La mejora de los procesos es un paso importante para proporcionar información actualizada a todos los empleados.
Cuando se publica la documentación o automatización de un proceso, ya no es posible realizar cambios. Para saber más sobre la publicación de procesos: Cómo publicar un proceso de negocio en el Portal.
HEFLO brinda la posibilidad de crear una nueva versión del proceso en cuestión para realizar cambios manteniendo el historial.
El propósito del control de versiones es tener un historial del ciclo de mejora.
¿Por qué utilizar versiones de proceso?
Como se explicó anteriormente, una vez que se ha publicado un proceso, ya no se puede editar. Efectivamente HEFLO no permite que el analista de procesos realice modificaciones mayores (eliminación o adición de tareas, formularios y campos, modificación de etiquetas de elementos BPMN, etc.), esto tiene como objetivo brindar información confiable a los usuarios que ya utilizan este proceso.
El analista de procesos luego creará una nueva versión del proceso en cuestión para realizar cambios en él. Mientras realiza estos cambios, la versión inicial del proceso, la que se liberó, permanece disponible para los usuarios afectados.
Cuando el analista de procesos publique la documentación o la automatización para la nueva versión, reemplazará la versión del proceso que se publicó y que estaba disponible para los usuarios.
Los usuarios que consultan la documentación del portal tienen acceso a la información relativa a la versión del proceso publicado:
Si el proceso también está automatizado, también tienen acceso a esta información cuando crean o ejecutan elementos de trabajo en ese proceso:
El analista de procesos puede crear varias versiones de un mismo proceso.
¿Cómo crear otra versión del proceso?
Para crear una nueva versión del proceso, vaya al editor de procesos, haga clic en «acciones»:
Luego haga clic en «crear nueva versión».
Un mensaje indicará que la nueva versión se creó correctamente.
¿Cómo encuentro las versiones de un proceso?
Hay 2 métodos para acceder a las versiones del proceso.
Método 1:
En el editor de procesos haga clic en “propiedades” sin seleccionar ningún elemento para acceder a las propiedades del proceso:
En la sección «versión» haga clic en la flecha que va a la izquierda para ir a la versión anterior del proceso, y haga clic en la que va a la derecha para ir a la siguiente versión.
También tienes la posibilidad de hacer clic en esta flecha para tener todas las versiones disponibles de este proceso:
A continuación, puede hacer clic en el número de versión deseado para acceder a él.
Método 2:
En el editor de procesos, haga clic en el icono de la carpeta:
Obtendrá un cuadro de diálogo que contiene todos los procesos creados hasta el momento.
Para elegir una versión de uno de estos procesos, primero haga clic en el proceso en cuestión. Luego haga clic en el icono con forma de reloj en la parte inferior derecha para acceder a la lista de versiones:
Seleccione la versión que le interese y haga clic en «Aceptar».
¿Cómo comparar versiones de un proceso?
HEFLO permite al analista de procesos comparar dos versiones de un proceso.
El objetivo es encontrar rápidamente las evoluciones del proceso.
Para saber más sobre esta característica: Diferencia entre diagramas.