Se ha añadido una nueva funcionalidad a la plataforma HEFLO, ofreciendo mayor control y seguridad en el envío de documentos dentro de los procesos de negocio. Ahora es posible definir tanto el número máximo de archivos como los tipos de archivos permitidos en campos de formulario del tipo Archivo.

Esta mejora aumenta la precisión en la recopilación de documentos, reduce errores de envío y garantiza que los usuarios entreguen únicamente lo que realmente es necesario para el flujo del proceso.

Con la nueva funcionalidad, los administradores y modeladores de procesos pasan a tener un control avanzado sobre las entregas, garantizando:

• Limitación precisa de la cantidad de archivos aceptados
• Restricciones claras sobre los formatos válidos
• Prevención de anexos indebidos
• Reducción de fallas en el envío y en los trámites internos

Configuración

La configuración es sencilla y puede realizarse directamente en el editor de procesos.

Pasos para configurar:

1. Acceda al editor de procesos y cree o abra un flujo existente.
2. Añada un formulario al proceso.
3. Dentro del formulario, agregue un campo del tipo Archivo ya existente, o haga clic en Nuevo Campo y seleccione Campo del Tipo Archivo.
4. En la esquina superior derecha del campo creado, haga clic en el ícono de lápiz (editar).

Al abrir la edición, estarán disponibles dos nuevas configuraciones:

1. Número Máximo de Archivos

Permite definir cuántos archivos pueden enviarse a través de ese campo.

Ejemplos de configuración:

• 1 (para documentos únicos)
• 2 (para anexos complementarios)
• 3 o más (dependiendo del proceso)

Si el usuario intenta enviar más archivos de los permitidos, recibirá un mensaje de advertencia y el envío adicional será bloqueado.

2. Tipos de Archivos Permitidos

Define qué formatos serán aceptados por el formulario.

Se pueden especificar extensiones como:

• pdf
• doc
• png
• jpg

Cuando el usuario intenta enviar un archivo fuera de la lista (por ejemplo, un .txt), el sistema lo bloquea y muestra el mensaje:
“Este tipo de archivo no está permitido.”

A continuación, una imagen muestra un ejemplo típico de configuración.

Durante la ejecución de una instancia del proceso:

• El sistema filtra según el tipo de archivo permitido. El usuario puede intentar seleccionar “Todos los archivos”, pero los archivos incompatibles son rechazados.
  
  

  

• Al alcanzar el número máximo definido, el sistema impide adjuntar archivos adicionales.

Es importante mencionar que:

• Esta restricción se aplica únicamente al campo de formulario configurado.
• La pestaña Archivos del proceso aún permite cargas adicionales, pero estas no pueden ser vinculadas al campo limitado, manteniendo la integridad de la regla definida.
  

Para saber más sobre cómo deshabilitar la pestaña de archivos de un ítem de trabajo: ¿Cómo ocultar acciones en la ejecución de un proceso con roles personalizados?

Esta nueva funcionalidad simplifica la automatización de procesos, garantizando que los usuarios envíen únicamente los archivos correctos, en el formato y cantidad esperados.