proceso deseado.
   Nota: También puede acceder a esta pantalla a través de la función “Exportación de datos”, como se vio anteriormente. Para obtener más información sobre la exportación de datos: Tutorial: Exportación de datos.
4. Y el “Esquema”,Tenemos acceso a dos tipos de vistas. Para obtener información relacionada con elementos de trabajo, copie el nombre de la vista que termina en «wi». Para obtener información sobre subtokens de proceso, por ejemplo, subtokenscreado A través de una conexión paralela, copie el nombre de la vista que termina en «tk».Destacar que al hacer clic en el icono “+”, tenemos acceso a las diferentes propiedades de cada vista.Nota: También podemos crear consultas personalizadas para recuperar campos y/o propiedades específicas de procesos, además de poder utilizar este tipo de consulta para acceder a múltiples procesos simultáneamente.
5. Regrese al «Editor de procesos» y haga clic en «Vista de compilación» para actualizar la base de datos.

Ahora podemos regresar al “Editor de informes” y abrir el informe creado anteriormente.

Crear una consulta para obtener datos de vista de proceso

Una vez identificada la vista del proceso, podemos crear una consulta para vincular el informe a la información del elemento de trabajo, para ello debemos realizar la siguiente configuración:

1. Haga clic en el icono de la base de datos, ubicado a la derecha del editor.
2. Haga clic en el iconoy seleccione la opción “Réplica Base de datos» . Esto permite que el “Editor de informes” acceda a la información de replicación de la base de datos desde su entorno.
3. Seleccione la entrada “Réplica_database1” y luego haga clic en el icono  para generar una nueva consulta de base de datos.
4. Asigne un nombre a la consulta.
5. Ingrese la consulta en la sección «Cadena SQL» para acceder a la información de la vista del proceso. La consulta debe ser del tipo “SELECT”, como se muestra a continuación:SELECT * FROM «Nombre_vista_proceso»Tenga en cuenta que debemos reemplazar “Nombre_vista_proceso”con el nombre de la vista copiada anteriormente.Observación: Si el nombre de su proceso contiene caracteres especiales, debe encerrar el nombre de la vista del proceso entre «, por ejemplo, `nombre de la vista del proceso`.
6. Haga clic en «Finalizar». Observe que aparece un icono de flecha a la izquierda de «Replica_database1».
7. Haga clic en el ícono para expandir la información, luego seleccione el ícono de flecha a la izquierda de su consulta. Se mostrará una lista que contiene los atributos y columnas de la vista del proceso.

Para una mejor experiencia de usuario le sugerimos que utilice el modo oscuro.

Insertar propiedades de visualización en el informe.

Ahora podemos insertar información correspondiente a campos y/o propiedades del proceso en nuestro informe. Para eso:

1. Seleccione la propiedad deseada.
2. Arrástrelo a la posición donde desea mostrar la información en el informe. Tenga en cuenta que para mostrar toda la información relacionada con los elementos de trabajo del proceso, será necesario colocar esta propiedad en la parte central del informe. Las propiedades colocadas en el margen superior o inferior solo mostrarán información relacionada con un único elemento de trabajo.Nota: Podemos seleccionar varias propiedades al mismo tiempo manteniendo presionada la tecla “ctrl” y luego arrastrándolas al área de edición del informe.
3. Formatee el tamaño y la posición de esta información.
   

    

    

4. Si es necesario, cambie el formato de visualización asociado con la propiedad.
   1. Seleccione la propiedad deseada.
   2. Haga clic en el ícono de ajustes.
   3. Haga clic en el icono ubicado en el campo “Cadena de formato de texto”.
   4. Actualice el formato asociado con esta propiedad.
      
5. Deseleccionar el elemento del informe y haga clic en el ícono de ajustes.
6. En el campo «Propiedades» seleccione «Informe Xtra(Informe)».
7. Elija la consulta que creó en el campo «Miembro de datos».

Vincular propiedades a un elemento de trabajo

Después de configurar nuestro informe para mostrar información de propiedades y campos de proceso, debemos restringir su alcance a un elemento de trabajo, ya que buscamos mostrar solo información relacionada con el elemento de trabajo realizado. Para ello deberás seguir los siguientes pasos de configuración:

1. Haga clic en el icono de la base de datos.
2. Haga clic en “Parámetros” y seleccione el botón “+”.
3. Asigne un nombre a este parámetro y proporcione una breve descripción; en este ejemplo usamos «número p”para identificar el número de proceso.
4. Establezca el tipo de parámetro en «Número (entero de 16 bits)».
5. Haga clic en “Aceptar” para validar la creación de este parámetro.
6. Haga clic en el icono a la izquierda de «Réplica_database1” para ampliar la información.
7. Seleccione su consulta y luego haga clic en el icono .
8. Actualice la consulta en la sección «Cadena SQL» según la configuración a continuación:SELECT * DE “Process_View_Name” DONDE número =? “Nombre_parámetro»Tenga en cuenta que debemos reemplazar la entrada “Nombre_parámetro” con el nombre definido en el paso 3.
9. Haga clic en Siguiente».
10. En el «Asistente de fuente de datos», seleccione «Agregar» y luego haga clic en la flecha a la izquierda del nombre del parámetro.
11. En el campo “Nombre”, debemos introducir el nombre delparámetro definido en la consulta SQL, es decir, “pnumber”.El objetivo es mantener el mismo nombre que elparámetro usado.
12. En el campo «Tipo», elija «Expresión».
13. No Campo “Valor”, haga clic en este icono.
14. Y resultados de nova, chaga clic en la flecha a la izquierda de “Parámetros” y luego seleccione elparámetro En este caso, se utiliza «número p».
15. En la parte de edición de la expresión, escriba «?»Nombre_parámetro””. En nuestro caso ponemos: “?pnumber”.
16. Haga clic en «Aceptar» y luego en «Finalizar».
    

     

     

17. Seleccione «Predecir».Podemos validar el proceso insertando el número de un elemento de trabajo del proceso en el campo correspondiente al parámetro creado. Asegúrese de elegir un elemento de trabajo que coincida con el proceso definido en su consulta.El editor de informes mostrará el informe configurado para los datos del elemento de trabajo correspondiente.
    
18. Haga clic en el botón «Diseño» para volver a la pantalla de edición.
19. Guarde su informe y salga del “Editor de informes” y regrese al “Editor de procesos”.

Adjuntar un informe a una plantilla de correo electrónico

Ahora solo necesitamos adjuntar este informe a una plantilla de correo electrónico. Para tal:

1. Vaya al «Editor de procesos».
2. Haga clic en el icono «Modo de visualización».
3. Seleccione «Plantillas de mensajes».
4. Elija la plantilla de correo electrónico deseada o cree una nueva usando el ícono “+”.
5. Haga clic en el botón «Adjuntos» ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo.
6. En la sección «Plantillas», haga clic en el botón «+» para insertar un nuevo archivo adjunto.
7. Seleccione la opción “Informes”.
8. Establezca el nombre del archivo adjunto.
9. Seleccione el informe deseado.
10. Haga coincidir el parámetro creado en su informe con el número de elemento de trabajo. Para eso :
    • Haga clic en el icono de dos flechas.
    • Agregue “:” y seleccione la propiedad “Número”.
    • Haga clic en «Confirmar» para validar la adición del informe como archivo adjunto.
      Nota: Si desea actualizar un informe que ya ha sido adjunto pero cuyos parámetros no han sido configurados en el modelo de mensaje, debe hacer clic en “Obtener Parámetros”.
11. Finalmente, haga clic en «Confirmar» para validar la plantilla de correo electrónico. Para obtener más información sobre cómo configurar una plantilla de correo electrónico: Crear plantillas de correo electrónico y archivos adjuntos.

Al ejecutar un nuevo elemento de trabajo, los valores completados se enviarán automáticamente al informe y se mostrarán en el documento PDF enviado como archivo adjunto por correo electrónico.

Nota: Los elementos de trabajo de prueba no generan datos y, por lo tanto, envían informes vacíos.

Atención: Sólo podemos utilizar informes que hayan sido editados utilizando el “Editor de informes”. Los informes creados sin editar están disponibles en la lista de informes, pero no se pueden seleccionar.

También puedes consultar este artículo: Crear un informe con información de una grabación y envíalo por correo electrónico.