HEFLO ofrece la posibilidad de generar informes y mostrarlos en una página del espacio de trabajo a través de widgets, o enviarlos durante la ejecución de un proceso.

En este artículo, le mostraremos cómo acceder al «Editor de informes» y crear un informe que contenga información de unregistro específico, además de agregar este informe como archivo adjunto a una plantilla de correo electrónico.

Usaremos el siguiente proceso para demostrar estas capacidades.

El objetivo es enviar un correo electrónico automático cada mes con un documento adjunto que contiene información de registro del producto.

A continuación se detallan los diferentes pasos para crear el documento y enviarlo como archivo adjunto.

Habilite la replicación de bases de datos en su entorno

Para recuperar información sobre unregistro, necesitamos crear una consulta en el “Editor de procesos” utilizando información de la base de datos asociada con este entorno.

Si ya ha habilitado esta función en este entorno, puede omitir este paso.

Para habilitar la replicación de bases de datos en su entorno, siga los pasos a continuación:

1. Vaya al «Editor de procesos».
2. Haga clic en el icono «Modo de visualización».
3. Seleccione la opción “Exportación de datos”.
4. Haga clic en «Habilitar esta función».
5. Espere a que se complete la replicación de la base de datos.

Una vez que se completa la replicación de la base de datos, puede acceder a la estructura de la base de datos, así como ver sus datos y exportarlos. Para saber mas: Tutorial: Exportación de datos.

Crear un informe

Para acceder al “Editor de informes” y crear un nuevo informe, debes seguir los siguientes pasos:

1. Vaya al «Editor de procesos».
2. Haga clic en el icono «Modo de visualización».
3. Seleccione la opción “Informes”.
4. Haga clic en el botón «+».
5. Asigne un nombre a su informe y haga clic en el botón «Abrir editor de informes».

Serás redirigido al «Editor de informes».

En el editor podemos utilizar los diferentes elementos ubicados a la izquierda para agregar y/o formatear datos fijos para el informe. Para ello, debes arrastrar y soltar estos elementos en el área de edición del informe, ubicada en la parte central.

Atención: El área de edición se subdivide en tres partes: el margen superior, la parte central del informe y el margen inferior. Podemos aumentar o disminuir el tamaño de estas diferentes partes., además de añadir nuevas secciones si fuera necesario.

En nuestro ejemplo, agregaremos solo un título y una tabla que contiene la información del informe a este informe.registración del producto.

Información del enlace deregistro al informe

Para recuperar datos de unregistro específico, debemos vincular el informe a una visualización, esquema, en la base de datos de su entorno.

Para obtener más información sobre las diferentes vistas de bases de datos y cómo acceder a ellas: Tutorial: Exportación de datos.

Obtener el nombre de la vistaregistro

En primer lugar, necesitamos identificar la visualización delregistro buscado. Para eso,

1. Accede a la opción “Exportación de datos”, como se vio anteriormente. Para obtener más información sobre la exportación de datos: Tutorial: Exportación de datos.
2. y el vientre“Utilidades”, Haga clic en el botón «Ver esquema».
3. Busque el proceso deseado.
4. Copie el nombre de la vista de este registro.Nota: También podemos crear consultas personalizadas para acceder a variosregistros simultáneamente.
5. Devolvera la pestaña «Utilidades» y haga clic«Compilar todas las vistas» para actualizar la base de datos.

Ahora podemos regresar al “Editor de informes” y abrir el informe creado anteriormente.

Crear una consulta para obtener los datos de una visualización de registro

Una vez visualizada estaregistro, podemos crear una consulta para vincular el informe a la información delmismo, para ello debemos realizar la siguiente configuración:

1. Haga clic en el icono de la base de datos, ubicado a la derecha del editor.
2. Haga clic en el icono y seleccione la opción “Réplica Base de datos». Esto permite que el “Editor de informes” acceda a la información de replicación de la base de datos desde su entorno.
3. Seleccione la entrada “Réplica_database1” y luego haga clic en el icono para generar una nueva consulta de base de datos.
4. Asigne un nombre a la consulta.
5. Ingrese la consulta en la sección “Cadena SQL” para acceder a información sobre la visualización delregistro.La consulta debe ser del tipo “SELECT”, como se muestra a continuación:SELECT * FROM «Nombre_Ver_Registro»Tenga en cuenta que debemos reemplazar “Nombre_Ver_Registro”con el nombre de la vista copiada anteriormente.Observación: Si el nombre delregistro contiene caracteres especiales, debe incluir el nombre de la visualización entre «, por ejemplo, `Nombre_Ver_Registro`.
6. Haga clic en «Finalizar». Observe que aparece un icono de flecha a la izquierda de «Replica_database1».
7. Haga clic en el ícono para expandir la información, luego seleccione el ícono de flecha a la izquierda de su consulta. Una lista que contiene los atributos y columnas de la vista.registro será mostrado.

Para una mejor experiencia de usuario le sugerimos que utilice el modo oscuro.

Insertar propiedades de visualización en el informe 

Ahora podemos ingresar la información correspondiente propiedades deregistro en nuestro informe. Para eso:

1. Seleccione la propiedad deseada.
2. Arrástralo a laparte central de informe.Nota: Podemos seleccionar varias propiedades al mismo tiempo manteniendo presionada la tecla “ctrl” y luego arrastrándolas al área de edición del informe.
3. Formatee el tamaño y la posición de esta información.
   

    

4. Si es necesario, cambie el formato de visualización asociado con la propiedad.
   1. Seleccione la propiedad deseada.
   2. Haga clic en el ícono de ajustes.
   3. Haga clic en el icono ubicado en el campo “Cadena de formato de texto”.
   4. Actualice el formato asociado con esta propiedad.
      
5. Deseleccionar el elemento del informe y haga clic en el ícono de ajustes.
6. En el campo «Propiedades» seleccione «Informe Xtra(Informe)».
7. Elija la consulta que creó en el campo «Miembro de datos».

8. Seleccione «Predecir». El editor de informes mostrará entonces el informe configurado con los datos del registro correspondiente.
9. Haga clic en el botón «Diseño» para volver a la pantalla de edición.
10. Guarde su informe y salga del “Editor de informes” y regrese al “Editor de procesos”.

Adjuntar un informe a una plantilla de correo electrónico

Ahora solo necesitamos adjuntar este informe a una plantilla de correo electrónico. Para tal:

1. Vaya al «Editor de procesos».
2. Haga clic en el icono «Modo de visualización».
3. Seleccione «Plantillas de mensajes».
4. Elija la plantilla de correo electrónico deseada o cree una nueva usando el ícono “+”.
5. Haga clic en el botón «Adjuntos» ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo.
6. En la sección «Plantillas», haga clic en el botón «+» para insertar un nuevo archivo adjunto.
7. Seleccione la opción “Informes”.
8. Establezca el nombre del archivo adjunto.
9. Seleccione el informe deseado.
10. Finalmente, haga clic en «Confirmar» para validar la plantilla de correo electrónico. Para obtener más información sobre cómo configurar una plantilla de correo electrónico: Crear plantillas de correo electrónico y archivos adjuntos.

Al ejecutar un nuevo elemento de trabajo, túdatos de registro se enviará automáticamente al informe y se mostrará en el documento PDF enviado como archivo adjunto por correo electrónico.

Nota: Los elementos de trabajo de prueba no generan datos y, por lo tanto, envían informes vacíos.

Atención: Sólo podemos utilizar informes que hayan sido editados utilizando el “Editor de informes”. Los informes creados sin editar están disponibles en la lista de informes, pero no se pueden seleccionar. 

También puedes consultar este artículo: Crear un informe con información sobre un elemento de trabajo y enviarlo por correo electrónico.